In jedem Unternehmen existiert eine Vielzahl von unterschiedlichen Verträgen – Kaufverträge, Dienstleistungsverträge oder auch Rahmenverträge mit Lieferanten und Kunden mit individuellen Laufzeiten, Fristen, Verlängerungsmodalitäten und Kündigungsoptionen.
Diese Verträge sind meist über verschiedene Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu Fachabteilungen – sprich, sie werden nicht zentral an einer Stelle verwaltet. Dabei den Überblick zu behalten, ist ohne eine Vertragsmanagement-Software nahezu unmöglich. Die Konsequenz: Verpasste Fristen, unnötige Vertragsverlängerungen und damit verbundene Kosten, unvollständige Unterlagen, oder gar rechtliche Probleme.
Die Lösung: Eine digitale Vertragsmanagement-Software
Grundsätzlich umfasst das Vertragsmanagement alle Schritte von der Erstellung und Verhandlung eines Vertrages über die Abwicklung, das Controlling und gegebenenfalls der Fortschreibung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Mit einem smarten Vertragsmanagement in der Cloud kann der gesamte Lebenszyklus des Vertrages einfach und effizient organisiert und kontrolliert werden.
Vorteil #1 Alle Informationen und Fristen im Blick
Digitale Vertragsmanagement-Tools bieten einen raschen und transparenten Überblick über alle Verträge sowie wichtige Vertragsdaten, die in einem Unternehmen eingesetzt werden. In der digitalen Vertragsverwaltung spielen Metadaten eine wichtige Rolle. Diese beschreiben den abgelegten Vertrag und fügen benutzerdefinierte Informationen, wie beispielsweise die Vertragsbedingungen, hinzu. Durch die automatische Einbettung von zentral hinterlegten Metadaten in Vertragsdokumenten werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und Fehlerquellen eliminiert.
Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängern sich viele Verträge oftmals automatisch und es entstehen unnötige Kosten. Mit einer cloudbasierten Vertragsverwaltungssoftware werden automatisch Erinnerungen zur Einhaltung von Terminen versendet. Alle beteiligten Parteien werden an vertraglich vereinbarte Pflichten erinnert und infolgedessen werden keine Fristen mehr versäumt.
Vorteil #2 Sicherheit für sensible Informationen
Verträge beinhalten oftmals vertrauliche und schützenswerte Informationen, die nur für einen bestimmten Personenkreis gedacht sind. Mit einem smarten Vertragsmanagement ist durch rollenspezifische Zugriffsrechte klar geregelt, wer auf welche Verträge zugreifen und wer diese auch bearbeiten darf. Durch eine Versionskontrolle kann jede Änderung revisionssicher nachvollzogen werden. Smarte Lösungen für das Life-Cycle-Management von Verträgen sind demnach ein wichtiger Baustein für die revisionssichere Archivierung und Versionierung von Verträgen. Sie schaffen höchste Sicherheit in Rechtsfragen, entsprechen den Compliance-Anforderungen und reduzieren geschäftliche Risiken für Unternehmen aller Branchen und Größen.
Vorteil #3 Mehr Effizienz durch smarte Prozesse
Durch die Digitalisierung von Verträgen und den dazugehörigen Geschäftsprozessen wird die Vertragsverwaltung inklusive sämtlicher zugehöriger Dokumente signifikant vereinfacht. Benötigte Prozesse können individuell mit dem grafischen Prozesseditor ohne Programmierkenntnisse modelliert und angepasst werden um vertragliche Lieferobjekte, deren Fristen und Compliance-Anforderungen optimal zu verwalten. Entscheidungen, Genehmigungsvorgänge und Arbeitsprozesse werden durch automatisierte Workflows digital abgewickelt, die Produktivität wird gesteigert und der Papierverbrauch sowie aufwändige Verwaltung in Excel-Listen und E-Mail-Kommunikation werden reduziert. Alle betroffenen internen Abteilungen und auch externe Vertragspartner oder Rechtsberater können so bereits vor Beginn der eigentlichen und über die gesamte Vertragslaufzeit hin involviert werden.
Fazit
Smarte Vertragsverwaltung eröffnet Ihnen viele Vorteile. Es erleichtert das Handling von Verträgen enorm und sorgt für mehr Transparenz, höhere Prozessgeschwindigkeit und eine bessere Zusammenarbeit aller Beteiligten. Diese Effektivitäts- und Effizienzpotenziale, die sich durch die konsequente Digitalisierung von Verträgen und den dazugehörigen unternehmensübergreifenden Prozessen ergeben, sollten Unternehmen in Zeiten von Industrie 4.0 nicht ungenutzt lassen. Gerne zeigen Ihnen mein Team und ich im Rahmen einer kurzen Online-Demo, wie Ihnen Fabasoft Contracts helfen kann, echten Mehrwert für Ihr Unternehmen zu erzielen.
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