Vertragsmanagement - Glossar

Bei einem Datenraum handelt es sich um einen virtuellen, abgeschlossenen Ort, der zum Austausch von Informationen dient. Nur Personen mit entsprechender Berechtigung haben Zugriff auf die dort geteilten Dokumente. Daher finden Datenräume häufig bei sensiblen Geschäftstransaktionen oder auch bei rechtlichen Prozessen Anwendung.

Eine moderne Vertragsmanagement-Software bietet die Möglichkeit, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud zu erstellen und dort sämtliche Unterlagen für den Austausch abzulegen. Alle berechtigten Personen im Unternehmen, ebenso wie externe Partner, greifen darauf zu und arbeiten gemeinsam oder sogar gleichzeitig daran.

Im Sprachgebrauch meint der Begriff „digitale Signatur“ häufig die elektronische Unterfertigung von Verträgen. Erfüllen elektronisch übermittelte und unterzeichnete Dokumente bestimmte gesetzliche Anforderungen, erlangen sie den gleichen Rechtsstatus wie jene in Papierform. Die Voraussetzungen dafür finden sich in der eIDAS-Verordnung – Verordnung (EU) Nr. 910/2014 –, die europaweit einheitliche Vorschriften für digitale Transaktionen festlegt.

Dazu definiert sie drei Stufen der elektronischen Unterschrift:

• die einfache elektronische Signatur (EES)
• die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• die qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Je mehr Kriterien die elektronische Signatur erfüllt, desto höher sind Rechtswirksamkeit und Beweiskraft des unterfertigten Dokuments.

Ein digitales Archiv bezeichnet einen Ort zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten jeglicher Art. Dazu zählen Akten, Urkunden, Rechnungen, Bilder, Korrespondenzen uvm. Dabei sind zudem geschäftliche und gesetzliche Vorgaben hinsichtlich Aufbewahrungsfristen zu erfüllen. Die revisionssichere und GoB-konforme Archivierung weist die Bescheinigung nach IDW PS 880 nach. Die elektronische Speicherung von Daten trägt nicht nur zum Erhalt langfristig wichtiger Informationen bei, sondern verhindert auch langwierige Suchvorgänge in standortgebundenen Ablagesystemen oder Papierakten in Büroschränken.

Die einfache elektronische Signatur stellt, wie der Name schon sagt, die erste Stufe der digitalen Unterschrift dar. Hier bestehen keinerlei Anforderungen an die zu unterschreibende Person, um ihre Identität nachzuweisen. Bereits eine E-Mail-Signatur oder auch eine eingescannte Unterschrift fallen unter die einfache elektronische Signatur. Da es keine Methode zum Identitätsnachweis gibt, ist die EES sehr unsicher und unterliegt der freien Beweiswürdigung des Gerichts.

Eingescannt gilt die handschriftliche Unterschrift gemäß eIDAS-Verordnung der EU zwar als „einfache elektronische Signatur“ – verschlüsselt entspricht sie jedoch der „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“. Dadurch ist diese bestens für das digitale Unterfertigen von Verträgen geeignet. Die Anforderungen hierbei sind hoch: So muss die Unterschrift eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Die verschlüsselte Übertragung sorgt für die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners und bewahrt das Dokument vor unberechtigten Zugriffen oder Änderungen.

Fristen und Termine sind zentrale Vertragsbestandteile und definieren den rechtlichen Handlungsspielraum auf der Zeitachse. Entscheidend dabei ist, rechtzeitig informiert zu sein und über Abteilungsgrenzen hinweg, gut koordiniert zu agieren. Zuverlässiges Fristenmanagement liefert einen Überblick über alle bevorstehenden Ereignisse, eliminiert Risiken und schafft Wettbewerbsvorteile. Dank Microsoft Outlook-Verknüpfung besteht eine Verbindung zwischen jedem Termin und den dazugehörigen digitalen Vereinbarungen – ohne Medienbruch. Das erspart die manuelle, redundante Wartung von Listen und Kalendern sowie umständliches Suchen von Vertragsdetails.

Legal Matter Management umfasst die Dokumentation und Verwaltung aller Rechtsangelegenheiten, die sich innerhalb des Unternehmens sowie aus der Zusammenarbeit mit externen Partnern ergeben. Diese Rechtsangelegenheiten, auch „Matters” genannt, reichen von Nachforschungen, Forderungen und Compliance über Streitigkeiten oder Gerichtsprozesse bis hin zu juristischen Beratungen.

Digitales Matter Management ermöglicht es, sämtliche Informationen und Dokumente, die zu den jeweiligen Fällen entstehen, effizient zu sammeln, zu verwalten und strukturiert aufzubewahren. Beispiele für entsprechende Unterlagen sind Recherchen, Protokolle, Korrespondenzen, Beschlüsse, Gutachten, Rechnungen und nicht zuletzt Verträge.

Ein Medienbruch entsteht, wenn bei der Übertragung von Informationen ein Systemwechsel stattfindet. Redundante Arbeitsschritte und unterschiedliche Versionen sind die Folge. Im Vertragsmanagement bedeutet das, dass sich bereits digitalisierte Daten aus Vereinbarungen an einem bestimmten Punkt nicht mehr in dem verwendeten Programm weiterverarbeiten lassen. Ein typisches Beispiel dafür ist die fehlende Verknüpfung zwischen Vertragslisten in herkömmlichen Tabellenkalkulationen und den dazugehörigen Vertragsdokumenten. Die Verwendung eines Systems mit einem Single Point of Truth verhindert dies.

Metadaten helfen dabei, unstrukturierte Informationen zu identifizieren und zu sortieren. Im Kontext des Vertragsmanagements sind dies beispielsweise Vertragsart, -partner, -summe oder Start- und Enddatum. Eine intelligente Vertragsmanagement-Software liest bei der Digitalisierung von Vereinbarungen die enthaltenen Daten automatisch aus. Zusätzlich ermöglicht ein smartes Tool die einfache und intuitive Erweiterung der Metadaten.

Optical Character Recognition (OCR) ist eine Software zur optischen Zeichenerkennung. Die zugrunde liegende Technologie erkennt in eingescannten Dokumenten, Screenshots oder Bildern enthaltene Buchstaben und setzt diese zu Wörtern und schließlich zu ganzen digitalen Texten zusammen. Dies begünstigt sowohl die weitere Verarbeitung als auch die Wiederauffindbarkeit im Vertragsarchiv mithilfe einer semantischen Volltextsuche.

Die sicherste Form der digitalen Unterschrift ist die qualifizierte elektronische Signatur. Zusätzlich zu den Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur muss die QES folgende Anforderungen erfüllen:

• Die Unterschreibenden sind eindeutig zuordenbar.
• Die Identifikation der Personen ist zweifelsfrei.
• Die Signatur erfolgt durch eine qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit.
• Nachträgliche Veränderungen der Signaturdaten sind nachvollziehbar.
• Die Unterschrift stützt sich auf ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen.

Dank dieser zusätzlichen Sicherheitsstandards besitzt die qualifizierte elektronische Signatur EU-weit die gleiche Rechtsgültigkeit wie die handschriftliche Signatur.

Revisionssicherheit bezieht sich auf die Art und Weise, wie Daten in elektronischen Archivsystemen aufbewahrt sind. Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gelten Daten dann als revisionssicher, wenn

• das Originaldokument unverändert bestehen bleibt. Bei Anpassungen muss eine neue Version entstehen.
• die Dokumente sicher vor Verlust sind, sowohl im Archiv als auch beim Transfer.
• sie unveränderbar bleiben, sprich geschützt vor Fälschungen und Manipulationen.
• die Daten lückenlos und jederzeit zur Verfügung stehen. Dazu gehört schnellstes Speichern von Änderungen und deren vollständige Nachvollziehbarkeit.
• sie mit handelsüblichen Programmen (z. B. Adobe oder Microsoft Office) lesbar und auswertbar sind.

„Single Point of Truth“ (SPOT), auch als „Single Source of Truth“ (SSOT) bekannt, bedeutet übersetzt „den einzigen Punkt der Wahrheit“. Der Begriff steht für die Datenspeicherung gebündelt an einem Ort, häufig durch Verwendung der Cloud. Ein Single Point of Truth schafft die Voraussetzung für eine medienbruchfreie Zusammenarbeit aller beteiligten Personen und verhindert die Existenz unterschiedlicher Versionen.

Die Versionierung findet im Dokumentenmanagement Anwendung, um Änderungen in Unterlagen oder Ordnern festzuhalten. Das System zeichnet jede Überarbeitung auf, die die bearbeitenden Personen vornehmen, und speichert jene Version neu ab. Zeitstempel und Benutzererkennung machen eine nachvollziehbare Zusammenarbeit aller Beteiligten sowie die Wiederherstellung jeder beliebigen Version entlang der Zeitachse möglich.

Jeder Vertrag durchlebt von der Erstellung bis zur Archivierung unterschiedliche Phasen, die gemeinsam den Vertragslebenszyklus bilden. Dazu zählen die Vertragserstellung, -verhandlung, -genehmigung und -erfüllung sowie das Controlling inklusive Fristenmanagement und die Archivierung bzw. Vernichtung der Dokumente.

Bei der effizienten Steuerung des Vertragslebenszyklus hilft ein durchdachtes Contract Lifecycle Management (CLM) mithilfe einer smarten Vertragsmanagement-Software.

Das Vertragsmanagement umfasst die Verwaltung und Steuerung sämtlicher Vereinbarungen einer Organisation. Ziel ist es, den Überblick jederzeit zu behalten und die Arbeitsprozesse rund um deren Verwaltung effizient zu gestalten. Hauptaufgaben des Vertragsmanagements sind unter anderem:

• Erstellung von Verträgen und (Wieder-)Vorlagen
• Verwaltung und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente
• Abwicklung der Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozesse
• Fristenmanagement
• Auswertung und Reporting

Eine Vertragsmanagement-Software, auch Vertragsverwaltungssoftware oder Contract Management Software genannt, ist ein Tool zur digitalen Verwaltung und Steuerung von Verträgen. Die Basis dafür bildet eine Datenbank, in der sämtliche Dokumente strukturiert abgelegt sind. Moderne Solutions enthalten zahlreiche intelligente Funktionen, um Arbeitsprozesse rund um das Vertragsmanagement zu optimieren. Dazu zählen unter anderem:

• Digitales Vertragsarchiv
• Semantische Volltextsuche
• Digitale Signatur
• Standardisierte Workflows
• Geprüfte Vorlagen- und Klauselbibliotheken
• Integrierter Kalender 
• Einfache Drag-and-drop-Funktion zur Vertragsdigitalisierung
• Individualisierbare Listen und Auswertungen
• Integriertes Legal Matter Management
• Standardisiertes Anfragemanagement