Die E-Akte Bund umfasst den einheitlichen Basisdienst für Workflow-, Dokumenten- und Aktenverwaltung des Bundes auf Basis der Fabasoft eGov-Suite. Das Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) hatte sich für eine schrittweise Einführung in ihrer Behörde entschieden. Bereits Ende 2021 erfolgte die erste Pilotierungsphase, bei der den Nutzer:innen alle verfügbaren Funktionen des Systems zur Verfügung standen. Die erste von drei Roll-out-Phasen fand Anfang des Jahres 2022 statt. Die flächendeckende Einführung für alle 750 Beschäftigten schloss das BAS im November 2022 mit großem Erfolg ab.
Fabasoft-Schulungen qualifizieren Beschäftigte
Zur gelungenen Implementierung der E-Akte Bund trug unter anderem das breit gefächerte Schulungsangebot von Fabasoft bei. Neben Intensivtrainings für das BAS-Projektteam fanden Basiskurse für Endanwender:innen statt. Diese eigenen Ausbildungsformate mit spezialisierten Teams von Dozent:innen führten zu einer umfassenden Qualifizierung aller Beschäftigten. Zur verbesserten Informationsverbreitung und -festigung bei den Nutzer:innen bewährte sich der zusätzliche Einsatz von engagierten behördeninternen Multiplikator: innen. Zu den weiteren Erfolgsfaktoren des gesamten Projektes zählen eine Revision des Aktenplans und eine kurzfristig durchgeführte Inkludierung eines Scanverfahrens nach TR-RESISCAN.
750 Mitarbeitende arbeiten mit E-Akte
Die Behörde arbeitet nun mit einem klassischen System der E-Akte Bund auf Basis der Bundescloud. Die Integration der Workflowkomponente ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit der Beschäftigten und bildet sämtliche aktenrelevanten Entscheidungsprozesse ab. Die E-Akte Bund bildet damit den gebündelten Wissensspeicher des BAS und schafft den wesentlichen Ausgangspunkt für die Weiterentwicklung der digitalen Transformation in der Behörde.
Das BAS, ehemaliges Bundesversicherungsamt, ist verantwortlich für die Rechtsaufsicht über die bundesunmittelbaren Träger der gesetzlichen Kranken-, Renten- und Unfallversicherung. Darüber hinaus hat die Behörde vielfältige Aufgaben im System der Sozialversicherungen. Sie verwaltet den Gesundheitsfonds und führt den Risikostruktur- sowie den Finanzausgleich in der sozialen Pflegeversicherung durch. Mithilfe der E-Akte Bund verwalten mehr als 750 Beschäftigte, die sich auf acht Abteilungen, 54 Referate und zwei Stabsstellen verteilen, erfolgreich diese umfassenden Aufgabengebiete.
