„Human Resources“ (HR) stellen einen der wesentlichsten Faktoren für den Unternehmenserfolg dar. Die Personal- bzw. HR-Abteilungen sind für den gesamten „Personallebenszyklus“ verantwortlich – vom Recruiting und Onboarding über die Förderung und den zielgerichteten Einsatz der Belegschaft bis zum Ausscheiden der Mitarbeitenden. Durch den Wandel in der Arbeitswelt und den Fachkräftemangel ergeben sich in diesem Bereich neue Herausforderungen. Im Interview erklärt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Talents GmbH, wie die digitale Personalakte zum Managen der HR-Prozesse dazu beiträgt, diese Entwicklungen erfolgreich zu meistern.
Talente sind heute gefragter denn je, Stichwort Fachkräftemangel. Dahingehend erregt schon der Produktname Aufmerksamkeit: Was ist Talents on Fabasoft PROCECO, wozu dient es?
Robin Schmeisser: Fabasoft Talents, unsere digitale Personalakte, ist eine Software zum hochsicheren und raschen Managen von HR-Prozessen. Als „Single Source of Truth“ bietet sie die Möglichkeit, die Verantwortlichen für Personalagenden in internen Abteilungen, Führungskräfte und bestehende wie potenzielle Mitarbeitende in die digitalen Workflows einzubinden. Unsere Solution erfüllt maximale Sicherheitsstandards und unterstützt über den gesamten „Personallebenszyklus“ hinweg: Vom Recruiting und Onboarding über die Personalentwicklung bis zur Bewilligung von Abwesenheiten und Homeoffice. Sie deckt auch die Bereitstellung und den Austausch von Dokumenten inklusive der Archivierung sämtlicher Unterlagen ab. Dabei sind zu jeder Zeit höchste Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit unter Einhaltung der DSGVO sichergestellt. Genau das, was es angesichts der geänderten Bedingungen am Arbeitsmarkt und des Fachkräftemangels braucht.
Ein interessanter Zugang: Warum sind digitalisierte HR-Prozesse das „Wundermittel“ gegen den Fachkräftemangel und der Weg, mit den aktuellen Entwicklungen am Arbeitsmarkt Schritt zu halten?
Robin Schmeisser: Heute wählen Fachkräfte das für sie passende Unternehmen aus. Nachhaltigkeit, Wohlfühlatmosphäre, Familienfreundlichkeit und Work-Life-Balance spielen dabei eine ebenso bedeutende Rolle wie Aufgaben mit Sinn, Werte und Authentizität. Im Wettbewerb um Talente ist demnach – neben kurzen Reaktionszeiten – ein individuelles Bewerbungs- und Skillsmanagement entscheidend, das die Kandidat:innen und Mitarbeiter:innen in den Fokus rückt und langfristig motiviert. Hinzu kommen immer mehr und vielschichtigere Tätigkeiten, die in allen Abteilungen zu bewältigen sind. Diese Trends in der Arbeitswelt erfordern ein Um- bzw. Neudenken im HR-Bereich. An digitalisierten HR-Prozessen mit hohem Automatisierungsgrad und Selfservice-Funktionen, wie sie unsere digitale Personalakte Fabasoft Talents bietet, führt daher kein Weg vorbei.
HR-Tools im Personalmanagement sind nicht neu. Wodurch hebt sich Talents vom Mitbewerb ab?
Robin Schmeisser: Im Personalwesen sind Inklusion und folglich Barrierefreiheit genauso unerlässlich wie die Sicherheit der streng vertraulichen, personenbezogenen Daten. Unsere digitale Personalakte läuft im Fabasoft PROCECO Ökosystem auf Basis der Fabasoft Cloud und erfüllt diese Anforderungen. Zahlreiche international anerkannte Zertifizierungen, darunter das C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik und die Bescheinigung nach IDW PS 880 für revisionssichere Archivierung, belegen das maximale Sicherheitsniveau. Insbesondere der EU Cloud Code of Conduct nach Level 3 weist den höchsten europäischen Datenschutzstandard unter Einhaltung der DSGVO nach. Darüber hinaus sorgen ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Log-in dafür, dass ausschließlich berechtigte Personen auf die Daten und Unterlagen Zugriff haben. In puncto Accessibility entspricht die Fabasoft Cloud den Richtlinien für barrierefreie Webinhalte (WCAG, Web Content Accessibility Guidelines, Anm.) und ist mit dem WACA-Zertifikat (Web Accessibility Certificate, Anm.) in Silber ausgezeichnet. Durch das Maximum an Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit hebt sich Fabasoft Talents klar von anderen Softwareprodukten dieser Art ab. Hervorzuheben sind auch die effizienten, nahtlos in einer Solution ablaufenden Prozesse entlang des gesamten Personallebenszyklus.
Welcher konkrete Nutzen ergibt sich durch die digitale Personalakte beim Recruiting, bei der Personalentwicklung und bei Routinetätigkeiten?
Robin Schmeisser: Fabasoft Talents erweist sich schon beim Recruiting als überaus hilfreich. Online- oder Initiativbewerbungen über die Website gelangen sofort in eine vom System erstellte Bewerberakte und in wenigen Minuten von der HR-Abteilung zur zuständigen Führungskraft. Geeignete Kandidat:innen erhalten schnell eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass sie andere Jobangebote annehmen. Bei einer Zusage leitet die Software im Zuge des Eintrittsworkflows die Unterlagen aus der Bewerberakte direkt in die Personalakte über. Dort finden bei aufrechtem Dienstverhältnis nicht nur der Austausch und die Ablage von Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen oder Bildungsnachweise statt, sondern auch die Beantragung und Freigabe von Homeoffice- bzw. Abwesenheitsanträgen. Bei der Personalentwicklung unterstützt das integrierte Skillsmanagement, das für die Erfassung, Validierung und Auswertung der Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder sorgt. Gleichzeitig vereinfacht es Stellenausschreibungen und zeigt etwaigen Fortbildungsbedarf auf. Damit lassen sich offene Positionen rasch intern besetzen und Veränderungswünsche von Mitarbeitenden berücksichtigen. Scheiden Beschäftige aus dem Unternehmen aus, ist eine revisionssichere Archivierung der Unterlagen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sichergestellt. Insgesamt trägt die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zu einer signifikanten Minimierung des Verwaltungsaufwands im HR-Bereich und gleichzeitig zur Qualitätssteigerung und Entlastung der Beteiligten bei. Zudem ermöglicht Fabasoft Talents kurze Reaktionszeiten und verbessert die Kommunikation – entscheidende Vorteile in Zeiten des Fachkräftemangels.
Welche Features beinhaltet die Software?
Robin Schmeisser: Fabasoft Talents beschleunigt alle HR-Prozesse, die von der Bewerberakte über die Personalakte bis ins Archiv ablaufen. Berechtigungen lassen sich sofort gezielt vergeben oder entziehen, unbefugter Zugriff so zur Gänze ausschließen. Die Daten zu jedem einzelnen Mitarbeitenden sind in der digitalen Personalakte abgelegt, alle Änderungen über die Zeitreise transparent und jederzeit nachvollziehbar. Die Möglichkeit, geprüfte Vorlagen für verschiedene Dokumententypen, beispielsweise Dienstverträge oder Gehaltsabrechnungen, zu generieren und zu verwenden sowie die automatisierte Zuordnung in vordefinierte Kategorien machen benötigte Unterlagen über die semantische Volltextsuche rasch auffindbar. Die Software verfügt auch über umfangreiche Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen zur Erstellung dynamischer Berichte – auf Knopfdruck. Sämtliche Informationen und To-dos sind übersichtlich in individualisierbaren Listen dargestellt. Die Verantwortlichen in HR-Abteilungen, Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten Erinnerungen an offene Aufgaben und können diese jederzeit und überall erledigen, selbst über mobile Endgeräte. Das vereinfacht die standardisierten Selfservice-Workflows zusätzlich. Und last, but not least: Die systemeigene digitale Signatur vervollständigt die Prozesse und trägt ebenfalls zur Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflichten bei.
Welche Voraussetzungen braucht es für die Implementierung von Talents und wie lange dauert es?
Robin Schmeisser: Nach der Entscheidung für Fabasoft Talents reicht ein aktueller Webbrowser für den Start. Das Standardprodukt lässt sich in kurzer Zeit in die bestehende IT-Landschaft integrieren und einfach an vorhandene HR-Systeme anbinden. Die Bedienung ist intuitiv und an die jeweiligen Kundenbedürfnisse anpassbar. Wir bieten darüber hinaus auch Schulungen an, um sich schnell mit der Handhabung vertraut zu machen. Die effizienten, sicheren Prozesse in der digitalen Personalakte von Fabasoft schaffen Freiraum für aktives, individuelles Bewerbungs- und Skillsmanagement – und den entscheidenden Vorsprung bei der Bewältigung der Herausforderungen in der Arbeitswelt von heute, vor allem des Fachkräftemangels.
