Fabasoft trägt als führender europäischer Produktanbieter für elektronische Verwaltungsarbeit maßgeblich zur digitalen Transformation von Behörden bei. Welche Chancen ergeben sich durch den digitalen Fortschritt?
Bastian Drugowitsch: In der öffentlichen Verwaltung befinden wir uns nach der initialen Digitalisierung momentan in der Phase der digitalen Transformation – in einem Veränderungsprozess, bei dem wir beispielsweise Abläufe durch digitale Techniken verbessern können. Besonders in Anbetracht der Krisensituationen der vergangenen Jahre ist eine effizient funktionierende und resiliente öffentliche Verwaltung essenziell. Durch den Fachkräftemangel müssen aktuell weniger Mitarbeitende de facto mehr Leistung erbringen. Um dieser Entwicklung entgegenzuwirken und um Potenziale auszuschöpfen, sind intelligente Automatisierungen von Arbeitsabläufen nötig. Mit dem Einsatz entsprechender Technologien entlasten Behörden ihre Angestellten von repetitiven Aufgaben und diese haben mehr Zeit, um sich auf wesentliche inhaltliche Arbeiten zu fokussieren.
Stichwort Entlastung der Mitarbeitenden: Wie funktioniert das? Welche Vorteile entstehen durch Automatisierungen für die öffentliche Verwaltung?
Bastian Drugowitsch: Die Vorteile liegen auf der Hand, wenn wir uns die Möglichkeiten der Automatisierungen anhand eines Beispiels überlegen: Nehmen wir an, eine Landesverwaltung hat jährlich circa zwei Millionen Posteingänge. Effiziente Beschäftigte benötigen pro zu bearbeitendem Eingang ungefähr eine Minute. Selbst wenn nur die Hälfte der Eingänge im Amt automatisiert verarbeitbar sind, bleibt pro Jahr die Arbeitskraft von mehr als neun Angestellten für andere wichtige Tätigkeiten. Die Zeitersparnis ist demnach enorm. Durch die verkürzte Laufzeit im Hintergrund haben die Mitarbeitenden Kapazitäten für andere zentrale Aufgaben, und die Servicequalität der öffentlichen Verwaltung gegenüber Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen steigt. Außerdem haben Ämter durch moderne Technologien die Chance, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Eine digital transformierte öffentliche Verwaltung relativiert das oft noch vorherrschende „verstaubte“ Image und zeigt, dass Behörden zahlreiche fachlich fordernde Jobs anbieten.
Welche Prozesse eignen sich besonders gut für die Automatisierung?
Bastian Drugowitsch: Bei Fabasoft haben wir uns das Ziel gesetzt, durch die Automatisierung schnell und einfach einen signifikanten Nutzen für die öffentliche Verwaltung zu schaffen. Prädestinierte Tätigkeiten sind daher all jene rund um die Datenerfassung und die Datenverarbeitung. Das heißt, Daten korrekt ins System zu übernehmen und in weiterer Folge entsprechend zu klassifizieren und einer Adressatin oder einem Adressaten zuzuweisen.
Anders verhält es sich etwa bei der Bewertung von Informationen in Abgleich mit Rechtskontexten oder gängigen Praxen. In diesen Fällen ist nach wie vor das Fachwissen der Mitarbeitenden notwendig. Automatisierungen eignen sich also insbesondere für sich wiederholende und zeitaufwendige Tätigkeiten.
Was sind die ersten Schritte zur automatisierten Verwaltungsarbeit in einer Behörde? Welche Voraussetzungen sind dafür notwendig?
Bastian Drugowitsch: Eine Behörde, die bereits ein elektronisches Aktensystem auf Basis der Fabasoft eGov-Suite in Betrieb hat, kann die Automatisierung mit „Fabasoft Done!“ prinzipiell von heute auf morgen implementieren. Dafür muss sie lediglich die Infrastruktur schaffen und auswählen, welche Art von Klassifizierungstypen – also welche Kategorien zur Zuordnung der eingehenden Unterlagen – sie verwenden möchte. Da das laufende System bereits einen riesigen Datenschatz enthält, ist ein umfangreiches Vorprojekt, bei dem eine Behörde oft zahlreiche repräsentative Beispiele für solche Dokumente prüft und bereitstellt, nicht notwendig. Die Technologie lernt selbstständig und schnell anhand der existierenden Daten im System und benötigt nur wenig Begleitung. Das Modell von Fabasoft bietet einen sehr niederschwelligen Zugang, der mit geringem personellem und zeitlichem Aufwand umsetzbar ist.
Wie setzen Behörden „Fabasoft Done!“ ein?
Bastian Drugowitsch: Bisher mussten die Mitarbeitenden manuell Daten lesen, sichten und klassifizieren. „Fabasoft Done!“ unterstützt die Angestellten, indem es einen Vorschlag für eine bestimmte Klassifizierung beziehungsweise Kategorisierung liefert sowie Metadaten selbstständig übernimmt. Die Mitarbeitenden sparen Zeit, weil sie diese vorausgewählten Bearbeitungsoptionen nur noch kontrollieren und nicht selbst eingeben. Falls die Zuordnung nicht passt, weil zum Beispiel neuartige Anträge eingehen, besteht die Möglichkeit, diese Information manuell zu bearbeiten. Dieses Feedback gelangt im Hintergrund automatisiert ins System. Es handelt sich also um eine selbstlernende Technologie, die ihr Modell ständig verbessert und aktualisiert. Ab einer sehr hohen Erkennungsrate kann die Behörde außerdem einen Schritt weiter gehen und die Überprüfung der automatischen Eingaben durch Beschäftigte vollkommen weglassen. Damit landen die korrekt klassifizierten Daten direkt bei der Person, die den Antrag letztlich auch bearbeitet.
Mitarbeitende sind für die Datenverarbeitung also künftig kaum noch notwendig – ersetzt die Automatisierung bald Arbeitsplätze?
Bastian Drugowitsch: Dass jemand mit zunehmender Digitalisierung um seinen Arbeitsplatz fürchten muss, ist tatsächlich eine Aussage, die schon länger herumgeistert. In Wirklichkeit hat sich das in den vergangenen Jahren aber gewandelt. Es führt kein Weg daran vorbei, die Potenziale der digitalen Transformation zu nutzen. Wir brauchen Automatisierungen, um den Wohlstand unserer Gesellschaft zu erhalten. Nicht nur in der öffentlichen Verwaltung gibt es aufgrund des demografischen Wandels weniger Personal für immer mehr Anforderungen. Hinzu kommen Entwicklungen wie alternative Arbeitszeitmodelle, Teilzeitarbeit und ähnliche Tendenzen am Arbeitsmarkt. Aus diesen Faktoren ergibt sich der logische Schluss, dass Automatisierungen notwendig sind. Fabasoft stellt daher künftig noch weitere Anwendungsfälle bereit, die nach demselben Vorgehensmodell rasch und sichtbar einen klaren Nutzen für die öffentliche Verwaltung schaffen – aber auch für die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen als Kunden der Behörden. Wenn die öffentliche Verwaltung weniger Ressourcen in die Datenverarbeitung stecken muss, bleibt mehr Zeit und Geld für die wesentlichen Anforderungen, die eine moderne Behörde zu bewältigen hat.
Weitere Informationen zur Automatisierung von Fabasoft finden Sie hier: https://www.fabasoft.com/de/produkte/on-egov/automatisierung
