Das Jahr 2023 hat gezeigt, dass die Digitalisierung im Vertragsmanagement nicht länger nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit ist, um langfristig zukunftssicher zu agieren. Unternehmen, die auf smarte Vertragsmanagement-Tools setzen, profitieren von zahlreichen Vorteilen: nahtlose Prozesse, schnellere Vertragsabschlüsse, erfolgreiche Risikominimierung und gesteigerte Transparenz.
Pünktlich zum Jahresende haben wir fünf Neujahrsvorsätze für Sie, um das Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen noch effizienter und zielgerichteter zu gestalten.
1. Ich habe jederzeit die benötigten Antworten zur Hand.
Jederzeitige Auskunftsfähigkeit ist in vertragsintensiven Bereichen wie in Rechtsabteilungen, im Einkauf oder im Vertrieb von besonderer Relevanz. Um auf alle Unterlagen schnell zugreifen zu können, müssen Unternehmen mithilfe eines digitalen Archivs einen „Single Point of Truth“ schaffen, der sämtliche Informationen an einer Stelle bündelt. Über eine semantische Volltextsuche inklusive zahlreicher Filtermöglichkeiten erhalten die Verantwortlichen schon bei der Eingabe weniger Schlagwörter die gewünschten Ergebnisse aus dem Vertragsbestand. Dank mobiler App stehen jene Informationen selbst unterwegs oder in Verhandlungssituationen immer zur Verfügung.
2. Ich halte Compliance-Vorgaben verlässlich ein.
Mit steigenden regulatorischen Anforderungen ist es für Unternehmen herausfordernder denn je, Compliance-Vorgaben zu überblicken und in Verträgen zu verankern. Der Einsatz der richtigen digitalen Tools gibt den Verantwortlichen die nötige Sicherheit, dass sie allen erforderlichen Sorgfaltspflichten nachweislich nachkommen. Die Verwendung von geprüften Vertragsvorlagen und stets aktuell gehaltenen Klauselbibliotheken sorgt dafür, dass sämtliche notwendigen und gültigen Vorgaben Berücksichtigung finden. Änderungen an den Textpassagen führen nur die im jeweiligen Kontext berechtigten Personen durch. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch das Fehlerrisiko.
3. Ich bewältige entspannt Audit- und Prüfsituationen.
Berichte auf Knopfdruck zu generieren – das funktioniert bei anfänglicher, richtiger Hinterlegung der auszuwertenden Daten. Speziell wenn Betriebe der Berichtspflicht, etwa bei der Datenverarbeitung, unterliegen, oder bei jährlichen und Ad-hoc-Revisionen, bietet sich der Einsatz automatisierter Auswertungen an. Individuelle Gestaltungsoptionen in den Vertragslisten, kombiniert mit vielfältigen Sortier-, Filter- und Analysemöglichkeiten, sind die Basis für eine rasche und einfache Erstellung dynamischer Berichte. Auch die Beantwortung von Ad-hoc-Anfragen in Prüfsituationen gelingt damit mühelos.
4. Ich vermeide Risiken in der Zusammenarbeit mit meinen Partnern.
Um ressourcenschonende und vor allem sichere Geschäftsprozesse zu etablieren, muss die Vermeidung von Medienbrüchen stets ein Kernelement der Digitalisierung sein. Sind bei der Zusammenarbeit mit Externen mehrere Systeme in Verwendung, kann es leicht passieren, den Überblick über den Status von laufenden Prozessen zu verlieren. Zusätzlich beeinträchtigt das Teilen von Dokumenten via E-Mail oder über unsichere Plattformen auch die Cybersicherheit. Durch die Integration der externen Partner in die Vertragsmanagement-Software greifen bei Fabasoft Contracts alle Beteiligten auf eine gemeinsame Version eines Dokuments zu, ohne das Medium zu wechseln. Die direkte Einbindung in Prüf-, Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse führt zu einer enormen Aufwandsreduktion und vermeidet Sicherheitsrisiken.
5. Ich habe wieder ausreichend Zeit für meine Hauptaufgaben.
Die Verwendung von digitalen Geschäftsprozessen reduziert den administrativen Arbeitsaufwand durch die Automatisierung von Routineaufgaben. So unterstützt im Vertragsmanagement eine intelligente Software wie Fabasoft Contracts bei zahlreichen Tätigkeiten entlang des Vertragslebenszyklus. Die KI liest etwa bei der Digitalisierung von Vereinbarungen automatisch relevante Inhalte wie Vertragspartner, -summe oder Kündigungsfristen aus und ermöglicht damit die standardisierte Extraktion sowie Klassifizierung von Metadaten. Damit gehört das händische Warten von Listen oder Auswertungen der Vergangenheit an.
Vorsätze mit digitalem Vertragsmanagement einfach umsetzen
Die Features einer modernen Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts unterstützen dabei, „alte“ Gewohnheiten abzulegen und sich bewusst für neue Wege zu entscheiden. Eine smarte Software reduziert manuellen Aufwand, Fehlerpotenzial und Risiken signifikant und trägt dazu bei, Wettbewerbsvorteile zu erschließen. Damit gelingt Ihnen die nachhaltige Umsetzung Ihrer Unternehmensziele.
Wir wünschen Ihnen einen gelungenen Jahresausklang und einen erfolgreichen Start in das neue Jahr!
