Deutschland verpflichtet Unternehmen ab 2023 zur nachweislichen Kontrolle der Einhaltung internationaler Richtlinien zum Schutz der Menschenrechte und der Umwelt. Bei Verstößen drohen Haftungsansprüche. Global agierende Firmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden machen den Anfang, ab 2024 erweitert sich der Kreis auf Betriebe mit mehr als 1.000 Beschäftigten. Parallel dazu schreiten auf EU-Ebene die Arbeiten an einem entsprechenden Gesetzesentwurf voran. Ende 2021 soll dieser vorliegen und über die deutschen Regelungen hinausgehen. Unter Einbeziehung der zuständigen Unternehmensbereiche sind die Rechtsabteilungen gefordert, die Umsetzung rechtzeitig voranzutreiben. Mit analogen Werkzeugen eine zeitintensive Aufgabe, mit digitalen Tools ressourcenschonend.
Aufgaben, die nicht nur die Vertragsmanager adressieren
Aus dem Lieferkettengesetz leiten sich konkrete Maßnahmen für die betroffenen Unternehmen ab:
- Formulierung einer Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte
- Einrichtung eines Risikomanagements inklusive Präventions- und Abhilfemaßnahmen
- Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen im eigenen Geschäftsbereich und bei Zulieferern
- Etablierung eines Beschwerdeverfahrens
- Dokumentation und jährliche Berichterstattung
Das Lieferkettengesetz bringt somit einen Aufwand mit sich, der weit über die teils notwendige Anpassung bestehender Verträge hinausgeht. Die Umsetzung betrifft neben den Rechtsabteilungen vor allem Lieferanten-, Risikomanagement und Qualitätssicherung. Diese Bereiche sind einerseits bei der Implementierung, andererseits im Rahmen der Nachverfolgung und jährlichen Berichtspflicht gefordert.
Moderne Vertragsverwaltung beschleunigt die Umsetzung und reduziert den Aufwand
Auf Grundlage eines intelligenten, digitalen Vertragsmanagements reduziert sich der Zeitbedarf für die Umsetzung der gegebenen Anforderungen spürbar. Das betrifft sowohl die Einführung als auch das laufende Controlling, wenn eine smarte Vertragsverwaltung bei den folgenden Kernprozessen unterstützt:
Betroffene Verträge finden und anpassen
Zunächst gilt es, die relevanten Vereinbarungen zu ermitteln. Eine intelligente semantische Volltextsuche ermöglicht es, sogar die Inhalte eingescannter Dokumente im gesamten Vertragsarchiv anhand beliebiger Schlagwörter – beispielsweise Klauseln – zu finden. Tabellarische aufbereitete Listen mit Filter- und Suchoptionen erlauben die systematische Identifikation der gewünschten Kontrakte. Mit diesen Werkzeugen gelingt die Aufbereitung betroffener Vereinbarungen ohne langwierigen Rechercheaufwand. Die Anpassung bzw. Ergänzung von Verträgen zur Erfüllung des Lieferkettengesetzes auf Basis einer zentralen Klauselbibliothek erspart manuelle Eingriffe und bindet durch automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse betroffene Abteilungen und unternehmensexterne Lieferanten gleichermaßen ein.
In digitalen Vertragsakten umfassende Informationen für alle Akteure zur Verfügung stellen
Die wichtigsten Dokumente jeder Vertragsakte stellen die Vereinbarung per se inklusive der relevanten Anhänge dar. Für die effiziente Nachvollziehbarkeit und einfache spätere Bearbeitung empfiehlt es sich, alle mit einem Kontrakt in Zusammenhang stehenden Informationen, beispielsweise E-Mails, an einem Ort abzulegen. Das Lieferkettengesetz erfordert Risikoanalysen inklusive Präventions- und Abhilfemaßnahmen und insbesondere deren transparente Dokumentation samt jährlicher Berichterstattung. Auch dahingehend sind die digitalen Vertragsakten der logische „Single Point of Truth“. Im Hinblick auf zu erwartende Prüfungen finden sich hier erbrachte Nachweise in Form beliebiger Dokumenttypen und weiterer Formularfelder für die strukturierte Aufbereitung aus übergeordneter Perspektive.
Gesamtsicht herstellen
Im laufenden Controlling braucht es eine Darstellung sämtlicher Rahmenvereinbarungen bzw. Master Service Agreements mit Lieferanten in tabellarischer Form, um einen guten Überblick herzustellen und zu bewahren. Dadurch lässt sich schnell feststellen, wo Handlungsbedarf besteht. Aus diesem Blickwinkel erfolgt der Absprung ins Detail der zugrundeliegenden Akten medienbruchfrei. Für die jährliche Berichterstattung sowie Auditierungen ist damit die Ad-hoc-Auskunftsfähigkeit sichergestellt.
Der Bedarf an digitalen Lösungen steigt
Das aktuelle Beispiel des Lieferkettengesetzes verdeutlicht den hohen Bedarf an digitalen Lösungsprodukten. Nach einer aktuellen Studie von Horn & Company haben sich 80 Prozent der Unternehmen noch kaum oder gar nicht mit der konkreten Implementierung auseinandergesetzt. Wesentliche Ursachen dafür liegen im erwarteten hohen Aufwand, der sich mit herkömmlichen analogen Methoden kaum vermeiden lässt. Digitales Vertragsmanagement schafft hier Abhilfe, Bedenken im Hinblick auf einen ressourcenintensiven Umstieg erweisen sich als unbegründet. Eine cloudbasierte Standardanwendung ist ohne aufwendige Installation sofort einsetzbar und bietet maximale Unterstützung bei der Einhaltung von Menschenrechts-, Nachhaltigkeits- und Umweltschutzstandards entlang der gesamten Supply-Chain.
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