BayWa AG digitalisiert Geschäftsprozesse mit Fabasoft Contracts

Digitales Vertragsmanagement ermöglicht die einheitliche Steuerung von Zehntausenden Lieferantenverträgen in der Cloud

Die BayWa AG digitalisiert ihr Vertragsmanagement und die damit verbundenen Geschäftsprozesse mit der Software „Fabasoft Contracts“. Mithilfe transparenter Workflows und einer übersichtlichen Dokumentenaufbereitung ist das Unternehmen jederzeit über sämtliche Vertragsinhalte und -fristen informiert. Aktuelle Governance- und Compliance-Vorschriften sind ebenfalls stets berücksichtigt.

Bei der BayWa AG ergeben sich aufgrund eines breiten Lieferanten-Netzwerks aus verschiedenen Geschäftsbereichen jährlich Zehntausende Verträge, die es aktiv zu managen gilt. Um die unterschiedliche Vertragsverwaltung der einzelnen Bereiche Energie, Agrar und Bau einheitlich abbilden und gleichzeitig flexibel gestalten zu können, digitalisierte das international tätige Handels- und Dienstleistungsunternehmen nun seine Lieferantenvereinbarungen. Die Entscheidung fiel auf die Vertragsmanagement-Software „Fabasoft Contracts“.

„Die Software von Fabasoft Contracts ist nicht nur einfach und intuitiv bedienbar, sondern verfügt zudem über hohe Qualitäts- und Sicherheitsstandards“, erklärt Thomas Klingels, Leiter des strategischen Einkaufs der BayWa. „Mit dem gleichen Zeitaufwand können wir nun all jene Dinge tun, die früher nicht mit dieser Umsetzungsgeschwindigkeit möglich waren, etwa das frühzeitige Verankern neuer gesetzlicher Vorschriften, wie das LkSG oder EEG, in sämtlichen Vereinbarungen. Vertragsanpassungen und der Austausch mit externen Partnern gelingen nahtlos und sicher.“

„Ein Maximum an Datenschutz und Informationssicherheit sind heutzutage Grundvoraussetzungen bei vielen Unternehmen“, ergänzt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. „Mit unabhängigen Zertifikaten wie dem EU Cloud CoC, Level 3 oder dem BSI C5-Testat wird die Fabasoft-Cloud diesen nachweislich gerecht.“

BayWa verwaltet sämtliche Lieferantenvereinbarungen im cloudbasierten Standardprodukt von Fabasoft. Aktuell arbeiten knapp 350 interne User aus den Bereichen Bau, IT und dem strategischen Einkauf, zuzüglich der Lieferanten, mit der Software. Der Roll-out auf die restlichen Geschäftsbereiche ist in Planung. Die berechtigten Mitarbeitenden und externen Partner greifen in digitalen Datenräumen je Vertrag auf eine gemeinsame Version zu. Automatisierte Vertragsvorlagen samt Klauselbibliothek und strukturierte Workflows entlang des Vertragslebenszyklus vereinfachen die Prozesse dabei ebenso wie ein integriertes Fristenmanagement und eine intelligente Volltextsuche zum raschen Finden einzelner Dokumente im gesamten Archiv.

Über Fabasoft Contracts

Das cloudbasierte Standardprodukt Fabasoft Contracts ermöglicht die effiziente Erstellung, Digitalisierung und Verwaltung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Neben der systemeigenen fortgeschrittenen elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU sowie der vollwertigen Integration einer qualifizierten elektronischen Signatur bilden die intelligente Volltextsuche, individuelle Workflows und das integrierte Fristenmanagement mit automatisierter Erinnerungsfunktion wichtige Features der Vertragsmanagement-Software.

Mehr unter www.fabasoft.com/contracts

Über BayWa

Die BayWa AG ist ein weltweit tätiger Konzern mit den Geschäftsfeldern Energie, Agrar und Bau. Als Global Player mit einem Umsatz von 27,1 Mrd. Euro im Jahr 2022 entwickelt sie innovative und nachhaltige Lösungen für die Grundbedürfnisse Ernährung, Energie, Mobilität und Wohnen. Rund 25.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dafür in mehr als 50 Ländern im Einsatz. Sitz der 1923 gegründeten Muttergesellschaft, die im Jahr 2023 ihr 100-jähriges Bestehen feiert, ist München. Ihren Ursprung hat die BayWa AG im genossenschaftlichen Landhandel mit der Aufgabe, den ländlichen Raum mit allem zu versorgen, was die Landwirtschaft braucht. Weitere Informationen finden Sie unter www.baywa.com/presse.

Über Fabasoft

Fabasoft zählt zu den führenden Softwareproduktunternehmen und Cloud-Dienstleistern für digitales Dokumenten-, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Mit dem einzigartigen, leistungsstarken Fabasoft PROCECO Ökosystem vereint Fabasoft ausgewählte, miteinander abgestimmte, qualitativ hochwertige, digitale Solutions für dokumentenintensive Geschäftsprozesse. Zahlreiche namhafte Privatunternehmen und Organisationen der öffentlichen Verwaltung vertrauen seit mehr als drei Jahrzehnten auf die Qualität und Erfahrung von Fabasoft.