Egal ob Paris, New York oder Tokio: Das Auswärtige Amt verwendet die E-Akte Bund auf Basis der Fabasoft eGov-Suite weltweit an allen Standorten für die digitale Aktenverwaltung. Mit dem Abschluss des Roll-outs im Dezember 2022 nutzen circa 10.000 Beschäftigte in den Zentralen in Berlin und Bonn sowie sämtlichen Auslandsvertretungen weltweit die Fabasoft eGov-Suite zur virtuellen Zusammenarbeit.
Weltweite Schulungen qualifizieren Anwender:innen
Das Projektteam, bestehend aus behördeninternen und Fabasoft Mitarbeitenden, stellte während des Roll-outs ein Schulungsangebot für die Beschäftigten der Behörde rund um den Globus bereit. Der Schwerpunkt lag dabei auf den Grundfunktionen der elektronischen Aktenverwaltung. Nach der Phase der Einführung fokussiert sich das Projekt nun stärker auf die Aspekte der effizienten Zusammenarbeit. Dazu gehören unter anderem die Nutzung des informellen Arbeitsbereichs und die Verwendung von Workflows. Fachbezogene Teamcoachings unterstützen die Nutzer:innen, um ein gemeinsames Verständnis der Abläufe innerhalb von Referaten und Botschaften zu erreichen.
E-Akte modernisiert Prozesse
Die E-Akte Bund stellt bisherige analoge Bearbeitungsabläufe auf den Prüfstand. Entscheidend dabei ist es, Prozesse neu zu denken und an die digitale Transformation anzupassen. Mit dem Fokus auf eine digitale Arbeitsweise geht der Anspruch einher, alle relevanten Verfahren in die E-Akte Bund zu überführen. Parallel gilt es, den Wissenstransfer deutlich zu verbessern. Die Anbindung der Beschäftigten in der Zentrale und den Auslandsvertretungen ist ein großer Schritt in Richtung digitaler Transformation der Bundesbehörde.
Das Auswärtige Amt umfasst sämtliche deutsche Botschaften und Konsulate weltweit. Die Behörde vertritt die Interessen Deutschlands, pflegt Beziehungen zu anderen Staaten und fördert damit den internationalen Austausch. Außerdem bietet das Amt Hilfe und Unterstützung für deutsche Staatsbürger, die sich im Ausland aufhalten.
