Im Beitrag „Digitale Lieferantendokumentation als Wettbewerbsvorteil“ habe ich dargelegt, dass eine lückenlose, normen- und richtlinienkonforme Technische Dokumentation das Um und Auf im Spezialmaschinen- und Anlagenbau ist und parallel zur Produktion bzw. Herstellung einer Anlage erfolgen sollte. Im Rahmen der Erstellung der Gesamtdokumentation nimmt die Lieferantendokumentation einen erheblichen Teil der Zeit in Anspruch. Die Komplexität dieses Prozesses bindet wertvolle Ressourcen in den Organisationen aller involvierten Partner entlang der Wertschöpfungskette und erfordert eine aufwendige Projektkoordination.
Prozessorientierte Cloudtechnologie ist der Schlüssel zu einer effizienten Herstellerdokumentation unter Einbindung aller Beteiligten. Dabei wird durch die Kombination der Vorteile einer Cloud mit jenen einer intelligenten, prozessorientierten Lieferantendokumentationssoftware der manuelle Aufwand reduziert und ein Höchstmaß an Automatisierung, Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit erreicht.
Der „Autopilot“ übernimmt: Effizienz durch automatisierte, unternehmensübergreifende Prozesse und Transparenz in der Cloud
Voraussetzung für die effiziente Nutzung einer cloudbasierten Lieferantendokumentation wie Approve on Fabasoft PROCECO ist eine abteilungs- und unternehmensübergreifende Prozessorganisation. Konkret geht es um sämtliche Prozessschritte, die zur Erstellung der Gesamtdokumentation für den Endkunden erforderlich sind und zwischen dem Hersteller bzw. Anlagenbauer, seinen Zulieferern – also Produktherstellern und deren Sublieferanten – und dem Kunden ablaufen. Im Maschinen- und Anlagenbau sind diese Prozesse besonders zeitintensiv und vielfach unübersichtlich: Zahllose Abstimmungsrunden, mehrstufige Reviews und Freigaben, eine Flut an oft ungeordnet umhergeleiteten Dokumenten und Unterlagen sowie einzuhaltenden Fristen bedeuten einen hohen Verwaltungsaufwand für alle Projektteilnehmer. Vor allem aber der Produkthersteller steht vor der großen Herausforderung, stets den Überblick zu bewahren. Die Prozesse zur Erstellung der Technischen Dokumentation über Unternehmensgrenzen hinweg zu digitalisieren, ist daher ein entscheidender Schritt zu mehr Effizienz in der Lieferantendokumentation.
Einfache Prozessmodellierung und -automatisierung mit dem BPMN-Editor
Ein grafischer Workflow-Editor nach BPMN-2.0 Standard (Business Process Model and Notation 2.0) hilft, individuelle, unternehmensübergreifende Prozesse einfach und ohne Programmierkenntnisse zu erstellen sowie alle Beteiligten in die Workflows zu integrieren. Dazu stehen fertige Prozessbausteine für Aufgaben wie Bearbeiten, Genehmigen und Freigeben zur Verfügung, die im BPMN-Editor den verschiedenen Projektteilnehmern zugeordnet und von der Fabasoft Workflow Engine ausgeführt werden. Beim Digitalisieren von Geschäftsprozessen empfiehlt es sich, auf Rollen bzw. Stellen aufzusetzen, um Anpassungen in den Workflows nach personellen Veränderungen zu vermeiden. Die Benutzer sehen die zu erledigenden Aufgaben in einer digitalen To-Do-Liste, dem sogenannten „Arbeitsvorrat“, und erhalten zudem auch eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Bearbeitung der Tasks kann je nach Bedarf sequenziell oder parallel erfolgen. Eine grafische Prozessübersicht stellt eine weitere Erleichterung für alle Beteiligten dar. Für einen direkten Datenaustausch bietet Approve auch zahlreiche Schnittstellen zur Anbindung an bestehende ERP- (SAP), CRM- und PIM-Systeme und unterstützt gängige Dateiformate und Standards.
Sind die Prozesse digitalisiert, übernimmt der „Autopilot“: Die aufwendige manuelle und fehleranfällige Projektkoordination des Herstellers über E-Mail, Telefon sowie umfangreiche Listen in Tabellenkalkulationsprogrammen wird durch automatisierte Abstimmungs-, Prüf- und Freigabeprozesse inklusive Fristenverwaltung mit Reminderfunktion ersetzt.
Volle Transparenz durch zentrale Datenspeicherung und jederzeitigen Zugriff
Sämtliche Dokumente und Daten sind nach dem „Single Source of Truth“-Prinzip zentral und sicher in der Cloud abgelegt. Alle berechtigten Benutzer haben permanent und von allen Geräten Zugriff auf die aktuellen Unterlagen. Durch die automatische Synchronisation ist das Arbeiten auch im Offline-Modus möglich, die Daten werden bei wieder vorhandener Internetverbindung ohne Zutun zurücksynchronisiert. Jede Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten interner wie externer Prozessbeteiligter wird revisionssicher festgehalten und ist so immer lückenlos nachvollziehbar, sämtliche Compliance-Anforderungen sind dadurch erfüllt. Der jederzeit verfügbare Gesamtüberblick über den Dokumentationsstand, sämtliche Prozesse sowie Aufgaben, Fristen und Termine reduziert den manuellen Aufwand, verhindert Fehler durch unterschiedliche Dokumentenversionen und Mehrkosten durch versäumte Fristen.
Lieferantendokumentation leicht gemacht
Die Anforderungen an die Lieferantendokumentation steigen ständig. Mit einer cloudbasierten Lieferantendokumentation wie Approve on Fabasoft PROCECO gelingt es dem Produkthersteller bzw. Anlagenbauer, einfach und schnell eine normen- und richtlinienkonforme Gesamtdokumentation für den Endkunden zu erstellen. Unternehmensübergreifende Prozesse laufen dabei digital und übersichtlich in der Cloud ab, automatisierte Workflows ersetzen unstrukturierten Daten- und Informationsaustausch sowie aufwendige Routinetätigkeiten. Alle entlang der Wertschöpfungskette beteiligten Parteien profitieren von einer signifikanten Zeitersparnis und mehr Produktivität. Sobald der „Autopilot“ übernimmt, steuert dieser in Richtung Unternehmenserfolg, wir müssen ihm nur das Ruder überlassen.
