In Fachkreisen gilt Legal Matter Management als eines der Trendthemen rund um die strukturelle Organisation in Rechtsabteilungen. So nutzen immer mehr Unternehmen neben einer smarten Vertragsmanagement-Software auch aktiv ein Legal Matter Management-System.
In diesem Blogartikel erfahren Sie, warum smartes Vertragsmanagement und Legal Matter Management Hand in Hand gehen, und wie Sie damit die Prozesse sowie die Zusammenarbeit in Ihrer Rechtsabteilung optimieren können.
Was ist Legal Matter Management?
Der Begriff Legal Matter Management, übersetzt Arbeitssteuerung, umfasst die Dokumentation und Verwaltung aller Rechtsangelegenheiten, die sich sowohl innerhalb des Unternehmens als auch aus der Zusammenarbeit mit externen Partnern ergeben. Diese Rechtsangelegenheiten, auch „Matters” genannt, reichen von Nachforschungen, Forderungen und Compliance über Streitigkeiten oder Gerichtsprozesse bis hin zu juristischen Beratungen.
Digitales Matter Management ermöglicht es, sämtliche Informationen und Dokumente, die zu den jeweiligen Fällen anfallen, effizient zu sammeln, zu verwalten und strukturiert aufzubewahren. Beispiele für entsprechende Unterlagen sind Recherchen, Protokolle, Korrespondenzen, Beschlüsse, Gutachten, Rechnungen und nicht zuletzt auch Verträge.
Ziel des Matter Managements ist, die interne Rechtsabteilung mithilfe von optimierten Prozessen zu entlasten und die Transparenz zu erhöhen. So gelingt es, Rechtsangelegenheiten schneller und einheitlich zu behandeln. Ein erfolgreiches Matter Management trägt dazu bei, überflüssige Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien zu vermeiden und den produktiven, ressourcensparenden Austausch zu fördern.
Vorteile eines digitalen Legal Matter Managements
Die Mitarbeiter:innen der Rechtsabteilung haben die Aufgabe, alle juristischen Belange optimal zu betreuen. In vielen Firmen erfolgt die zugehörige Aktenführung noch in Papierform, was einen erheblichen Arbeitsaufwand mit sich bringt. Im Hinblick auf die kontinuierliche Optimierung von Abläufen bzw. Workflows innerhalb der modernen Arbeitswelt ist eine Digitalisierung daher unausweichlich.
Den wohl größten Vorteil einer digitalen Aktenführung stellt eine übersichtliche Aufbewahrung der zusammengehörenden Informationen an einem Ort dar, Stichwort „Single Source of Truth“. Das macht juristische Prozesse für die beteiligten Personen transparent und vermeidet unterschiedliche Wissensstände. Auch dank der Versionierung der Dokumente bleibt der Überblick über jedwede Änderungen stets erhalten.
All-in-one-Solution für modernes Vertrags- und Legal Matter Management
In aktuellen Diskussionen gelten Vertragsmanagement und Legal Matter Management oft als eigenständige, teilweise sogar konkurrierende Systeme. Dies spiegelt sich auch in den derzeitigen Software-Angeboten am Markt wider, die meistens nur auf einen Bereich fokussieren.
Doch beim Vergleich der Funktionalitäten der zwei Produkte, lassen sich schnell Parallelen ziehen, die zeigen, dass sie sich gegenseitig unterstützen, anstatt sich einzuschränken.
Der folgende Überblick über die Vorteile, die sich aus der Nutzung digitaler Werkzeuge dieser Managementarten ergeben, spricht eindeutig für deren Kombination in einem Tool:
- Cloudbasierter Zugriff jederzeit und jederorts
- Automatisierte Arbeitsprozesse
- Digitalisierte, standardisierte Rechtsanfragen
- Direkte Verknüpfung von Verträgen und Rechtsakten
- Einfache Einbindung von externen Partnern
- Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Aktenführung
- Beschleunigte Such- und Recherchevorgänge
- Keine Systembrüche zu anderen Werkzeugen
- Höchste Datensicherheit
Cloudbasierte Dokumenten- und Prozessmanagement-Systeme wie Fabasoft Contracts bauen auf dieser Erkenntnis auf und führen die zwei Formen der Aktenverwaltung in einer All-in-one-Solution zusammen. Diese deckt sowohl das digitale Vertragsmanagement als auch das übergeordnete Handling aller Legal Matters ab. So sparen Rechtsabteilungen wertvolle Ressourcen, wodurch mehr Zeit für den Fokus auf die Kernaufgaben – die Beratung und Unterstützung in juristischen Belangen – bleibt.
