Die Teilnehmer:innen des Fabasoft egovday 2024 waren sich einig: In fast 60 % der Fälle lassen sich Verwaltungsprozesse automatisieren. Das zeigt, wie groß das Potenzial für eine effizientere öffentliche Verwaltung ist.
Matthias Wodniok und Andreas Voglmayr betonten dazu bereits in ihrer Keynote, wie entscheidend künstliche Intelligenz (KI) und Cloud-Native für die Optimierung der Arbeitsabläufe und für Effizienzsteigerungen sind. Ihre Ausführungen bildeten zudem den Auftakt zu einem Tag voller Innovation:
- Mit Künstlicher Intelligenz Verwaltungsaufgaben automatisieren
- Erfolgreiche digitale Transformation der Fabasoft Kunden
- Der Weg zu Agilität und Skalierbarkeit mit Cloud-Native
Im Video erhalten Sie Eindrücke von der Veranstaltung im Herzen Berlins.
Innovation und künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung
Roman-Tibor Stache vom Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung in Rheinland-Pfalz verdeutlichte, wie es durch mandantenübergreifendes, vernetztes Arbeiten möglich ist, Silodenken aufzubrechen und Prozesse übergreifend zu optimieren. Er bezeichnete dabei die E-Akte als das Werkzeug für die Digitalisierung der Verwaltung, das als zeitgemäßes Arbeitsinstrument das Ministerium auch am Arbeitsmarkt attraktiv macht.
Chatten mit dem Akt
Stefan Arnold präsentierte, wie die jüngsten Produktneuheiten der Fabasoft eGov-Suite konkrete Antworten auf die aktuellen Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung liefern. Anhand verschiedener Live-Demos zeigte er unter anderem die aktuellen Verbesserungen bei XDOMEA, alles rund um die Weiterentwicklungen der Fabasoft-App und des Stempels mit Metadaten.
Als besonderes Highlight demonstrierte er den Mindbreeze InSpire AI Chat, der mit der neuen Funktion „Chatten mit dem Akt“ eine einfache Generierung von Zusammenfassungen unter Berücksichtigung des vorhandenen Datenschatzes ermöglicht.
Automatisierung von Routinetätigkeiten
Christian Distelberger und Jens Hagemann von Fabasoft zeigten, wie Done! on Fabasoft eGov intelligente Technologien nutzt, um manuelle und repetitive Aufgaben zu automatisieren und vorhandenes Wissen effizienter zu nutzen. Durch Klassifizierung und Zuordnung des Posteingangs, Vollständigkeitsprüfung und Versand agiert Done! während des gesamten Workflows als digitaler Assistent. Dabei ist jeder Prozessschritt lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar.
Sie möchten mehr zu intelligenter Automatisierung erfahren? Informieren Sie sich gerne auf der Done! on Fabasoft eGov Landingpage.
Regelerstellung mittels natürlicher Sprache
Im Zuge eines Technologie-Previews basierend auf der KI von Mindbreeze stellte Christian Distelberger den „assistierten Regeleditor“ vor. Dieser ermöglicht es Benutzer:innen, mittels natürlicher Sprache und ohne Programmierkenntnisse Automatisierungsregeln zu erstellen.
Effizientes Sitzungsmanagement
Boards on Fabasoft eGov, vorgestellt von Stefan Hänni, optimiert die Zusammenarbeit in Gremien und vereinfacht das Sitzungsmanagement. Durch eine Vernetzung aller Beteiligten und eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht Boards eine sichere Vorbereitung, eine effiziente Durchführung und eine transparente Dokumentation von Sitzungen. In mehreren Live-Demos demonstrierte Hänni, wie Boards den gesamten Antragslebenszyklus abbildet und so für mehr Effizienz und Transparenz in Entscheidungsprozessen sorgt.
Erfolgreiche Kundenprojekte und neue Entwicklungen
Erfolgsfaktoren Kommunikation bei der Einführung des DMS in Hessen
Andreas Horx und Dr. Christine Korn vom Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation berichteten vom Prozess zur erfolgreichen Implementierung des neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) in Hessen. Dabei benannten Sie vier essenzielle Erfolgsfaktoren des Projektes:
- Verwaltungsdigitalisierung: Es braucht den Mut zur Veränderung und dafür, Neues zu wagen.
- Anforderungsmanagement: Besonders wichtig ist das Herstellen eines gemeinsamen Verständnisses zur konkreten Ausgestaltung der Anforderungen. Der Fokus liegt dabei auf dem Austausch und einer engen Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Projektmanagement, IT und dem Produktlieferanten.
- Erwartungsmanagement: Um einer negativen Erwartungshaltung der Mitarbeitenden entgegenzuwirken, ist es essenziell, die Vorbehalte gegenüber Neuem ernst zu nehmen und nach Lösungswegen zu suchen sowie die Vorteile der Umstellung hervorzuheben.
- Standardisierung: Ziel muss es sein, durch die organisatorische Festlegung von Standards zur elektronischen Aktenführung Prozesse zu vereinheitlichen, um ein benutzerfreundliches DMS-System für alle Mitarbeitenden zu ermöglichen.
Die beiden Vortragenden bekräftigten, dass neben der Technologie insbesondere das Kommunikations- und Akzeptanzmanagement für den Erfolg des Projekts ausschlaggebend ist. Zusammenfassend hielten Andreas Horx und Dr. Christine Korn fest, dass die Einführung eines DMS kein reines IT-Projekt, sondern allen voran ein organisatorisches Veränderungsprojekt ist.
Low-Code/No-Code in Antragsverfahren
Katja Rösler und Christine Letschert vom Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) gaben gemeinsam mit Lukas Becker von Fabasoft in einer Break-out-Session Einblick in die Nutzung von digitalen Services in der Bundesbehörde. Das BALM plant in Zusammenarbeit mit Fabasoft zurzeit die Einführung von Low-Code/No-Code in Antragsverfahren und parallel dazu die Implementierung von Done!, um den Beschäftigten durch intelligente Automatisierung jene Tätigkeiten abzunehmen, bei denen dies möglich ist.
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
In einer Break-out-Session präsentierte Reiner Gauchel vom Eisenbahn-Bundesamt zusammen mit Stephan Wiesner von Fabasoft einen Ein- und Ausblick zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Dieses und die damit verbundenen Anbindungen der Identity Provider DeutschlandID und Mein Unternehmenskonto (MUK) ermöglichen dem Eisenbahn-Bundesamt, Services wie die elektronische Übermittlung von Antragsdaten, Planunterlagen und Dokumenten als medienbruchfreie Verwaltungsverfahren anzubieten.
Nächste Schritte in der Maßnahme E-Akte Bund
Markus Schulmeyer und Rebecca Lorenz vom ITZBund präsentierten den aktuellen Sachstand, die Herausforderungen und nächsten Schritte in der Maßnahme E-Akte Bund der IT-Dienstekonsolidierung. Als zentraler Betreiber der E-Akte Bund steht das ITZBund u. a. für digitale Souveränität und digitale Veränderung, einen sicheren Betrieb in hoheitlichen Rechenzentren und eine medienbruchfreie Unterstützung und Optimierung der Prozesse. Großes Potenzial sehen die beiden Vortragenden darin, viele Routinearbeiten, die heute noch qualifizierte Beschäftigte erledigen, komplett durch KI zu ersetzen, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.
Cloud-Native: Die Zukunft der IT-Infrastruktur
Cloud-Native-Technologien bieten neue Dimensionen für den Applikationsbetrieb. Die Fabasoft Vortragenden Christoph Jerschitz und Kübra Senay präsentierten, warum eine traditionelle monolithische Softwarearchitektur in modernen Rechenzentren zunehmend an ihre Grenzen stößt. Die Umstellung von Rechenzentren auf eine Cloud-Native-Architektur bietet zahlreiche Vorteile, vor allem hinsichtlich der Anforderungen an Agilität, Skalierbarkeit und Widerstandsfähigkeit.
Mehr zur Cloud-Native-Technologie erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Neue Maßstäbe für die Verwaltung der Zukunft
Der Fabasoft egovday 2024 verdeutlichte eindrucksvoll, wie digitale Technologien, insbesondere KI- und Cloud-Native, die öffentliche Verwaltung transformieren.
Herzlichen Dank an alle Vortragenden sowie Teilnehmenden für die gelungene Veranstaltung.
