Es gibt spannende Neuigkeiten: Mit dem Fabasoft Cloud 2020 June Release können Sie PDF-Dokumente wie Verträge, Vereinbarungen, Protokolle oder Geschäftsbriefe digital signieren. Dadurch lassen sich abteilungs- als auch unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse durchgängig digitalisieren und beschleunigen. Das verkürzt Durchlaufzeiten um ein Vielfaches und spart immens an Kosten. Zudem wurde das Freigabekonzept für Customizing-Objekte wesentlich vereinfacht und vereinheitlicht. Administratoren können nun selbst die Einstellungen für die Anmeldung über Active Directory bzw. SAML 2.0 konfigurieren.
Neuerungen und Verbesserungen für Endbenutzer
Dokumente mit wenigen Klicks digital signieren
Durch den Einsatz von Digitalen Signaturen in der Fabasoft Business Process Cloud lassen sich Dokumente medienbruchfrei unterzeichnen und Unternehmensprozesse, wie Vertragsabschlüsse, effizienter gestalten. Aufwändige, manuelle Tätigkeiten wie das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen von Dokumenten gehören nun der Vergangenheit an.
Die Bezeichnung „Digitale Signatur“ bezieht sich auf eine Reihe von kryptographischen Verfahren auf Basis eines öffentlichen/privaten Schlüsselpaars, mit denen die Integrität eines Dokuments sichergestellt werden kann. Dies bedeutet, dass signierte Dokumente nicht unbemerkt verändert werden können.
Organisationszertifikate als Basis für die Digitale Signatur
In der Fabasoft Business Process Cloud hinterlegen Sie für die Erstellung einer Digitalen Signatur ein oder mehrere digitale Zertifikate bei Ihrer Cloud Organisation. Sie können die Benutzer bestimmen, die diese Zertifikate zum Signieren verwenden dürfen. Beim Anbringen der Digitalen Signatur wählen Sie dann das gewünschte Zertifikat aus. Damit wird nicht nur die Integrität des Dokuments gewährleistet, sondern Sie stellen damit auch eine Verknüpfung der Signatur mit diesem Zertifikat her (z.B. Zeichnung im Namen einer bestimmten Firma).
Wenn in Ihrer Cloud Organisation keine eigenen Organisationszertifikate hinterlegt sind bzw. kein Zertifikat für Sie zur Verwendung freigegeben wurde, besteht die Möglichkeit, ein von der Fabasoft Business Process Cloud bereitgestelltes Zertifikat zum Signieren zu verwenden. Somit können Sie bestätigen, dass das Dokument seit dem Signieren nicht verändert wurde.
Die Identität des Unterzeichners wird anhand eines digitalen Zertifikates authentifiziert und bestätigt, dass nach dem Unterzeichnen keine Änderungen am Dokument vorgenommen wurden.
Dokumente in der Fabasoft Business Process Cloud digital signieren
Um eine Digitale Signatur auf einem PDF-Dokument anzubringen, klicken Sie im Kontextmenü des PDF-Dokuments auf „Signieren“. Danach wählen Sie das entsprechende Zertifikat für die Digitale Signatur aus, fügen bei Bedarf eine Anmerkung hinzu und klicken auf „Signieren“.
Zusätzlich zur Digitalen Signatur können Sie im nächsten Schritt eine visuelle Unterschrift am PDF-Dokument anbringen. Visuelle Unterschriften kann jeder Benutzer selbst unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Meine Unterschriften“ hochladen und verwalten. In diesem Bereich werden auch die Organisationszertifikate angezeigt, die für Sie zur Verwendung freigegeben wurden.
Das Dokument ist nun mit einer Digitalen Signatur versehen. Damit ist nachvollziehbar, dass das Dokument nicht verändert wurde. Des Weiteren ist die Signatur mit dem gewählten Zertifikat verknüpft. In einem PDF-Viewer (beispielsweise Adobe Acrobat) ist die visuelle Unterschrift ersichtlich und somit für alle Beteiligten erkennbar, dass dieses Dokument digital signiert wurde.
Digitale Signaturen sind auch mit Workflows kombinierbar. Dadurch können Sie Ihre Kollegen, Kunden oder Lieferanten in Unterschriftsprozesse einbinden. Auch hier lässt sich eine entsprechende Frist für die Unterzeichnung definieren. Automatisierte Benachrichtigungen erinnern den Unterzeichner an das Signieren des Dokuments. Sobald das erledigt wurde, erhält der Prozessinitiator eine automatische Notifikation.
Digitale Signatur mit Textfeldern ergänzen
Mit dem Fabasoft Cloud 2020 August Release können Sie neben Ihrer visuellen Unterschrift auch vordefinierte sowie frei definierbare Textfelder einfügen.
Typischerweise werden im Zusammenhang mit Unterschriften folgende Textfelder benötigt, die wie die visuelle Signatur zum Unterschriftsblock der Digitalen Signatur gehören:
- Ort
- Ort und Datum
- Datum (in Kurz- und Langform)
- Name
- Unternehmensposition
Über ein leeres Textfeld können beliebige Texte in den Unterschriftenblock hinzugefügt werden.
Vorteile der Digitalen Signatur in der Cloud
Neben der Garantie, dass ein Dokument nicht manipuliert wurde, bietet digitales Unterzeichnen in der Fabasoft Business Process Cloud noch weitere Vorteile: Geografische und zeitliche Flexibilität, volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Signiervorgang, sicherer Austausch von sensiblen Dokumenten und revisionssichere Archivierung aller unterzeichneten Dokumente.
Die Digitale Signatur steht allen Nutzern der Fabasoft Cloud Enterprise Edition kostenlos zur Verfügung. Wenn Sie als User der Fabasoft Cloud Professional Edition Dokumente digital signieren möchten, können Sie sich gerne an cloud@fabasoft.com wenden.
Fabasoft Cloud 2020 November Release bringt wesentliche Verbesserungen
Erweiterte Möglichkeiten zur Erstellung visueller Unterschriften sowie erhöhte Sicherheit
Das Fabasoft Cloud 2020 November Release bietet erweiterte Möglichkeiten zur Erstellung visueller Unterschriften. So ist es zukünftig möglich, handschriftliche und textuelle Unterschriften sowie Bildunterschriften zu generieren. Beim Anbringen einer Unterschrift wird zusätzlich zur visuellen Unterschrift eine Kennung (Hashwert der sogenannten „Fabasoft Cloud ID“) eingefügt, die den Fabasoft Business Process Cloud Benutzer eindeutig identifiziert. Dadurch können Benutzer auch bei einer Änderung ihrer visuellen Unterschrift oder etwa bei einer Namensänderung im Falle einer Heirat eindeutig bestimmt werden.
Signieren und abschließen von Dokumenten
Um Word-Dokumente mit einer digitalen Unterschrift zu versehen, wählen Sie den Menüpunkt „Signieren und abschließen“ aus. Dadurch wird das Dokument in ein PDF umgewandelt und anschließend zur Signatur geöffnet. Dokumente können entweder über den Kontextmenübefehl „Signieren und abschließen“ oder über die Workflow-Aktivität „Signieren und abschließen“ digital unterschrieben werden.
Nicht registrierte Benutzer in Vertragsprozesse integrieren
Mit dem Fabasoft Cloud 2020 November Release wird es erstmals möglich sein, nicht registrierte Benutzer in Workflow-Aktivitäten einzubinden. Auf diese Weise können Personen, die noch keinen Cloud-Account haben, als aktive Prozessteilnehmer ausgewählt werden. Dadurch lassen sich Aufgaben, wie etwa das digitale Signieren von Dokumenten, direkt an Lieferanten, Kunden oder auch Kollegen, die noch kein Mitglied der Organisation sind, weiterleiten.
Die betreffenden Benutzer erhalten eine E-Mail mit einem Registrierungs-Link. Nach erfolgter Anmeldung (es wird hierfür eine gültige Lizenz für die Fabasoft Business Process Cloud benötigt) kann die Aktivität umgehend erledigt werden. Da nicht mehr gewartet werden muss, bis sich ein Nutzer registriert hat, wird der Prozess massiv beschleunigt.
Neuerungen und Verbesserungen für Administratoren, Prozess- und Formulardesigner
Vereinfachtes und einheitliches Freigabekonzept für Customizing-Objekte
Mit dem June Release wird das Freigabekonzept für Customizing-Objekte, mit denen Sie die Fabasoft Business Process Cloud an Ihre unternehmensspezifischen Bedürfnisse und Anforderungen anpassen können, wesentlich vereinheitlicht. Das neue, vereinfachte Konzept umfasst folgende Objekte:
- Vorlagen
- Textbausteine
- Formulare
- Kategorien
- Prozesse
- Ansichtseinstellungen
- Suchformulare
Die Verwaltung dieser Objekte erfolgt auf verschiedenen Ebenen: für die gesamte Organisation, in Apps (wie zum Beispiel Fabasoft Contracts), auf Teamroom-Ebene oder auch für jeden Nutzer individuell. Je nachdem auf welcher Ebene diese Customizing-Objekte erstellt werden, wird auch der Geltungsbereich definiert. Damit Customizing-Objekte verwendet werden können, müssen diese, abhängig vom Kontext, zur Verwendung freigegeben werden.
Bisher war beispielsweise im Vertragsmanagement nach Erstellung einer Vertragsvorlage, diese sofort für alle Benutzer verfügbar. Mit dem neuen Update müssen neu erstellte Customizing-Objekte, wie eben Vorlagen, vorher freigegeben werden. Das ist insofern relevant, da Vertragsvorlagen, bevor sie verwendet werden dürfen, von der Rechtsabteilung noch geprüft werden müssen. Kommt es zu Änderungen an der Vorlage, kann diese geändert und erneut für andere Benutzer freigegeben werden.
Damit bestehende Vorlagen und Voreinstellungen weiterhin wie erwartet funktionieren, werden diese automatisch migriert. Nähere Informationen dazu finden Sie im White Paper „Freigabe und Migration von Customizing-Objekten".
Neuerungen und Verbesserungen für Administratoren
Konfiguration von Digitalen Signaturen
Um das digitale Signieren von Dokumenten mit eigenen Zertifikaten zu ermöglichen, müssen die entsprechenden Zertifikate in der Organisation hinterlegt werden („Erweiterte Einstellungen“ > Aktion „Digitale Signaturen konfigurieren“). Zusätzlich können Sie festlegen, welche Organisationsmitglieder autorisiert sind und mit den Zertifikaten digital signieren dürfen. Dies können einzelne Benutzer, aber auch Organisationseinheiten oder Teams sein. Mit dem neuen Release können nun auch mehrere Zertifikate in Ihrer Cloud Organisation definiert werden.
Konfiguration der Anmeldung über Active Directory oder SAML 2.0
Die Konfiguration, um die Anmeldung über Active Directory bzw. SAML 2.0 zu ermöglichen, können Sie nun selbst durchführen. Dazu müssen Sie einerseits Ihren Anmeldeserver konfigurieren und andererseits Einstellungen in Ihrer Cloud-Organisation vornehmen. Darüber hinaus können nun mehrere Anmeldeserver hinterlegt werden. Dies ermöglicht eine noch schnellere Zusammenarbeit mit externen Benutzern durch den Einsatz von Single Sign-on. Eine umfassende Beschreibung zur Konfiguration der Anmeldung über Active Directory oder SAML finden Sie in der Administrationshilfe.
Eine detaillierte Beschreibung sowie weitere Neuerungen in der Fabasoft Cloud 2020 June Release finden Sie hier.
