In Organisationen mit mehreren Abteilungen, deren Mitarbeitende an verschiedenen Standorten arbeiten, stellt die Koordination und Zusammenarbeit oft eine Herausforderung dar. Das führt nicht nur zu zeitaufwendigen, sondern auch zu fehleranfälligen Arbeitsprozessen. Ein gut organisiertes Workflow Management trägt dazu bei, die Zusammenarbeit zu erleichtern und nachvollziehbarer zu gestalten, indem es eine präzise Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten ermöglicht.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow lässt sich als strukturierte Abfolge von bestimmten Aktivitäten beschreiben. Diese besteht aus mehreren einzelnen, oft wiederholbaren Tätigkeiten, die in einem zeitlichen und logischen Zusammenhang stehen. Diese haben immer einen Start- und einen Endpunkt, der einen Prozess auslöst oder beendet.
Welche Arten von Workflows gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Workflows, wobei folgende die relevantesten sind:
- In sequenziellen Workflows werden Arbeitsschritte in einer festen Reihenfolge geplant, wobei jede Aktivität erst nach Abschluss des vorherigen Schrittes beginnt.
- Regelbasierte Workflow-Verarbeitung initiiert nachfolgende Aktivitäten anhand von definierten Workflow-Regeln.
- Bei paralleler Workflow-Verarbeitung erfolgen mindestens zwei Schritte in einer Gruppe gleichzeitig und unabhängig voneinander. Die nächste Aktivität startet nach Abschluss aller Schritte in dieser Gruppe.
- Im Split-Merge-Workflow teilt sich der Workflow in mehrere Teilprozesse auf, die parallel ausgeführt und später wieder zu einem Prozess zusammengeführt werden.
- Anwendungsgesteuerte und Ad-hoc-Workflow-Verarbeitung ermöglichen Benutzern die manuelle Delegation oder das Überspringen von Arbeitsschritten.
- Fallbezogene Workflows sind nützlich, wenn nicht alle Schritte von Anfang bis Ende vorab bekannt sind. Sie verwenden „Was, wenn“-Regeln, was in Situationen wie technischen Supportanfragen hilfreich ist.
- Prozessorientierte Workflows wiederholen sich kontinuierlich, wie beispielsweise im Rechnungswesen von Unternehmen. Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst, abgeglichen und nur im Falle von Diskrepanzen von Ihrem Team bearbeitet, sodass es sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kann.
- Projektbezogene Workflows kombinieren Elemente aus fallbezogenen und prozessorientierten Abläufen, und sie werden üblicherweise in größeren Projekten verwendet.
Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einem Geschäftsprozess (BPM)?
Ein Geschäftsprozess fokussiert sich auf betriebswirtschaftliche Aspekte und die Darstellung von Arbeitsschritten, während ein Workflow detaillierte technische Arbeitsschritte beschreibt. Geschäftsprozesse haben eine strategische Bedeutung, da sie auf einer fachlichen Ebene definieren, „was“ getan werden muss, jedoch weniger detailliert sind als Workflows.
Im Gegensatz dazu beschreibt ein Workflow nicht nur das „was“, sondern auch das „wer“, ähnlich einer präzisen Arbeitsanweisung. Dies ermöglicht es, Mitarbeiter bei der Arbeit zu unterstützen oder sogar die automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. Workflows spielen eine wichtige Rolle bei der genauen Koordination von Geschäftsprozessen.
Was bedeutet BPMN?
BPMN steht für Business Process Model and Notation und bezeichnet eine grafische Spezifikationssprache im Prozessmanagement, also eine visuelle Geschäftsprozessmodellierung. Heute ist vorrangig von BPMN 2.0 die Rede, dem aktuellen Standard zur Geschäftsprozessmodellierung. In dieser Spezifikationssprache gibt es festgelegte Symbole für die jeweiligen Prozesse und Aktionen. Arbeitsschritte lassen sich damit einheitlich und für alle Mitarbeitenden verständlich darstellen. Verantwortlichkeiten werden nachvollziehbar zugewiesen.
Was sind die Ziele des Workflow-Managements?
Neben dem Hauptziel des Workflow-Managements, der Koordination aller Mitarbeitenden des Unternehmens sowie der Kontrolle des Prozessablaufs, hat ein strukturiertes Workflow-Management weitere Vorteile:
- Verbesserung der Qualität von Arbeitsabläufen
- Digitalisierung analoger oder manueller Prozesse
- Standardisierung von Geschäftsprozessen
- Reduzierung von Arbeitsaufwand und Kosten
- Vermeidung von Medienbrüchen
- Erhöhung der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Prozessen
- Erhöhte Transparenz
Was ist ein Workflow Management System?
Bei einem Workflow Management System handelt es sich um eine Software, die sämtliche Workflows in einem Unternehmen steuert, überwacht und analysiert. Damit erstellen und modellieren auch Mitarbeitende ohne technische Kenntnisse Workflows. Solche Systeme bieten sowohl standardisierte Arbeitsprozesse als auch Anpassungsfunktionen, mit denen sich individuelle, auf das Unternehmen zugeschnittene Abläufe erstellen lassen. Am vorteilhaftesten sind hier All-in-One Content Management Systeme (CMS) wie Xpublisher, in die eine Workflow Engine direkt integriert ist. So muss keine einzelne Workflow Engine in die bestehende Infrastruktur eines Unternehmens eingebunden werden.
Welche Herausforderungen gibt es im Workflow Management?
Starr definierte Workflows stellen Unternehmen oft vor Herausforderungen, wenn unvorhersehbare Ereignisse eintreten. Lässt sich dann der Workflow nicht direkt anpassen, kommt es zu einer Verzögerung oder zum Stillstand des Prozesses.
Weiterhin haben viele Systeme lediglich vordefinierte Prozesse, die nicht genau auf die jeweilige Unternehmenslogik abgestimmt sind. Wichtig ist daher ein System, in dem ein Unternehmen die Prozesse anpassen und auf seine Bedürfnisse ausrichten kann. Xpublisher bietet neben den vordefinierten Workflows sogenannte Ad-hoc-Workflows, mit denen die Mitarbeitenden die Arbeitsabläufe agil anpassen.
Xpublisher als workflowbasiertes End-to-end CMS
Xpublisher ist eine End-to-end Multichannel-Publishing Software mit integrierter Workflow Engine. Mittels der integrierten Workflow Engine werden direkt im System die entsprechenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen als auch verwaltet. Von der Themenfindung über die Inhaltserstellung bis hin zur Veröffentlichung und Recycling des Inhalts auf allen relevanten Kanälen findet der gesamte Content Lifecycle innerhalb der Software statt.
