Success Story
Universität Luzern auf dem Weg zur digitalen Verwaltung
Ich empfehle OneGov GEVER, weil wir durchgehend begleitet werden. Ich kann jede Frage stellen und bekomme schnell eine Antwort, ohne drei Tage warten zu müssen.Ania Wüest-Sokolnicka Records Managerin Universität Luzern
Die Herausforderung: Unstrukturierte Ablagen und ineffiziente Prozesse
Bislang erfolgte die Speicherung von Dokumenten auf einem zentralen Laufwerk oder in privaten Ablagen. Dadurch fehlte eine klare Struktur, und beim Ausscheiden von Mitarbeitenden entstand ein „Datenfriedhof“ aus veralteten und ungenutzten Dokumenten. Zudem erfolgte der Austausch von Dokumenten häufig per E-Mail, was zu Mehrfachablagen mit unterschiedlichen Versionen führte.
Das Ergebnis: Einheitliche Ablage und automatisierter Dokumenten-Lifecycle
Mit OneGov GEVER verwaltet die Universität Luzern ihre Dokumente nun zentral und strukturiert. Automatisierte Archivierungsprozesse sorgen für Ordnung und Transparenz. Mitarbeitende greifen jederzeit auf die aktuellste Version eines Dokuments zu – ohne zeitraubende Suche oder Mehrfachablagen.
Die Herausforderung: Unklare Zugriffsrechte und fehlende Nachvollziehbarkeit
Die Speicherung von Dokumenten erfolgte in persönlichen Ablagen, ohne klare Zugriffsrechte. Beim Ausscheiden von Mitarbeitenden war oft unklar, wer auf welche Dateien Zugriff haben sollte. Zudem fehlte eine Übersicht darüber, wer wann Änderungen vorgenommen hatte.
Das Ergebnis: Klare Rollen- und Rechtevergabe mit lückenloser Nachverfolgbarkeit
Mit OneGov GEVER sind Berechtigungen an Rollen statt an Personen geknüpft. Beim Stellenwechsel übernimmt die Nachfolge automatisch die notwendigen Zugriffsrechte. Die „Zeitreise“-Funktion ermöglicht es, Änderungen jederzeit nachzuvollziehen und frühere Versionen wiederherzustellen. Dadurch bleibt die Datenverwaltung transparent und revisionssicher.
