Künstliche Intelligenz (KI) vereinfacht bereits in vielen Bereichen Geschäftsprozesse der modernen Wirtschaft. Auch im Vertragsmanagement nimmt der Einsatz von KI-basierten Tools eine immer bedeutendere Rolle ein, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und neue Chancen für Rechtsabteilungen zu eröffnen.
Verträge bilden die Basis jeder geschäftlichen Beziehung. Ihre Erstellung, Verwaltung und Analyse gestaltet sich auf manueller Art jedoch oft zeitaufwendig und fehleranfällig, was Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. KI hat das Potenzial, jene Prozesse grundlegend zu verändern und zu optimieren. Von der automatisierten Vertragserstellung über die intelligente Analyse bis hin zur Risikobewertung und Einhaltung rechtlicher Bestimmungen – KI-gestützte Vertragsmanagement-Software zeigt Betrieben neue Wege auf, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren. Welche Einsatzmöglichkeiten sich für das KI-Vertragsmanagement ergeben und welche Vorteile Unternehmen daraus ziehen, zeigen wir in folgendem Blogbeitrag.
Vereinbarungen automatisiert auf Compliance prüfen
Dank der Fähigkeit, große Textmengen auf Knopfdruck zu analysieren, spielt die KI in der Vertragsverhandlungsphase sowie bei laufenden Änderungen von Rechts- und Compliance-Vorgaben eine entscheidende Rolle. Möchte beispielsweise die Rechtsabteilung den gesamten Vertragsbestand hinsichtlich einer spezifischen Klausel kontrollieren, identifiziert die KI Abweichungen in der Formulierung und fehlende Inhalte automatisiert. Dies macht das manuelle Durchsuchen und Abgleichen von Dokumenten überflüssig und ermöglicht eine schnelle Überprüfung selbst umfangreicher Vertragswerke.
Nach Abschluss der Analyse bereitet das System die Ergebnisse je nach Vertragsakte übersichtlich auf und weist darauf hin, wo Handlungsbedarf besteht, etwa durch den Abschluss von Ergänzungsvereinbarungen. Mittels digitaler Workflows erstellt die Software an dieser Stelle automatisch die benötigten Verträge und startet die festgelegten Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse, inklusive direkter Einbindung der externen Partner. Speziell bei Gesetzesänderungen wie dem LkSG oder DORA, ist dieses Feature ein wertvolles Tool, um mit nur wenigen Mausklicks das gesamte Archiv auf Compliance zur Regulatorik zu überprüfen.
Zusammenfassungen erstellen lassen
Auch für Führungskräfte und Entscheider:innen hält die KI einige Vorteile bereit. Erhalten diese beispielsweise Verträge zur Genehmigung oder Unterzeichnung, fehlen ihnen im Arbeitsalltag oft die zeitlichen Kapazitäten, jene Unterlagen auf manuellem Weg sorgfältig zu prüfen. Um rasch eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu erhalten, kommt die künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die KI generiert automatisiert eine Zusammenfassung eines oder mehrerer Verträge und bereitet die Inhalte selbstständig und verständlich auf. Je nach Vertragsart, wie Miet-, Lieferanten- oder Wartungsvertrag, berücksichtigt die KI bei der Textanalyse die unterschiedliche Ausprägung der Dokumente. So gelingt der schnelle Überblick über die wichtigsten Informationen selbst bei umfangreichen und vielschichtigen Vertragswerken. Das Ergebnis sind kürzere Bearbeitungszeiten sowie raschere Entscheidungen und Vertragsabschlüsse.
Mit Verträgen „chatten“
Ergeben sich im Alltag spontane Fragen zu bestimmten Vereinbarungen, ermöglicht die KI mittels Chat-Funktion eine einfache und schnelle Beantwortung, selbst bei unübersichtlichen Thematiken. Die Verantwortlichen können sich dabei mit einem oder mehreren Verträgen gleichzeitig „unterhalten“ und die Dokumente auf semantischer Ebene durchsuchen. Die Formulierungen sind in natürlicher Sprache möglich, zum Beispiel: „Welche Daten werden vom Auftragnehmer verarbeitet?“ oder: „Was passiert bei nicht fristgerecht erfolgter Leistungserbringung?“ Die KI liefert in wenigen Sekunden die passende Antwort aus den Vertragsinhalten. Diese Funktion trägt zu wesentlichen Zeit- und Kosteneinsparungen bei, steigert die Produktivität und führt überdies zu einer höheren Zufriedenheit der Beschäftigten.
Fazit
Der Einsatz von KI im Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Die künstliche Intelligenz ermöglicht es, die Erstellung, Analyse und Verwaltung von Verträgen effizienter, präziser und weniger fehleranfällig zu gestalten. Dies senkt nicht nur operative Kosten, sondern minimiert auch rechtliche Risiken. Im Hinblick auf die stetig wachsende Vielschichtigkeit und Anzahl von Vereinbarungen ist der Einsatz von KI-gestützter Vertragsmanagement-Software längst mehr als ein technologischer Trend – er entwickelt sich vielmehr zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.
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