Die fortschreitende Digitalisierung prägt nicht nur den technologischen Fortschritt, sondern revolutioniert auch die Art und Weise, wie Unternehmen Ausschreibungen handhaben. Insbesondere bei Großprojekten wie dem Kraftwerksbau umfassen Vergabeverfahren oftmals Tausende von Dokumenten, deren Bearbeitung und Fertigstellung äußerst zeitaufwendig ist.
In diesem Artikel erläutere ich die Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei Ausschreibungen im Anlagenbau konfrontiert sind. Zudem zeige ich auf, wie KI-gestützte Daten- und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) diesen begegnen, um den Prozess der Angebotsabgabe zu beschleunigen.
Die Herausforderungen bei der Prüfung von Ausschreibungen
Ausschreibungsunterlagen für Kraftwerksprojekte sind enorm umfangreich und enthalten eine Vielzahl von technischen, rechtlichen und kommerziellen Informationen. In der Regel umfassen derartige Ausschreibungen mehrere Tausend Vergabeunterlagen, die oftmals Hunderte Seiten lang sind. Darunter fallen Vertragsbedingungen, technische Spezifikationen, Leistungsbeschreibungen oder Qualifikationsanforderungen. Die Aufarbeitung dieser umfangreichen Dokumentation benötigt viel Zeit, Ressourcen sowie erfahrenes Fachpersonal aus unterschiedlichsten Abteilungen.
Der hohe Wettbewerbsdruck unter den Bietenden erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine effektive Kostenkontrolle. Gleichzeitig stellt die Einhaltung strenger gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen eine kontinuierliche Herausforderung dar. Schwierige Vertragsverhandlungen, das Management von Lieferanten und Subunternehmern sowie die Berücksichtigung von Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekten tragen zu dieser Vielschichtigkeit zusätzlich bei.
KI als Gamechanger
Die vielfältigen Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz (KI) spielen eine entscheidende Rolle dabei, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Prozesse signifikant zu beschleunigen:
Vorqualifizierung der Ausschreibungsunterlagen mittels KI
Die KI zieht durch die Analyse von bereits abgegebenen Angeboten mit ähnlichen Fragestellungen eigenständige Schlussfolgerungen und liefert die idealen Antwortvorschläge. Darüber hinaus weist sie auf potenziell notwendige Angebotsbestandteile hin, die unter bestimmten Umständen erforderlich sind.
Ein Beispiel stellt etwa die Berücksichtigung zusätzlicher Kosten für die Isolierung eines Anlagengebäudes bei extremen Außentemperaturen dar. Hier greift die KI auf eine Art „Lessons Learned“-Sammlung (Wissensdatenbank) aus vergangenen Projekten zurück und generiert darauf aufbauende Vorschläge.
Die Stärken der KI mit einem Dokumentenmanagementsystem nutzen
Ein KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet die idealen Werkzeuge, um bei großen Ausschreibungen, wie etwa im Kraftwerksbau üblich, den Überblick über die Vielzahl von Unterlagen zu behalten. Dank einer gemeinsamen Datenumgebung ermöglicht das DMS die effiziente Verwaltung und Suche von abteilungsübergreifenden Informationen. Fachkräfte greifen jederzeit schnell und ortsunabhängig auf die benötigten Unterlagen zu, was die Zusammenstellung von Angeboten erleichtert.
Des Weiteren ergänzt ein smartes Dokumentenmanagementsystem wichtige Informationen der Ausschreibungsunterlagen um Metadaten und automatisiert die Zuweisung von Aufgaben inklusive dazugehöriger Fristen sowie das Überprüfen wichtiger Dokumente. Auf diese Weise lassen sich die Abläufe von Ausschreibungen wesentlich beschleunigen.
Automatisierte Antworten auf RFPs und RFIs generieren
Durch die Verbindung der entsprechenden Daten mit einer KI-gesteuerten Technologie ist es möglich, bestimmte Fragen aus einer Ausschreibung zu kopieren und einzufügen. Die Künstliche Intelligenz erstellt anschließend aus den Informationen der Datenquellen – einschließlich früherer RFPs (Requests for Proposals) und RFIs (Requests for Information) – automatisch korrekte Antwortvorschläge in Sekundenschnelle.
Bessere Risikobewertungen mit KI-gestützter Datenanalyse
Um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten, ist es wichtig, potenzielle Gefahren und Unsicherheiten durch eine umfassende Risikobewertung zu identifizieren. Dadurch minimieren Unternehmen bestimmte Risiken wie Kostenüberschreitungen und stellen die erfolgreiche Umsetzung von Großprojekten sicher.
Durch das vorhandene Wissen von ehemaligen Ausschreibungen ist es möglich, KI-gesteuerte Risikobeurteilungen durchzuführen. Die Künstliche Intelligenz weist auf unklare Formulierungen oder unspezifische Anforderungen hin und hebt derartige Passagen nicht nur optisch hervor, sondern kennzeichnet auch „risikobehaftete Anforderungen“. Das reduziert manuelle Aufgaben, sorgt dafür, dass bestimmte Kriterien nicht übersehen werden und verbessert die Genauigkeit der Risikobewertung. Dadurch lassen sich fundierte Entscheidungen auf Grundlage der vorliegenden Daten treffen.
Zeiteinsparung durch effiziente Kennzeichnung geänderter Anforderungen
Eine der entscheidenden Stärken der Künstlichen Intelligenz liegt in der Fähigkeit, zwei Angebotsrevisionen miteinander zu vergleichen und entsprechende Abweichungen in Sekundenschnelle zu erkennen. Das führt zu einer wesentlichen Zeitersparnis und zu einer höheren Qualität.
Effiziente Angebotsprozesse dank KI-gestütztem DMS
Gerade bei umfangreichen Ausschreibungen für Anlagen- und Kraftwerksprojekte ist eine effiziente Angebotsabgabe entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Ein KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet die idealen Werkzeuge, um die dabei aufkommenden Datenströme schnell und sicher zu verwalten.
Durch die automatisierte Datenanalyse großer Dokumentenmengen, die Kennzeichnung von Unklarheiten sowie das Ziehen von Schlussfolgerungen aus früheren Projekten unterstützt die KI wesentlich bei den Herausforderungen moderner Ausschreibungsprozesse. Die Zukunft derartiger Ausschreibungen ist geprägt von Präzision, Effizienz und intelligentem Daten- und Dokumentenmanagement, getrieben durch die vielfältigen Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz.
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