Brancheneinblick
Die digitale Transformation bringt weltweit und branchenübergreifend Chancen und Herausforderungen mit sich. Besonders im Maschinen- und Anlagenbau müssen die Verantwortlichen daher bestehende Geschäftsmodelle überdenken und neu definieren. PALFINGER, als führender Anbieter von Hebe- und Ladevorrichtungen mit hohem Innovationsgrad bekannt, betreibt die digitale Transformation proaktiv und bezieht auch unternehmensinterne Prozesse ein. In diesem Kontext gelang es, das Vertragsmanagement auf eine moderne, digitale Plattform zu heben.
Ausgangssituation
Die Zusammenarbeit des österreichischen Konzerns mit zahlreichen Partnern rund um den Globus ist durch viele Vertraulichkeitsvereinbarungen, Lieferanten- sowie Händlerverträge usw. geregelt. Mangels zentraler Dokumentenverwaltung standen die Mitarbeiter der Rechtsabteilung täglich vor großen Hürden: Zeitintensive Suchen, ineffizientes Fristenmanagement und fehlender Überblick.
Selbst der Einsatz einer gängigen Webanwendung führte nicht zu den gewünschten Resultaten. So ließen sich damit weder die Einhaltung von Vereinbarungen noch die schnelle Einsicht in Details oder automatisierte Workflows gewährleisten. Daher suchte PALFINGER nach einer standardisierten Lösung zur Verwaltung des unternehmensweiten Vertragsbestandes an einem Ort. Ziel war es, nicht nur sämtliche Optimierungspotenziale im digitalen Vertragsmanagement auszuschöpfen, sondern die Daten auch in einem hochsicheren europäischen Rechenzentrum zu speichern und zu verwalten.
Deshalb fiel die Entscheidung auf Fabasoft Contracts. Die sofort einsetzbare Cloudlösung mit hohem Automatisierungsgrad unterstützt PALFINGER beim täglichen Handling von Verträgen und bei der erfolgreichen Bewältigung bestehender Herausforderungen.
Informationen, Fristen und Termine im Blick
Die Rechtsabteilung agiert als Serviceeinheit für das gesamte Unternehmen und übernimmt dabei die zentrale Aufbewahrung, Verwaltung und Kontrolle von bestehenden Verträgen. Das Team profitiert durch Contracts unter anderem von der semantischen Volltextsuche, der Fabasoft „Zeitreise“ und dem integrierten Kalender samt Fristenmanagement.
„Contracts bietet eine semantische Volltextsuche. Die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten helfen uns, Verträge, die dazugehörigen Dokumente oder die benötigten Details rasch zu finden und an unsere Kollegen weiterzuleiten“, erläutert Alexander Mestian, Datenschutzbeauftragter bei PALFINGER.
Die Fabasoft „Zeitreise“-Funktion erleichtert das Vergleichen und Wiederherstellen von älteren Vertragsversionen. Änderungen, die Mitarbeiter bei der Bearbeitung vornehmen, lassen sich dadurch vollumfänglich nachvollziehen. Die revisionssichere Dokumentation und die Archivierung in der Cloud gewährleisten die Erfüllung der Compliance-Anforderungen.
Das integrierte Fristenmanagement ist ein weiterer großer Vorteil der digitalen Vertragsmanagementlösung: „Dank Contracts können wir sämtliche Fristen einhalten. Die automatische Erinnerung an Vertragsabläufe und -verlängerungen erleichtert uns das tägliche Handling von Verträgen enorm“, so Alexander Mestian.
Alle Kontrakte, Akten und Termine sind in Contracts und somit auch im Outlook Kalender integriert. Das reduziert Risiken, da Inkonsistenzen zwischen Vertragsakt und Kalender wegfallen.
Sofortiger Einsatz ohne IT-Projekt
Seit 2019 arbeitet PALFINGER mit Contracts, dem Standardprodukt für digitales Vertragsmanagement. Für das Technologie- und Maschinenbauunternehmen war es besonders wichtig, eine Software ohne zeitintensives und kostspieliges Projekt zu implementieren. Bei Contracts überzeugten das übersichtliche User-Interface, die intuitive Menügestaltung sowie die hohe Skalierbarkeit der Cloudlösung. PALFINGER setzte die Software innerhalb kürzester Zeit und ohne Beratungsleistung im Unternehmen ein. Die Mitarbeiter von PALFINGER sparen seither wertvolle Zeitressourcen und behalten stets den Überblick.
„Schnell, einfach und intuitiv, nicht nur in der Anwendung, sondern auch in der Einführung“, fasst Alexander Mestian zusammen.
Hochsichere Verwaltung in europäischer Datenlokation
Für PALFINGER spielt die Datenverwaltung und -speicherung in einem europäischen Rechenzentrum eine bedeutende Rolle. „Die umfassenden Zertifizierungen der Fabasoft Business Process Cloud beweisen die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards. Das war ein wesentliches Kriterium bei unserer Entscheidung für Contracts“, so Alexander Mestian.
Dieser Aspekt stellt zudem einen Mehrwert in Bezug auf die Aufsichtsratskommunikation dar: Die Fabasoft Business Process Cloud eignet sich hervorragend für den Austausch sensibler Unterlagen. Mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung greifen die Mitglieder dieses Gremiums in geschützter Umgebung auf sämtliche relevanten Informationen zu.
Über PALFINGER
Das internationale Technologie- und Maschinenbauunternehmen PALFINGER ist der weltweit führende Anbieter innovativer Kran- und Hebelösungen. Mit rund 11.000 Mitarbeitern, 34 Fertigungsstandorten und einem weltweiten Vertriebs- und Servicenetzwerk von rund 5.000 Stützpunkten garantiert PALFINGER unmittelbare und optimale Kundennähe. Die PALFINGER AG notiert seit 1999 an der Wiener Börse und erzielte 2020 einen Umsatz von 1,53 Mrd. Euro.
