Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs. Steigende regulatorische Vorgaben stellen jedoch eine zunehmende Herausforderung beim Handling dieser Unterlagen dar. Digitales Vertragsmanagement unterstützt Rechtsabteilungen, diese Anforderungen zu meistern. Ein smartes Tool prüft und verwaltet sämtliche Vereinbarungen eines Unternehmens und bewahrt sie revisionssicher an einem Ort auf. Das cloudbasierte Standardprodukt Fabasoft Contracts bietet neben grundlegenden Funktionen wie der intelligenten Suche zahlreiche Features zur Digitalisierung entlang des Vertragslebenszyklus. Dabei überzeugt die Vertragsmanagement-Software besonders mit international anerkannten Zertifikaten, die höchste Datenschutz- und Informationssicherheitsstandards belegen.
Herausforderungen bei der manuellen Vertragsverwaltung
Das Vertragsmanagement umfasst wichtige Aufgaben wie Informationen aus dem Vertragsarchiv zu finden, einen Überblick herzustellen oder ein effektives Fristenmanagement zu betreiben. Hinzu kommt die Pflege von Kunden- und Lieferantenbeziehungen auf Basis umfangreicher Vereinbarungen, also die Berücksichtigung von Rechten, Pflichten und Zeitplänen im Arbeitsalltag. Zahlreiche Firmen steuern die Organisation ihrer Unterlagen immer noch manuell und von unterschiedlichen Stellen im Unternehmen, was viele einzelne Arbeitsschritte nach sich zieht. Zudem erweisen sich analoge Verwaltungssysteme in Relation zu den gesetzlichen Anforderungen, denen Rechtsabteilungen heute gegenüberstehen, als weniger agil. Ein digitales Werkzeug unterstützt effizientes Vertragsmanagement unter anderem durch weitgehende Prozessautomatisierungen.
Anforderungen an ein digitales Vertragsmanagement
Für Unternehmen steht daher nicht die Frage im Raum, ob es sich lohnt, das Vertragsmanagement zu digitalisieren, sondern wie. Fabasoft Contracts zeichnet sich durch Transparenz und Nachvollziehbarkeit aus und punktet mit zahlreichen Features, die einen vollständigen Überblick über das digitale Aktenarchiv gewähren. Dazu zählen eine semantische Volltextsuche zum Finden und Filtern von Daten, eine lückenlose Nachverfolgung jeglicher Änderungen sowie ein automatisiertes Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion. Der integrierte, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender übernimmt Termine und Änderungen medienbruchfrei. Der Fristenkalender bildet demnach stets den aktuellen Status ab und weist auf Wunsch durch Erinnerungen via E-Mail-Benachrichtigungen oder Push-Notifications auf anstehenden Handlungsbedarf hin.
Bei Fabasoft Contracts wird Datenschutz großgeschrieben. Deshalb kombiniert das digitale Tool die Vorteile einer Cloud mit europäischem Datensicherheitsniveau. Regelmäßige Zertifizierungen und Testate durch unabhängige Prüfungsinstanzen bestätigen die höchsten Qualitäts-, Sicherheits- und Servicestandards von Contracts.
Von A wie Automatisierung bis Z wie Zusammenarbeit
Fabasoft Contracts ist folglich die erste Wahl, wenn es um die gesamtheitliche Digitalisierung des Vertragsmanagements geht. Das intelligente Tool steht für maximale Automatisierung mit minimalem Aufwand, was zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag der Rechtsabteilungen führt. Zudem ermöglicht es eine sichere und unkomplizierte Zusammenarbeit der Verantwortlichen mit internen Abteilungen und externen Partnern wie Kunden oder Lieferanten. Vor allem aber trägt die Software dazu bei, den Anforderungen der digitalisierten Arbeitswelt auch in Zukunft gerecht zu werden.
Sie möchten sich selbst von den Vorteilen der Vertragsmanagement-Software überzeugen? Fabasoft Contracts steht 28 Tage unverbindlich und kostenlos zum Testen zur Verfügung.
