Regelmäßige Audits, datenschutzrechtliche Vorgaben, spontane Anfragen oder ein erfolgreiches Fristenmanagement stehen in einer vertragsintensiven Branche wie der Pharmaindustrie an der Tagesordnung. Die betroffenen Vereinbarungen rasch zu finden, ist eine Grundvoraussetzung für die effiziente Bewältigung der damit verbundenen Herausforderungen. Daher beauftragte die Geschäftsführung der URSAPHARM Arzneimittel GmbH im Rahmen der Digitalisierungsstrategie einen langjährigen Mitarbeiter mit der Einführung einer digitalen Vertragsverwaltung. Dabei erwies sich die fundierte Unternehmenskenntnis von Uwe Pfeiffer, der seit fast 36 Jahren im Unternehmen tätig ist, bei der Implementierung als überaus hilfreicher und begünstigender Faktor.
Im Gespräch mit Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH, gibt Uwe Pfeiffer, Vertragsmanager bei URSAPHARM, Einblick in das Vertragsmanagement des deutschen Pharmaherstellers und berichtet über seine Erfahrungen mit der Software.
Herr Pfeiffer, Sie waren lange Zeit im Unternehmen im Bereich Export tätig. Nun treiben Sie intern die Digitalisierung des Vertragsmanagements voran. Wie kam es dazu?
Im Export konnte ich über die Jahre viele Märkte für unsere Produkte öffnen, was meine jüngeren Kolleg:innen nun sehr erfolgreich fortsetzen. Ich wollte für URSAPHARM noch einmal etwas Neues beginnen, das es mir ermöglicht, mein Wissen über die zahlreichen Zusammenhänge in unserem Konzern und unsere Vertragspartner einzubringen.
Was war der Grund für die Digitalisierung des Vertragsmanagements?
Für die Geschäftsführung war das Management der Verträge und Fristen bzw. Termine wie auch das Monitoring der unternehmerischen Potenziale und Risiken wichtig. Besonders im Hinblick auf regelmäßige Audits sind das schnelle Finden von Vereinbarungen sowie hundertprozentige Transparenz und Nachvollziehbarkeit (Stichwort „Evidenz“) unumgänglich. Einfache Microsoft SharePoint-Anwendungen oder physische Ablagen stoßen hier an ihre Grenzen.
Warum fiel Ihre Entscheidung auf Fabasoft Contracts, und mit welchen Features konnte die smarte Vertragsmanagement-Software besonders punkten?
Vollumfänglich angewendet wird es Fabasoft Contracts allen Beteiligten ermöglichen, auf dem Weg von der Idee bis zur Unterschrift und der anschließenden Verwaltung eines Vertrags, einfach, schnell und papierlos zusammenzuarbeiten. Auch Sicherheit galt für uns als entscheidendes Kriterium, allem voran der geschützte Zugriff durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Strukturierte Workflows entlang des Vertragslebenszyklus, ein integriertes Fristenmanagement, die Versionierung sowie das durchdachte Rechte- und Rollenkonzept haben uns besonders überzeugt. Die moderne Benutzeroberfläche in verschiedenen Sprachen war ein weiterer Pluspunkt.
Wo liegt Ihr aktueller Fokus bei der Nutzung von Fabasoft Contracts?
Momentan verwenden wir Fabasoft Contracts vorrangig für die Digitalisierung und Archivierung der bestehenden Verträge in der Cloud. Dank der Single Source of Truth greifen die Mitarbeiter:innen aus den Fachabteilungen selbst auf sämtliche, für sie berechtigte, Vereinbarungen zu, was eine enorme Arbeitserleichterung für alle Beteiligten schafft. In Summe verwalten wir aktuell rund 9.000 Dokumente (Verträge, Amendments, sonstige zugehörige Unterlagen) in der Software, darunter NDAs, Zulassungs-, Vertriebs-, Vigilanz- und Qualitätssicherungsvereinbarungen.
Welche Verbesserungen konnten Sie bis jetzt durch die Verwendung der smarten Vertragsmanagement-Software erzielen?
Die semantische Volltextsuche beschleunigt unsere Unterlagenrecherche bedeutend. Das Finden eines Vertrags hängt also nicht mehr vom alleinigen Wissen einer einzelnen Person ab. Die Benutzer:innen haben im Rahmen ihrer Berechtigungen Zugriff auf das gesamte Archiv – und das vollkommen zeit- sowie ortsunabhängig.
Welche weiteren Schritte planen Sie im Sinne der Digitalisierungsstrategie mit Fabasoft Contracts?
Als Nächstes steht die Digitalisierung der Prüf-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse rund um die automatisierte Vertragserstellung im Fokus. Dazu gehören das Vorlagen- und Klauselmanagement sowie die elektronische Signatur. Hier beginnen wir mit den NDAs: Diese Vertragsart kommt am häufigsten vor, bindet wenige Bereiche in den Erstellungsprozess ein und erfordert somit einen einfachen, durchgängigen Workflow. Geringer Aufwand bringt hier großen Nutzen.
Abschließend: Welche aktuellen Herausforderungen sehen Sie generell für Rechtsabteilungen, und wieso empfehlen Sie smartes Vertragsmanagement?
Branchenübergreifend stellen wir in Unternehmen mehr denn je eine fortschreitende Ressourcenknappheit fest. Hinzu kommen regelmäßige Gesetzesänderungen, die zu einer steigenden Anzahl und Vielschichtigkeit von Vereinbarungen führen. Ein Beispiel hierfür stellt die DSGVO dar, die ja ein wahres „Fest für Jurist:innen“ ist. Diese Rahmenbedingungen machen es zunehmend schwieriger, mit manuellem Einsatz den Überblick über den Vertragsbestand zu behalten. Konsequent angewendet führt Fabasoft Contracts zu mehr Ordnung sowie besserer und schnellerer Verfügbarkeit und Anpassung bzw. Pflege von Rollen, Berechtigungen und Verträgen. Die Software erfüllt unsere Erwartungen im Hinblick auf eine zeitgemäße Vertragserstellung und -verwaltung, die sämtlichen regulatorischen und unternehmerischen Anforderungen entspricht.
„Vollumfänglich angewendet wird es Fabasoft Contracts allen Beteiligten ermöglichen, auf dem Weg von der Idee bis zur Unterschrift und der anschließenden Verwaltung eines Vertrags, einfach, schnell und papierlos zusammenzuarbeiten.“ - Uwe Pfeiffer
Über URSAPHARM
Die URSAPHARM Arzneimittel GmbH ist ein international operierendes, mittelständisches Pharmaunternehmen, das sich aufgrund seines breiten und hochwertigen Produktspektrums auf dem Gebiet der Behandlung des „Trockenen Auges“ in Deutschland als Marktführer etabliert hat und zu den führenden Anbietern in Europa zählt. Seit der Gründung im Jahr 1974 ist URSAPHARM ein Garant für den konsequenten Transfer innovativer pharmazeutischer Konzepte in erfolgreiche Arzneimittel und Medizinprodukte. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Saarbrücken sowie zehn ausländischen Tochterfirmen zählt rund 800 Mitarbeiter:innen und verfügt über Kooperationsvereinbarungen mit Vertriebspartnern in über 80 Ländern.
