Jedes Unternehmen stellt seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterschiedliche Vorlagen zur unkomplizierten Einhaltung des Corporate Designs zur Verfügung. Meist sind diese Vorlagen jedoch schwer zu finden oder gar nicht mehr auf dem aktuellsten Stand.
Die neue Fabasoft Cloud „Vorlagenmanagement App“ ermöglicht es Ihnen, direkt in der Fabasoft Cloud für Ihr Unternehmen Vorlagen- und Textbausteinsammlungen zu erstellen, diese zu verwalten und Benutzern sowohl intern als auch extern zur Verfügung zu stellen. Die App steht ab der Enterprise Edition zur Verfügung und wird auf Wusch vom Fabasoft Cloud Support freigeschaltet.
Dashboard
Das Vorlagenmanagement-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick auf die Vorlagen, auf die Sie zugreifen dürfen und auf jene, die Sie selbst erstellt haben und gliedert sich in folgende Bereiche:
- Vorlagensammlungen
- Textbausteinsammlungen
- Persönliche Vorlagen
Vorlagenkategorien
In den Vorlagenkategorien definieren Sie als App-Admin, welche Art von Vorlagensammlungen es gibt. Je nach Unternehmen und nach Bedarf können dies zum Beispiel folgende Bereiche sein:
- Geschäftsbriefe
- Standardverträge
- Ausgangsrechnungen
- Bestellungen
- Sales Präsentationen
- Projekthandbücher
- etc.
Vorlagensammlungen
Vorlagensammlungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen. Hier legen Sie auch die Zugriffsrechte fest. Vorlagensammlungen ähneln in Ihrer Funktionsweise einem Fabasoft Cloud Teamroom und können nur von App-Administratoren erzeugt werden.
In der Vorlagenmanagement-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Vorlagensammlungen, Textbausteinsammlungen, weitere Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.
Vorlagen definieren
Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Passen Sie dazu die Metadaten bzw. Inhalte der Objekte entsprechend an.
Vorlagen verwenden
Wenn Sie nun eine Vorlage verwenden möchten, wählen Sie z. B. Kontextmenübefehl „Neu“ in einem Teamroom einfach im Erzeugen-Dialog die gewünschte Vorlage aus. Sie sehen hier nur Vorlagen, die für Sie vom Administrator freigegeben worden sind, oder die Sie selbst erstellt haben. Erstellen Sie nun wie gewohnt dasDokument und speichern Sie es in Ihrem Teamroom
Persönliche Vorlagen
Auch wenn Sie keine Administratorrechte in der App besitzen, könne Sie für sich Vorlagen erstellen, die Ihnen die täglichen Routineaufgaben erleichtern.
Ihr Nutzen:
- Erstellung von Vorlagen direkt in der Fabasoft Cloud
- Einfache Rechtevergabe und Nachvollziehbarkeit
- Leichtere Einhaltung der Corporate Design Vorgaben
- Überblick über die vorhandenen, freigegebenen Vorlagen
- Schnelles Finden von Vorlagen, da gesammelt in einer App
