Die öffentliche Hand beschäftigen aktuell Themen wie die aus dem demografischen Wandel resultierende Pensionierungswelle und die steigenden Erwartungen der Bürger:innen an eine effiziente Verwaltung. Inwieweit helfen die digitale Transformation und intelligente Automatisierungen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen?
In Kärnten treten in den nächsten fünf Jahren rund 40 % der Mitarbeiter:innen in den Ruhestand. Um dieses Personaldefizit und den Know-how-Verlust abzufedern, sind eine konsequente Digitalisierung und ein Neudenken der bestehenden Prozesse unverzichtbar.
Ein wesentlicher Schritt ist die Übertragung der Prozessverantwortung vom IT-Bereich an die einzelnen Fachabteilungen, die sehr unterschiedliche Zuständigkeiten haben. Den Verantwortlichen kommt dann die Aufgabe zu, die Prozesse zuerst zu visualisieren und anschließend gemeinsam mit den Digitalisierungsexperten aus der IT-Abteilung zu optimieren. So schaffen wir die Grundlage, um Prozesse intelligent zu automatisieren.
Wo sind Automatisierungen in der öffentlichen Verwaltung besonders hilfreich und welchen Nutzen bringen sie konkret?
Besonders bei Förderprozessen zeigt sich das enorme Potenzial von Automatisierungen. Dabei lassen sich bislang manuell durchgeführte Tätigkeiten nahezu durchgängig digitalisieren – vom Antrag bis zur Genehmigung. Die Automatisierung von Routineaufgaben unterstützt die Sachbearbeiter maßgeblich und ermöglicht, je nach Förderprozess, eine Zeitersparnis von 50 bis 80 %. Damit können die Beschäftigten ihre Expertise zielgerichtet einsetzen und den Fokus auf ihre Kernaufgaben legen. Und auch für die Bevölkerung liegt der Nutzen klar auf der Hand: Durch die signifikante Beschleunigung der Prozesse verkürzen sich die Förderdurchlaufzeiten von derzeit bis zu sechs Monaten signifikant.
In welchen Bereichen setzt das Land Kärnten bereits auf digitale Prozesse und Automatisierungen?
Ein Beispiel hierfür ist der digitale Förderprozess für Solaranlagen und Solarspeicheranlagen, der ab Januar 2025 startet. Durch den Einsatz von Done! on Fabasoft eGov erfolgt dieser zu 90 % automatisiert, die Sachbearbeitenden müssen lediglich die hochgeladenen Rechnungen manuell prüfen und die Berechnungsgrundlage. Das zeigt, welche Effizienz Automatisierung möglich macht. Dieser Prozess dient den Fachabteilungen als Vorbild für die Prüfung weiterer Prozessautomatisierungen in der Zukunft.
Warum haben Sie sich für den Einsatz von Fabasoft Done! im Land Kärnten entschieden und wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen?
Das Land Kärnten verwendet den ELAK – den Elektronischen Akt – auf Basis der Fabasoft eGov-Suite schon seit vielen Jahren. Der ELAK ist eine Kernapplikation in der Landesregierung und die Erweiterung mit Done! on Fabasoft eGov fügt sich hier nahtlos ein. Die Software bietet alle notwendigen Funktionen und erfüllt die Anforderungen an die Prozesssteuerung ideal. Für die Implementierung braucht es technisches Know-how, um sie wie ursprünglich geplant umzusetzen. Ein Beispiel dafür ist der erwähnte Solarförderprozess: Er läuft nicht ausschließlich über den ELAK, sondern umfasst weitere Datenbanken, was den Einsatz von Done! anspruchsvoller macht. Die bisherigen Erfahrungen sind überaus positiv, und wir sind sehr zuversichtlich, dass sich die Vorteile auch bei der Produktivsetzung zeigen.
Können Sie anhand eines konkreten Anwendungsfalles erläutern, welche Vorteile sich durch die Automatisierungen mit Done! für die Bevölkerung und die Unternehmen ergeben?
In der Praxis reduzieren die Automatisierungen der Förderanträge die Durchlaufzeiten und somit den Einsatz von Humankapital erheblich. Statt sechs Mitarbeitende in der Sachbearbeitung reichen künftig zwei aus, um Förderprozesse abzuwickeln. Die freigewordenen Kapazitäten lassen sich für wichtige Tätigkeiten in anderen Bereichen und Aufgabengebiete einsetzen. Automatisierungen bieten somit eine Win-win-Situation: Einerseits profitieren die Bevölkerung und die Unternehmen von kürzeren Bearbeitungszeiten und schnelleren Entscheidungen, andererseits kann die Verwaltung ihre Ressourcen gezielter einsetzen.
Wie geht es im Land Kärnten in Bezug auf Prozessautomatisierung und KI-Technologie weiter?
Kärnten ist Vorreiter bei der Einführung einer eigenen, lokalen KI-Technologie „on-premises“. Diese KI wird stetig ausgebaut und bindet verschiedene Softwaresysteme daran an. Die lokale KI ergänzt Done! on Fabasoft eGov, indem sie bei der Dokumentenprüfung unterstützend wirkt. Ein zukünftiges Einsatzgebiet der KI ist etwa die Prüfung der Authentizität eines Identitätsnachweises von Bürger: innen während des Hochladens und bei Bedarf das Einfordern einer Korrektur, bevor der Antrag zur Weiterverarbeitung gelangt. Das gilt auch für Dokumente, die nicht maschinenlesbar sind, da sie die Antragsteller:innen nur abfotografieren. Diese KI-Vorprüfung stellt also sicher, dass die Anträge von Anfang an vollständig und fehlerfrei sind, was den gesamten Prozess effizienter macht.
Wo sehen Sie in Zukunft weitere Potenziale für den Einsatz von KI und Automatisierungen bei Verwaltungsprozessen?
Förderprozesse bieten nach wie vor das größte Potenzial. Aber auch bei komplexeren Projekten – etwa in der Wohnbauförderung – lassen sich durch Teilautomatisierung wertvolle Ressourcen einsparen. Eine vollständige Automatisierung ist hier nicht umsetzbar, allerdings bringt bereits eine Reduzierung von Routinetätigkeiten deutliche Erleichterungen und Entlastungen für die Sachbearbeitung. KI-gestützte Prozesse unterstützen in vielerlei Hinsicht, aber die endgültige Entscheidung liegt immer in der Hand der Fachleute. Die menschliche Expertise ist und bleibt unverzichtbar und unersetzlich.
Wie beurteilen Sie den Einfluss von Digitalisierung und Automatisierung auf die Personalsuche in der öffentlichen Verwaltung?
Die öffentliche Hand hat dadurch als Arbeitgeber stark an Attraktivität gewonnen. Neben sicheren Jobs sehen die Mitarbeitenden, dass sie hier an etwas Zukunftsweisendem mitwirken und die Tätigkeitsfelder breiter und anspruchsvoller sind. Digitalisierung ist für das Land Kärnten unverzichtbar, um die Verwaltung fit für die Zukunft zu machen. Wir befinden uns damit auf einem guten Weg, die aktuellen Herausforderungen zu bewältigen.
