Der digitale Wandel hat längst auch das Vertragsmanagement erfasst. Dabei sind die Unterschiede zwischen Softwareprodukten für Vertragsverwaltung enorm und reichen von elektronischer Ablage bis hin zu vollumfänglichen, cloudbasierten Anwendungen. Aber nur wenige Lösungen für Vertragsmanagement nutzen künstliche Intelligenz (KI). Warum? Ist die Technologie noch zu jung? Bietet sie zu wenige Vorteile? Keineswegs. Mit dem richtigen Fokus trainiert, beschleunigt die KI nicht nur die Digitalisierung, sondern bietet zudem enormen Mehrwert für Unternehmen und Anwender.
Die Skepsis gegenüber der Verwendung von künstlicher Intelligenz nimmt ab. Das liegt an erfolgreichen Beispielen aus der Praxis und dem zunehmenden Wissen über die Technologie.
So funktioniert die KI-Technologie
Schritt 1 – Optical Character Recognition (OCR)
Verträge liegen häufig in Form eingescannter Dokumente vor. Die maschinelle Lesbarkeit per se ist nicht gegeben. Es handelt sich um Bilder mit einer Ansammlung von schwarzen, weißen und farbigen Pixeln. Eine OCR-Software erkennt die Buchstaben in den Bildern und setzt diese zu Wörtern und Sätzen zusammen. Das eröffnet der künstlichen Intelligenz den Zugang zu den eigentlichen Inhalten.
Schritt 2 – Inhalte verstehen und extrahieren
Die Nutzung künstlicher Intelligenz zielt darauf ab, vertragliche Inhalte zu erkennen und für die Weiterverwendung in der digitalisierten Umgebung einzusetzen. Das bedingt umfangreiches Training. Die KI erlernt, die gewünschten Metadaten der Verträge zu identifizieren. Zwei Aspekte bringen einen großen Vorteil: Einerseits ist die Sprache in Kontrakten tendenziell homogen. Andererseits gibt es zwar beliebige Metadaten, für eine effektive Vertragsverwaltung reicht jedoch der Fokus auf eine überschaubare Anzahl von Informationen, beispielsweise: Vertragspartner, -summen, Termine und Fristen. Das schafft die Voraussetzung für ein zielgerichtetes Training – und somit auch die Entwicklung von vorgefertigten Modellen für Standardsoftware.
Schritt 3 – Verträge klassifizieren
Eine genauso große Bedeutung für die digitale Weiterverwendung hat die Vertragsart oder -klasse. Diese Zuordnung übernimmt ebenso die künstliche Intelligenz. Anhand von Trainingsbeispielen erzeugte Modelle ermöglichen die Identifikation der Klasse eines gesamten Dokuments oder von ausgewählten Dokumentenabschnitten.
Den Nutzen daraus ziehen
Dank des Einsatzes der KI liegen Inhalte der Dokumente nun digital verwendbar vor. Welcher Nutzen ergibt sich dadurch?
Im Vertragsarchiv nicht mehr suchen, sondern finden
Als Nebenprodukt der Anwendung künstlicher Intelligenz liegen auch eingescannte Dokumente maschinell lesbar vor. Semantische Volltextsuchen erfassen diese Inhalte. Jeder Suchbegriff lässt sich einsetzen, sofern dieser in einem Dokument vorkommt.
Nutzer finden Verträge ohne Umwege und Recherche hinsichtlich Dokumentname, Speicherort oder Ähnlichem. Intelligente semantische Volltextsuchen verfügen zudem über Filterfunktionalitäten zur Verfeinerung der Suchvorgänge und weiterführende KI zur Optimierung der Ergebnisse.
Beschleunigte Digitalisierung der Vertragslisten
Da die künstliche Intelligenz die Metadaten extrahiert – daher der Begriff „Metadatenextraktion“ – sparen Anwender enorm viel Zeit bei der Digitalisierung. Vertragliche Informationen fließen automatisiert in digitale Vertragsakten. Zugleich reduziert sich das Risiko manueller Fehleingaben bei hochgradig repetitiven Tätigkeiten. Die im Zuge der Klassifizierung erkannte Vertragsart sorgt für die übersichtliche Gliederung des Vertragsarchivs.
Automatisiertes Fristenmanagement
Wenn im Zuge der Metadatenextraktion auch Termine und Fristen in die Vertragsmanagementsoftware einfließen, digitalisiert die KI im gleichen Schritt auch das Fristenmanagement. Wesentlich dabei ist, dass eine intelligente Software häufig in Verträgen nicht explizit angeführte Informationen ermittelt, beispielsweise ein voraussichtliches Enddatum.
Workflows steuern – „Actionable Information“
Informationen lösen Aktionen aus. Workflows zur Prüfung von Dokumenten, Genehmigungen ab bestimmten Vertragssummen, Warnungen bei Vorkommen bestimmter Klauseln – der Kreativität sind bei den individuell modellierbaren Anwendungsfällen keine Grenzen gesetzt. Eingebettet in ein leistungsstarkes Vertragsmanagement automatisiert die KI diese Prozesse. Optimal, wenn eine Vertragsmanagementsoftware über eine intuitive Workflowgestaltung verfügt.
Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement generiert Wettbewerbsvorteile
Der Einsatz künstlicher Intelligenz resultiert vor allem in Überblick, Zeitersparnis, Risikoreduktion und Automatisierung manueller Prozesse. Die zentralen Anforderungen im Vertragsmanagement gestalten sich homogen, die Sprache in Kontrakten ebenso. Das eröffnet für Softwareanbieter im Vertragsmanagement die Möglichkeit, Workflows zu standardisieren und vortrainierte Modelle anzubieten. Keine langwierigen Data Science Projekte, sondern sofortige Einsetzbarkeit in vielen Bereichen bringen unmittelbaren Nutzen und Wettbewerbsvorteile für Unternehmen, die eine intelligente Vertragsmanagementsoftware verwenden.
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