Seit mehr als 15 Jahren ist das Luftfahrt-Bundesamt Kunde von Fabasoft. Bisher nutzte nur ein Teil der Mitarbeitenden die elektronische Aktenverwaltung in Form des Projekts eLBA. Die Behörde sah die Vorteile der E-Akte Bund als Chance, um einen flächendeckenden Roll-out durchzuführen. Für einen effektiven Start mit dem neuen System übertrug das Luftfahrt-Bundesamt alle Bestandsdaten aus dem eLBA in die E-Akte Bund auf Basis der Fabasoft eGov-Suite.
Fabasoft migriert 50.000 Akten in die E-Akte Bund
Das Projektteam, bestehend aus Mitgliedern des LBA, des ITZ-Bund und Fabasoft, entschied sich für eine mehrstufige Datenüberführung. Zum Zeitpunkt der Migration wickelten bereits Abteilungen des Luftfahrt-Bundesamts den Behördenalltag im neuen System ab ab, weshalb ein längerer Offline-Status nicht möglich war. Da das alte eLBA-System ebenfalls auf der eGov-Suite basierte führte Fabasoft sowohl den Import als auch den Export der Daten durch. Dazu war ein Mapping der Eigenschaften der Akten und eine Anpassung der Projektspezifikationen notwendig. In insgesamt drei Produktivmigrationen überführte Fabasoft mehr als 50.000 Akten, über 330.000 Vorgänge, rund 1,5 Millionen Dokumente und mehr als zwei Terabyte an Daten. Die Qualitätsprüfung fand bereits im Live-Betrieb statt. Im Mai 2023 erfolgte die Abnahme der E-Akte Bund samt vollständiger Datenmigration durch das Luftfahrt-Bundesamt.
„Jetzt können alle unsere Mitarbeitenden die Vorteile der elektronischen Aktenverwaltung in der E-Akte Bund nutzen. Die stufenweise Migration der bereits bestehenden, großen Menge an digitalen Daten hat unserer Behörde einen Einstieg ins neue System ermöglicht.“, ergänzt die Behörde.
LBA verabschiedet sich von der Papierakte
Die Einführung der E-Akte begann bereits im Jahr 2020. Für einen reibungslosen Systemeinstieg der Anwenderinnen stellte Fabasoft ein spezielles Kursangebot zur Verfügung. Im Rahmen von ersten behördeninternen Schulungen führte das Fabasoft-Projektteam ausgewählte Beschäftigte in die Funktionen der E-Akte Bund ein. Das dadurch gewonnene Wissen und Verständnis für die digitale Aktenverwaltung in der E-Akte Bund geben diese wiederum an alle weiteren Beschäftigten des LBA weiter. Bisher arbeiten bereits fünf Referate der Behörde mit dem System der E-Akte Bund. Der flächendeckende Roll-out zum Anschluss der restlichen 23 Referate und sechs Außenstellen des Luftfahrt-Bundesamts startet dieses Jahr.
Parallel zum Einführungsprojekt setzte Fabasoft außerdem einige kleinere Teilprojekte, darunter die Fachanwendungsintegration, um. Diese umfasst die Implementierung einer Schnittstelle zur Verwaltung von Adressen sowie einer weiteren für Scanverfahren. Mit dem erfolgreichen Abschluss der Migration und der kontinuierlichen Einführung der E-Akte Bund hat das Luftfahrt-Bundesamt die digitale Transformation in der Behörde mit vorangetrieben.
