Verträge enthalten eine Vielzahl von Verpflichtungen, die Unternehmen erfüllen müssen, um rechtliche, wirtschaftliche und reputationsbezogene Risiken zu vermeiden. Dazu gehören neben den unmittelbaren, vereinbarten Leistungen auch gesetzliche Anforderungen, interne Richtlinien und branchenspezifische Standards.
Um jene Compliance-Vorgaben einzuhalten und folglich finanzielle Schäden (u. a. Vertragsstrafen, Umsatzentgang oder Schadensersatzforderungen) zu verhindern, bedarf es einer laufenden Prüfung und Überwachung sämtlicher Vereinbarungen. Doch mit steigender Menge und Vielschichtigkeit der Regelwerke ist dies auf manuellem Wege mittlerweile nicht mehr umsetzbar. Beispiele, darunter das deutsche LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz), die neue EU-Verordnung DORA (Digital Operational Resilience Act) im Finanzsektor oder die bereits bekannte DSGVO, machen die Notwendigkeit der Prozessdigitalisierung deutlich.
Wie ein modernes, digitales Vertragsmanagement Unternehmen dabei unterstützt, ihre Abläufe zu beschleunigen und gleichzeitig bestehende Sorgfaltspflichten einzuhalten, erläutert Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, einem der europaweit führenden Anbieter von Vertragsmanagement-Software:
1. Vertragsrelevante Informationen an einem Ort bündeln
Damit alle Informationen überschaubar bleiben, müssen Unternehmen mit einem digitalen Vertragsarchiv einen „Single Point of Truth“ schaffen, in dem sämtliche Unterlagen revisionssicher gespeichert sind. Dieser bildet die Basis, um sowohl den bestehenden Vertragsbestand als auch die künftige Erstellung von Vereinbarungen regelkonform zu managen. Bei der Erzeugung neuer Verträge gelangen die je nach Geschäftsfall individuellen Metadaten nach der direkten Erfassung in der digitalen Vertragsakte automatisch in das Dokument. Zusätzlich sorgt die Verwendung von Vertragsvorlagen und Klauselbibliotheken dafür, dass alle notwendigen und aktuell gültigen Vorgaben Berücksichtigung finden. Die Vorlagen setzen die Rechtsexpert:innen im Vorfeld auf, Änderungen an den Textpassagen führen nur die im jeweiligen Kontext berechtigten Personen durch. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch das Fehlerrisiko.
2. Digitale Geschäftsprozesse etablieren
Um rechtliche und organisatorische Vorgaben wie Prüfschritte, Risikobewertungen oder Genehmigungsrichtlinien verlässlich einzuhalten, unterstützen zudem strukturierte Prozesse. Damit sind alle gemäß Compliance-Vorschriften zu involvierenden Abteilungen (darunter Legal, Purchasing oder andere Bereiche) nachweislich in die Workflows miteinbezogen.
Der jeweilige Geschäftsfall ist dabei entscheidend, wie der Prozess abläuft. Zum Beispiel die Notwendigkeit des Vieraugenprinzips ab einer bestimmten Vertragssumme oder die Einbindung des CISOs (Chief Information Security Officers) bei Softwareentscheidungen.
Auch beim Lieferantenmanagement kommen digitale Workflows zum Einsatz: Diese ermöglichen ein nachweislich sorgfältiges Sourcing neuer Lieferanten. Zum Beispiel in Form einer gesteuerten Sicherheitsüberprüfung bei Anbietern kritischer IT-Dienstleistungen (DORA) oder einer automatisierten Erinnerung an auslaufende, zu erneuernde Zertifikate und Nachweise (u. a. beim LkSG). Nach dem erfolgreichen Generieren der Vereinbarungen verläuft der Zeichnungsprozess dank fortgeschrittener, oder wo benötigt, qualifizierter elektronischer Signatur schnell, sicher und nachvollziehbar.
3. Automatisiertes Reporting erstellen
Bei laufenden Verträgen müssen Unternehmen regelmäßig ein Monitoring und Reporting durchführen, um den Überblick über Compliance-Risiken zu behalten. Sind alle relevanten Informationen bereits im Voraus in der digitalen Akte hinterlegt, funktioniert dies auf Knopfdruck. Der Einsatz automatisierter Auswertungen bietet sich speziell dann an, wenn Betriebe der Berichtspflicht, etwa bei der Datenverarbeitung, unterliegen oder bei jährlichen und Ad-hoc-Revisionen.
Zusätzlich lassen sich Risikoauswertungen oder andere Berichte durch die Verwendung des „externen Bereichs“ von Fabasoft Contracts einfach und medienbruchfrei mit den Aufsichtsbehörden teilen. Alle internen und externen Beteiligten greifen auf die in passwortgeschützten Datenräumen abgelegten Dokumente bzw. Unterlagen zu, die so zu keiner Zeit die sichere Cloud verlassen.
Fazit
Compliance-Anforderungen legen einheitliche Vorgehensweisen bzw. Spielregeln fest, die zum Schutz der Firmen und deren Stakeholder dienen. Verhalten sich Unternehmen „compliant“, minimieren sie einerseits rechtliche und wirtschaftliche Risiken, andererseits stärken sie ihre Kundenbeziehungen nachhaltig. Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt dabei, neue sowie laufende Vereinbarungen zu überwachen und damit die Sorgfaltspflichten jederzeit zu erfüllen. Mit der Definition der richtigen digitalen Prozesse gelingt dies schnell, effizient und revisionssicher.
