Österreich gilt als europäischer Vorreiter bei der digitalen Verwaltung und hat bereits sehr früh und zielgerichtet mit der Umsetzung begonnen. Trotzdem stehen Behörden aktuell vor einigen Herausforderungen im Arbeitsalltag – etwa dem Fachkräftemangel, der Pensionierungswelle und steigenden Anforderungen der Bürger:innen – die neue Ansätze erfordern. Wie kann die digitale Transformation dazu beitragen, diese Hürden zu meistern? Und welche Potenziale können Behörden nutzen? Zu diesen und weiteren Themen diskutierten beim Expert:innen-Talk im „Die Presse“-Studio Peter Parycek, Leiter des Zentrums für E-Government an der Donau Uni Krems, Wolfgang Pinkl, Director Business Transformation bei EY, Petra Stummer, Leiterin der IT-Abteilung im Amt der NÖ Landesregierung und Bastian Drugowitsch, Geschäftsführer der Fabasoft Austria GmbH. Die Veranstaltung moderierte Jakob Zirm, Ressortleiter Economist bei der Tageszeitung „Die Presse“.
Pensionierungswelle ohne Know-how-Verlust meistern
Die öffentliche Verwaltung ist vom Fachkräftemangel besonders stark betroffen: Von den 135.000 Bundesbediensteten gehen nach Schätzungen etwa die Hälfte in naher Zukunft in Pension. „Das ist natürlich ein Know-how-Verlust, der da mitschwingt“, erklärt Petra Stummer, „wir müssen das Wissen weitergeben, bevor zahlreiche Mitarbeitende in Pension gehen. Gleichzeitig ist es notwendig, neue Beschäftigte gut an Bord zu holen und sie für die digitalen Services in den Behörden zu schulen, damit der Landesdienst weiterhin funktionstüchtig bleibt.“ Ein logischer Schluss für diese Entwicklungen sind für Drugowitsch Automatisierungen. Intelligente Technologien ermöglichen durch Regelwerke, Prozesse und Informationen abzubilden und dadurch die steigenden Anforderungen mit immer weniger Personal weiterhin zu meistern.
Fortschritte für Bürger:innen zugänglich machen
Zusätzlich steigen die Erwartungen der Bürger:innen an die Verwaltung. In der Bevölkerung herrscht oft der Eindruck, dass Behörden in Sachen Digitalisierung noch weit zurückliegen. „Wenn man das mit der Wirtschaft vergleicht, hinkt der öffentliche Sektor aber nicht maßgeblich hinterher – gefühlt ist das vielleicht anders“, erläutert Peter Parycek. Durch ein ansprechendes Design und benutzerfreundliche Oberflächen erhalten Anwender:innen das subjektive Gefühl, dass Unternehmen im Vergleich zu Behörden digital weit voraus sind. Parycek verdeutlicht: „Wenn wir aber in die Backends hineinschauen, dann steht der öffentliche Dienst durchaus vergleichbar mit Wirtschaftsunternehmen da.“ Drugowitsch bestätigt: „Mit der grundlegenden Digitalisierung ist in Österreich sehr früh und sehr zielgerichtet begonnen worden, im Bund gibt es seit 20 Jahren die elektronische Akte.“ Der Staat muss sich demnach Gedanken machen, wie die digitalen Fortschritte auch in der Bevölkerung ankommen und etwa Amtswege benutzerfreundlich und einfach digital gestaltbar sind. Es braucht eine Plattform, die alle Informationen und Antworten umfasst und auf der eine bidirektionale Kommunikation mit der Behörde möglich ist.
Reaktionszeit der Verwaltung beschleunigen
Das Land Niederösterreich ist aktuell dabei, ein Online-Serviceportal umzusetzen, um die Servicequalität der Verwaltung zu steigern: „Wir wollen mit dieser Low-Code-/No-Code-Plattform das Wissen soweit in die Abteilungen holen, dass qualifiziertes Personal dort selbstständig in der Lage ist, einfache Formulare zu digitalisieren und den Bürger:innen zur Verfügung zu stellen“, erklärt Stummer. Laut Drugowitsch muss die öffentliche Verwaltung in der Lage sein, auf Gegebenheiten wie Gesetzesänderungen rasch zu reagieren. „Die Fabasoft Low-Code-/No-Code-Funktionen ermöglichen es auch Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse, Online-Services zu gestalten und regelbasiert weitestgehend zu automatisieren. Damit haben die Behörden eine schnelle Time-to-Market, sind autark und ressourceneffizient.“
Plädoyer für Standardisierung
Online-Services schaffen künftig eine neue Form der Interaktion mit dem Staat. Dazu ist es notwendig bisherige Prozesse und die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen neu zu denken. Die Ressourcen müssen sich laut Expert:innen auf jene Anwendungsmöglichkeiten fokussieren, bei denen mit wenig Aufwand eine Vielzahl von Standardfällen abbildbar ist. Laut Wolfgang Pinkl ist dabei wichtig, sich bei der Umsetzung der digitalen Services nicht in Details zu verlieren: „Wenn die Verwaltung es schafft, dass prinzipiell nur der einfachste Anwendungsfall angezeigt wird und User sich selbst entscheiden können, ob sie einen Sonderantrag benötigen, werden digitale Prozesse manchmal plötzlich ganz einfach.“
Transparenz schafft Vertrauen
Der eGovernment Monitor 2023 zeigt, dass das Vertrauen der Bevölkerung in die öffentliche Verwaltung immer weiter sinkt. Um dieser Entwicklung entgegenzuwirken, sieht Wolfgang Pinkl zwei Schlüsselfaktoren: „Das sind sowohl Information als auch Bildung. Es braucht ein Verständnis dafür, was der Staat mit meinen Daten macht und die Transparenz, welche Daten der Staat zur Verfügung hat, dann kann das Vertrauen wieder steigen.“ Beispiele zur Umsetzung einer erhöhten Nachvollziehbarkeit gibt es laut Parycek in anderen Ländern. „In Estland haben Bürger:innen einen transparenten Zugang und können sehen, welche Daten der Staat von ihnen hat und wer wann darauf zugreift.“
Wie sieht der digitale Staat der Zukunft aus?
Die Verwaltung muss digitale Dienste in Zukunft auch für Bürger:innen zugänglicher machen und den Fokus auf benutzerfreundliche und inklusive Oberflächen setzen. Es besteht enorm viel Potenzial in den Verwaltungsprozessen, das Behörden insbesondere in Hinsicht auf Automatisierungen nutzen müssen. Über das Ziel einer digitalen Verwaltung mit vollautomatisierten Verfahren, die keine Formulare mehr benötigen, sind sich alle Expert:innen einig. „Jedoch müssen wir auch den Weg dorthin denken“, verdeutlicht Drugowitsch. „Bis wir bei diesem Schritt angekommen sind, wird es weiterhin Formulare geben, wobei der Prozess dafür jedoch so effizient und automatisch wie möglich gestaltet werden muss.“
Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Presse, sowie im Video zum Talk.
