Herr Meier, das Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität (MKUEM) migrierte vor etwa einem Jahr in die E-Akte des Landes Rheinland-Pfalz. Ihr Ministerium war ein großer Befürworter für den Einsatz der Fabasoft eGov-Suite auf Landesebene. Wie kam es dazu?
Daniel Meier: Wir haben seit 20 Jahren Fabasoft-Produkte im Einsatz. Als ich 2003 meine Ausbildung im MKUEM begann, befand sich das Ministerium gerade in der Einführungsphase der E-Akte auf Basis der Fabasoft eGov-Suite. Das Ziel war eine Effizienzsteigerung durch eine papierlose, digitale Vorgangsbearbeitung. Ich kann mich noch gut erinnern – das war ein richtiger Paradigmenwechsel für das Umweltministerium. Fabasoft punktete damals schon mit Erfahrung bei der Digitalisierung von Prozessen, denn es gab im gesamten Bundesland Rheinland-Pfalz noch keinen Vorreiter, an dem sich das Ministerium hätte orientieren können.
Nach der Einführung war eine digitale Aktenführung nicht mehr wegzudenken. Dies war jedoch auch ein Prozess der wachsen musste. Die Mitarbeiter mussten mitgenommen, organisatorische Regelungen und Strukturen in Projektgruppen erarbeitet und festgelegt werden. Die regelmäßige Kommunikation mit der Belegschaft, der Organisation und mit Fabasoft, war einer der wesentlichen Bausteine für das Gelingen des Projektes. Das ging sogar so weit, dass unsere Bediensteten bei einem Ministeriumswechsel die E-Akte mitnehmen wollten. So lernten auch andere Häuser nach und nach die E-Akte kennen. Als Fabasoft schließlich auf Landesebene den Zuschlag bekam, haben wir uns sehr gefreut. Auf die Entscheidung des Landes hatten wir letztendlich keinen Einfluss. Fabasoft hat einfach überzeugt.
Welche Vorteile ergeben sich für Ihre Behörde durch den Einsatz der Fabasoft eGov-Suite?
Daniel Meier: Die Fabasoft eGov-Suite beeindruckt in vielen Punkten. Schriftstücke lassen sich einfach erfassen und verakten, Dokumente schnell zusammenführen, bearbeiten und revisionssicher ablegen. Zudem haben die Bediensteten für Ausgangsschreiben bereits Vorlagen mit automatisch hinterlegten Namen und Geschäftszeichen gespeichert. All das, und das digitale Zusammenarbeiten in Teamrooms, bedeuten eine erhebliche Zeitersparnis und eine wesentliche Arbeitserleichterung für unsere Mitarbeiter:innen.
Wir bilden Prozesse digital ab und sehen ineffiziente Schritte auf einen Blick. Das Ministerium vereinfacht und optimiert dadurch seine Prozesse und legt Standards rasch fest. Die Vorgänge sind so transparent und vollständig nachvollziehbar.
Ein weiterer Vorteil ist der reduzierte Suchaufwand – denn der gestaltet sich bei Papier, aber auch manchmal digital, sehr aufwendig. Mit der Volltextsuche von Mindbreeze finden wir Schriftstücke und Informationen problemlos. Das Rechtekonzept lässt sich einfach auf die unterschiedlichen Gegebenheiten des Hauses anpassen und sichert so den Datenschutz.
Ein weiteres wichtiges Kriterium, warum wir so überzeugt sind, ist die mobile Verfügbarkeit. Gerade während der Coronapandemie profitierten unsere Bediensteten sehr von dem ortsunabhängigen Zugriff auf Akten und Dokumente.
Was bedeutete die Migration von der bisherigen eGov-Suite Version des MKUEMs in die angepasste Solution des Landes Rheinland-Pfalz konkret für Ihr Ministerium?
Daniel Meier: Wir haben uns zwar sehr über die Beauftragung von Fabasoft gefreut, aber unsere Mitarbeiter:innen hatten, das muss ich ehrlich sagen, teilweise Bedenken bezüglich des Wechsels auf die Landesversion der Fabasoft eGov-Suite. Denn auch wenn es sich um die gleiche Software handelt, bestimmte Anpassungen sind nun auf die gesamte rheinland-pfälzische Landesverwaltung zugeschnitten. Wir mussten einzelne Prozesse und Teile unseres Berechtigungskonzeptes neu anpassen, wobei Fabasoft uns dabei sehr unterstützte. Ich denke, das ist ein weiterer Grund, warum wir so zufrieden sind – Fabasoft sagte uns ehrlich, welche Prozesse und Einstellungen Sinn machen und welche nicht.
Es gab auch wesentliche Änderungen bei der Benutzeroberfläche, zum Beispiel eine Neuanordnung von Elementen (Widgets).
So war uns schnell klar, dass wir beim Umstieg auf die Landesversion die Belegschaft auch hier wieder mitnehmen müssen. Aus diesem Grund machten wir Informationsveranstaltungen, bei denen wir die Neuheiten vorstellten und bildeten auch im Vorfeld wieder eine Projektgruppe die uns beim Testen unterstützte. Auf einer internen Plattform haben unsere Bediensteten jederzeit Zugriff auf Lern- und Schulungsunterlagen. Zusätzlich bot meine Kollegin individuelle Schulungen an. Die anfänglichen Bedenken der Mitarbeitenden sind so zum Glück schnell wieder verschwunden.
Wie ging es konkret nach dem landesweiten Zuschlag an Fabasoft weiter?
Daniel Meier: Zuallererst definierten wir das Migrations- und Umsetzungskonzept, mit dem wir unter anderem fünf Terabyte Daten in die neue Landesversion überführten. Neben technischen Herausforderungen kamen noch unkalkulierbare Probleme wie die Flutkatastrophe Ahrtal im Juli 2021, die Coronapandemie oder unvorhersehbare Personalausfälle hinzu. Dabei stand uns Fabasoft immer beratend zur Seite.
Unser Ministerium hat zwar in ressortübergreifenden Arbeitskreisen die Anpassungen der Landesversion mit ausgearbeitet, dennoch warteten wir mit der Umstellung auf die RLP Landesversion ab, bis alle anderen Landesressorts (Ministerien, Staatskanzlei und Landtag) die neue Version implementiert hatten. Der Vorteil daran war in ein bereits ausgereifteres System zu migrieren. Ein Nachteil war jedoch, dass für uns flexible Anpassungen zu dem Zeitpunkt nicht mehr so einfach möglich waren, da es bereits einen Landesstandard gab. In dieser Zeit aktualisierten wir die Konzepte mehrmals, denn gewisse Dinge funktionieren vielleicht in der Theorie, aber bewähren sich nicht in der Praxis.
Die Migration ist zwar seit einem Jahr abgeschlossen, die digitale Transformation der Verwaltung geht jedoch weiter. Welche Projekte laufen derzeit, welche haben Sie zukünftig geplant?
Daniel Meier: Derzeit digitalisieren wir alle Prozesse inklusive jene in der Führungsebene. Zwei haben wir bereits vollständig abgeschlossen. Unsere Klimaschutzministerin und unsere Staatssekretäre arbeiten bei diesen Prozessen überwiegend mit der mobilen App. Die Anwendung der App ist für uns ganz neu, denn in der alten eGov-Suite Version des MKUEM benutzte unsere Hausspitze gegebenenfalls die Desktop-Variante.
Bis Ende 2023 möchten wir mandantenübergreifend arbeiten, das heißt, dass die Bediensteten der unterschiedlichen Ministerien direkt in der E-Akte miteinander kommunizieren. Darüber hinaus sollen alle nachgeordneten Behörden in die Landesversion migrieren.
Zudem schließen Fachabteilungen ihre Fachverfahren an. Das macht einen bidirektionalen Informationsaustausch im Sinne des OZGs, also des Onlinezugangsgesetzes, zwischen MKUEM und Externen wie Bürger:innen, Unternehmen und Organisationen, endlich möglich. Derzeit laufen zwei Pilotprojekte an. Zum Beispiel sollen bei der Einreichung von Energieförderungen nun die zuständigen Stellen – dabei sind mehrere Ministerien beteiligt – die Informationen des Förderantrags vollständig digital und soweit wie möglich automatisiert erhalten.
Das Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität (MKUEM) zählt zu den neun Ministerien der rheinland-pfälzischen Landesregierung. Das MKUEM führte bereits 2003 die Fabasoft eGov-Suite ein und war damals ein Vorreiter der digitalen Verwaltungsarbeit in Deutschland. 2017 erteilte das Bundesland Rheinland-Pfalz Fabasoft den Zuschlag für die Einführung eines E-Akte-Systems. 2022 migrierte schließlich das MKUEM seine Daten in die Fabasoft eGov-Suite Rheinland-Pfalz.
Daniel Meier ist IT-Sachbearbeiter des Ministeriums für Klimaschutz, Umwelt, Energie und Mobilität. 2003 begann Herr Meier seine Ausbildung im MKUEM, genau während der E-Akten-Einführung im Ministerium. 2006 wechselte Herr Meier ins IT-Referat, wo er kurz darauf persönlich mit der Fabasoft eGov-Suite in Berührung kam. 2021 übernahm Herr Meier schließlich den IT-Bereich der E-Akte im Ministerium und war für die Migration in die rheinland-pfälzische Landesversion verantwortlich.
