Brancheneinblick
HolidayCheck hat als Betreiber des größten Hotelbewertungs- und Buchungsportals im deutschsprachigen Raum für alle Gesellschaften der Unternehmensgruppe rund 2.000 aktive Vertragsakten zu verwalten. Eine einzelne Vertragsakte kann dabei bis zu 50 Aufwands- und Erlösverträge sowie unzählige Anhänge umfassen. Die komplexen bzw. sehr umfangreichen Verträge müssen sowohl einer juristischen Prüfung als auch datenschutz- und steuerrechtlichen Prüfungen unterzogen werden. Dabei den Überblick zu behalten und keine Fristen zu übersehen, stellt eine immense Herausforderung dar.
Ausgangssituation und Aufgabenstellung
In der Vergangenheit gab es keine zentrale Vertragsdatenbank, auf die außerhalb der Fachabteilung „Contract Management“ zugegriffen werden konnte. Um Kollegen im Konzern in die Vertragsabwicklung miteinzubeziehen, mussten Vertragsdokumente unstrukturiert per E-Mail ausgetauscht werden.
Konzernweite Anfragen zur Vertragserstellung oder -änderung überfluteten die zuständige Vertragsmanagement-Abteilung. Der operative Verwaltungsaufwand war enorm. Zudem gab es weder ein Back-up, noch standardisierte Freigabeprozesse oder ein effizientes Fristenmanagement inkl. individualisierter Eskalationsstufen bei Nichteinhaltung. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde nach einer benutzerfreundlichen, flexibel anpassbaren Lösung zur revisionssicheren und zentralen Verwaltung von Verträgen gesucht. Dabei sollten sämtliche Verträge aller zum Unternehmen gehörenden Gesellschaften erfasst werden. Besonderes Augenmerk wurde dabei auf ein zuverlässiges Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion sowie ein umfassendes Reporting mit integriertem Freigabeprozess gelegt.
Strukturierte Vertragsverwaltung
Konzernweit arbeiten seit Dezember 2019 rund 100 Mitarbeiter mit der cloudbasierten Software Contracts. Das Vertragsmanagement wurde nach Gesellschaften strukturiert und umfasst ein entsprechendes Rollen- und Berechtigungskonzept. Somit ist klar geregelt, wer welche Verträge einsehen bzw. bearbeiten darf. Die Geschäftsleitung kann auf sämtliche Verträge, nach Hierarchien und Vertragsverantwortlichen strukturiert, zugreifen. Ein schneller Überblick über sämtliche Vertragsakten und die dazugehörigen Verträge im Konzern ist somit jederzeit gewährleistet.
„Unser Ziel war es, nicht nur eine effizientere Arbeitsweise durch eine geeignete Vertragsdatenbank zu organisieren, sondern auch andere Abteilungen durch damit einhergehende, klarere Regelungen zu unterstützen. Mit Contracts können nun berechtigte Mitarbeiter konzern- weit selbstständig Verträge einsehen und werden zudem automatisch an die Einhaltung von Pflichten und Fristen erinnert. Das Ziel, die Vertragsmanagement-Abteilung zu entlasten und gleichzeitig eine bessere Effizienz in Vertragsangelegenheiten für die Unternehmensgruppe zu erreichen, wurde verwirklicht“, erklärt Eliska Holl, Group Specialist Contract Management and Purchase Process- es bei HolidayCheck.
Vorteile von Contracts
Die intuitive Benutzeroberfläche mit individuell gestaltbaren Dashboards sowie klar definierte Prozesse sorgen für effiziente Arbeitsabläufe und Übersicht. Mit Contracts werden alle Verträge, nach Vertragspartnern, Vertragstypen und Gesellschaften strukturiert, abgelegt. Der „Arbeitsvorrat“, eine digitale To-do-Liste, enthält alle anstehenden Aufgaben. Automatisierte Erinnerungen unterstützen beim Verwalten von vertragsspezifischen Kündigungsfristen.
Revisionssichere Prozesse für Bilanzierungsprüfungen, Datenschutzprüfungen und bilanzielle Auswertungen nach IFRS 16 sorgen dafür, dass alle am Prozess beteiligten Benutzer die Verträge sicher einsehen und je nach Berechtigungsstufe bearbeiten können. Dabei wird jede Änderung am Vertrag, beispielsweise eine Vertragsverlängerung, klar und nachvollziehbar dokumentiert. Ein umfassendes (Audit-)Reporting kann auf Knopfdruck erstellt werden. Dabei lassen sich individuelle Parameter wie die Vertragssumme für die Auswertung einstellen. „Das Vertragsmanagement von Fabasoft hat unsere Anforderungen zur Gänze erfüllt“, bekräftigt Holl. „Wir schätzen die hohe Professionalität und schnelle Reaktionsgeschwindigkeit des Fabasoft-Teams. Das zeigt uns, dass wir die absolut richtige Entscheidung getroffen haben“, führt Holl weiter aus. „Durch Contracts haben wir sowohl im Contract Management als auch in den Fachabteilungen eine enorme Zeitersparnis erzielt“, freut sich Eliska Holl. „Es kann für jeden Mitarbeiter ein Stellvertreter festgelegt werden, der ebenfalls die Vertragsakte einsehen und gegebenenfalls bearbeiten darf.“ Weiters ergänzt sie: „Automatische Erinnerungen und Eskalationsschritte sorgen dafür, dass Mitarbeiter aus den Fachabteilungen selbst aktiv werden können. Somit haben wir ein lebendiges Vertragsmanagement im Konzern etabliert.“
Über HolidayCheck
Die HolidayCheck AG betreibt das größte unabhängige Hotelbewertungs- und Buchungsportal im deutschsprachigen Raum. Auf HolidayCheck finden Menschen ein Hotel nach ihren Wünschen, können mit anderen in Kontakt treten und ihren Urlaub direkt buchen. www.holidaycheck.de