Die Arbeitsbelastung der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung steigt stetig an. Die Gründe dafür sind vielseitig: Der öffentliche Dienst hat jahrelang Personal eingespart. Der demografische Wandel und der daraus resultierende Fachkräftemangel stellen die Organisationen vor große Herausforderungen, die in den nächsten Jahren weiter zunehmen, da ein großer Anteil der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung in den Ruhestand geht. Hinzu kommt, dass sich die Arbeit unter anderem auch durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien verändert hat. Durch die umfassende Nutzung von Smartphones, die einen digitalen Alltag realisieren, steigen auch die Erwartungen der Bürger:innen, dass Behörden schneller und flexibler agieren und sich die Servicequalität verbessert.
Mitarbeiter:innen von Routineaufgaben entlasten
Automatisierungen, wie Done! on Fabasoft eGov, spielen daher auch in der öffentlichen Verwaltung eine immer größere Rolle. Sie tragen dazu bei, das Wissen von langjährigen Mitarbeitenden zu erhalten und das gesamte Know-how einer Organisation optimal zu nutzen, indem sie Prozesse effizienter gestalten und den bestehenden Informationsschatz nutzen. Done! on Fabasoft eGov entlastet Beschäftigte aktiv durch die Übernahme von manuellen, repetitiven Aufgaben. Dadurch haben diese wieder Zeit für jene Aufgaben, die ihre Expertise erfordern. Die intelligente Technologie federt gleichzeitig den Personalmangel ab. Das steigert sowohl die Zufriedenheit der Bürger:innen durch eine effizientere und raschere Bearbeitung von Anfragen und Anträgen, als auch die der Mitarbeitenden. Behörden, die auf Automatisierung setzen, können effizienter arbeiten und Kosten im Vergleich zu anderen, die noch stark auf manuelle Arbeitsabläufe setzen, reduzieren und somit wirtschaftlicher arbeiten.
Relevante Informationen extrahieren
Die Implementierung der Automatisierungen kann in zwei Stufen erfolgen: In der ersten Phase identifiziert und extrahiert Done! on Fabasoft eGov relevante Informationen aus Dokumenten, verarbeitet diese und ermöglicht das Befüllen von wichtigen Metadaten. In Kombination mit der modellbasierten Klassifikation können Bewertungen und Vorschläge unterbreitet werden.
Ein konkreter Anwendungsfall dafür ist etwa die Eingangsverarbeitung: Mithilfe von Done! on Fabasoft eGov versteht die Fabasoft eGov-Suite den Kontext von Eingangsdokumenten und kann somit eine Zuordnung vorschlagen. Durch die Textextraktion identifiziert und extrahiert die intelligente Technologie relevante Informationen und nutzt diese um erforderliche Formularfelder mit passenden Vorschlägen zu befüllen. Das manuelle Abtippen von Daten bleibt Mitarbeitenden damit erspart und es ist lediglich eine Kontrolle und Bestätigung sowie gegebenenfalls eine Ergänzung der Daten notwendig.
Vollständige Automatisierung von Abläufen
In der zweiten Stufe werden diese Informationen für die vollständige Automatisierung von Abläufen und Prozessen genutzt. Maschinelles Lernen und Algorithmen ermöglichen eine kontinuierliche Anpassung und Verbesserung des Systems. Das Nutzerfeedback trägt dazu bei, die Vorschläge und den Automatisierungsgrad zu optimieren, wodurch die Effizienz und Genauigkeit weiter zunehmen, sodass eine Interaktion von Mitarbeitenden nicht mehr notwendig ist. Im Fall der Eingangsverarbeitung bedeutet das, dass keine Kontrolle oder Bestätigung der im ersten Schritt generierten Vorschläge durch Beschäftigte erforderlich ist und die Klassifizierung vollständig automatisch erfolgt.
Einfach und schnell zum Projekterfolg
1. Potenzialanalyse
Die Analyse der bestehenden Prozesse und Daten ist der erste Schritt zur Identifizierung von Automatisierungspotenzialen. Dabei bewährt sich eine Projektausrichtungnach dem Pareto-Prinzip, um raschen Nutzen für eine Behörde zu schaffen. Vor allem einfache Tätigkeiten, mit besonders viel zeitlichen Aufwand, sind prädestiniert, um Mitarbeitende effektiv zu entlasten.
2. Echtdaten
Im zweiten Schritt ist es entscheidend, den Datenschatz des Unternehmens zu verstehen. Das bedeutet, relevante Informationen zu identifizieren und Regeln für die Klassifizierung von Daten zu definieren. Durch eine lokale On-Premise-Installation von Done! on Fabasoft eGov als Add-on zur Fabasoft eGov-Suite ermöglicht die Software einen medienbruchfreien Zugriff auf das gesamte Wissen einer Organisation bei gleichzeitig höchster Datensicherheit.
3. Unterstützung der Mitarbeitenden
Ein Automatisierungswerkzeug setzt die definierten Regeln und Modelle um und entlastet die Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben und ermöglichen ihnen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
4. Optimierung durch Nutzerfeedback
Done! on Fabasoft eGov steigert laufend die Effizienz und Effektivität und erreicht durch das Lernen aus dem Feedback der Anwender:innen eine kontinuierliche Verbesserung der Qualität.
5. Vollständige Automatisierung von Abläufen
Bei der vollständigen Automatisierung von Abläufen führt die Software zahlreiche Aufgaben automatisch aus, so dass menschliches Eingreifen nur noch in Ausnahmefällen erforderlich ist. Zusätzlich bieten vielfältige Einsatzmöglichkeiten in Form von unterschiedlichen Use Cases Raum für weitere Innovationen.
Insgesamt bieten Automatisierungen eine breite Palette von Möglichkeiten, um Abläufe zu optimieren und die Effizienz in der öffentlichen Verwaltung zu steigern. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben spart Arbeitszeit und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf andere wesentliche Tätigkeiten zu konzentrieren. Effizientere Prozesse senken zudem die Kosten der öffentlichen Verwaltung erheblich. Behörden müssen diese Potenziale nutzen, um erfolgreich Herausforderungen wie den Fachkräftemangel zu meistern und Beschäftigte zu entlasten.
Erfahren Sie von unserem Professional Services-Team, wie Sie mit dem Einsatz von Done! on Fabasoft eGov die Potenziale in Ihrer Behörde nutzen können.
