Fabasoft Approve hat in den vergangenen Monaten neue KI-gestützte Funktionen entwickelt, mit denen wir Ihr Dokumenten- und Qualitätsmanagement optimieren und Ihre Prozesse auf ein neues Effizienzniveau bringen.
1. KI-gestützter Dokumenten-Chat: Schnelle Antworten zu umfangreichen Informationen
Nach Indexierung der Dokumente können Sie umfangreiche Unterlagen wie Betriebsanleitungen oder Prüfanweisungen direkt durchsuchen. Stellen Sie gezielte Fragen zu einem oder mehreren Inhalten. Die KI durchsucht die Inhalte und liefert präzise Antworten in natürlicher Sprache. Dasselbe funktioniert mit einer „Dokumentensammlung“, in welcher mehrere Unterlagen enthalten sind.
Ihr Nutzen:
- Schneller Zugriff auf Unternehmenswissen: Der Chatbot hilft Ihnen, Informationen rasch zu finden – sei es in Dokumenten, Berichten oder internen Datenbanken. Dies spart Zeit und manuelles Suchen.
- Jederzeitige Kontrolle über Daten: Der Chat greift nur auf unternehmensinternes Wissen zu, was bedeutet, dass Approve keine sensiblen und vertraulichen Informationen in ungesicherten Umgebungen (wie dem öffentlichen Internet) verarbeitet.
- Rascher Überblick über umfangreiche Informationen: Die KI erstellt automatisch prägnante Zusammenfassungen von langen und vielschichtigen Unterlagen, sodass Sie auf Knopfdruck die wichtigsten Informationen haben – ohne das gesamte Dokument durchgehen zu müssen.
2. KI-generierte 360-Grad-Sichten: Umfassende Darstellung aller relevanten Informationen
Die KI erstellt automatisch 360-Grad-Sichten für Projekte, Produkte oder Bauteile, indem sie Metadaten wie Material- oder Produktnummern, Kraftwerk-Kennzeichensystem (KKS) oder Document Kind Classification Code (DCC) in technischen Dokumenten erkennt und mit bestehenden Informationen verknüpft. Beispielsweise lässt sich durch Klick auf diese Metadaten innerhalb einer technischen Zeichnung die 360-Grad-Sicht öffnen. Approve präsentiert alle relevanten Daten in einem übersichtlichen Dashboard. Benötigen Sie weitere Informationen, können Sie ganz einfach weiter hineinnavigieren und finden sämtliche dazu vorhandenen Daten.
Ihr Nutzen:
Ganzheitliches Verständnis und bessere Entscheidungen: Mit einer KI-generierten 360-Grad-Sicht erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die relevanten Daten. Diese umfassende Sicht ermöglicht es, fundierte Entscheidungen unter Berücksichtigung aller Aspekte eines Prozesses zu treffen. Das minimiert das Risiko, wichtige Informationen zu übersehen.
3. KI-befüllte Fragenkataloge: Automatisierte Vervollständigung von Listen
Fragenkataloge wie Anforderungslisten, Prüfpläne oder Audits importieren Sie einfach als Microsoft Excel-Tabellen in Approve. Die KI analysiert vorhandene Daten und füllt den Fragenkatalog automatisch aus. Die generierten Antworten können Sie anschließend prüfen und überarbeiten. Einzelne Fragen lassen sich über Workflows an die jeweiligen Verantwortlichen zur inhaltlichen Freigabe zuweisen. Dank der „Zeitreise“-Funktion behalten Sie stets den Überblick über alle vorgenommenen Änderungen. Besteht die Notwendigkeit, den ausgearbeiteten Fragenkatalog an Dritte zu übermitteln, kann dies nahtlos über den Export einer Excel-Tabelle erfolgen.
Ihr Nutzen:
- Weniger Fehler und mehr Konsistenz: Die automatische Vervollständigung minimiert Fehler und sorgt für konsistente Daten.
- Wesentliche Zeitersparnis: Die KI befüllt Fragenkataloge automatisch – basierend auf vorhandenen Daten – und spart den Mitarbeitenden so wertvolle Zeit.
4. KI-generierte Formulare: Effiziente Extraktion von Daten
Approve extrahiert automatisch technische Kennzahlen, Seriennummern und andere Metadaten aus Ihren Dokumenten und erstellt daraus webbasierte Formulare. Diese strukturierten Daten können Sie ähnlich wie in Tabellenkalkulationsprogrammen sortieren, filtern und bearbeiten, was deren Verwaltung erheblich vereinfacht.
Ihr Nutzen:
- Signifikante Effizienzsteigerung: Die KI befüllt Formulare automatisch mit relevanten Daten, was manuelle Eingaben reduziert und den gesamten Prozess beschleunigt.
- Fehlerreduktion und Konsistenz: Die KI sorgt für eine präzise und konsistente Befüllung von Formularen, indem sie auf validierte Daten zugreift und Fehler vermeidet.
5. KI-gestützte Dokumentenklassifizierung: Automatische Ordnung Ihrer Informationen
Die KI klassifiziert und sortiert Dokumente, E-Mails und Anhänge anhand ihres Inhalts und ihrer Metadaten. Sie weist jedes Dokument automatisch der richtigen Kategorie zu und verknüpft es mit relevanten Informationen, wodurch Sie wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.
In diesem Beispiel informiert der Servicetechniker die interne Abteilung per E-Mail über einen aufgetretenen Mangel an einem Zahnrad. Die KI scannt diese E-Mail (inkl. aller Attachments), lädt sie ins System hoch und füllt automatisch sämtliche in den Unterlagen enthaltenen Metadaten aus.
Ihr Nutzen:
- Wesentliche Zeitersparnis: Die KI klassifiziert und sortiert Dokumente, E-Mails und Anhänge automatisch anhand von Inhalt und Metadaten. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und spart wertvolle Zeit.
- Automatische Metadatenbefüllung: Die KI extrahiert automatisch alle relevanten Metadaten aus E-Mails und Anhängen und ordnet diese korrekt zu, wodurch sich höhere Prozesseffizienz ergibt.
6. KI-gestützter 8D-Prozess: Intelligentes Reklamationsmanagement
Ein 8D-Report ist ein Dokument, das Lieferant und Kunde (aber auch interne Beteiligte) im Rahmen des Qualitätsmanagements bei einer Reklamation austauschen. „8D“ steht dabei für die acht obligatorischen Disziplinen (Prozessschritte), die bei der Abarbeitung eines Mangels erforderlich sind, um das zugrunde liegende Problem zu überwinden. Beim smarten 8D-Prozess in Approve lernt die KI aus vergangenen Projekten und unterbreitet Ihnen bei jedem Prozessschritt kontextbezogene Vorschläge.
Ihr Nutzen:
- Erhöhte Kundenzufriedenheit: Die intelligente Unterstützung der KI in allen Prozessschritten des 8D-Prozesses reduziert den manuellen Aufwand, beschleunigt die Bearbeitung von Reklamationen und sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit.
Um diese Funktionalitäten nutzen zu können, ist eine gesonderte Lizenzierung nötig. Bei Interesse stellen wir Ihnen diese gerne im Rahmen eines Online-Meetings im Detail vor. Bitte wenden Sie sich dafür an approve@fabasoft.com.
