Die Vertragswelt wird immer komplexer: Dabei stellen vor allem viele Vertragsparteien, wiederkehrende Änderungen, einzuhaltende Rechtsvorschriften sowie vereinbarte Pflichten, Fristen und Termine große Herausforderungen dar. Zudem sind Entscheidungsträger dem wachsenden Druck ausgesetzt, flexibel sowie schnell zu agieren und gleichzeitig den Überblick zu bewahren. Ineffizientes Vertragsmanagement birgt Risiken, die von ungleichem Informationsstand der Beteiligten und fehlender Aktualität von Dokumenten, über mangelnde Transparenz bei Genehmigungs- und Freigabeprozessen bis hin zur Verletzung von Gesetzen oder Vertragspflichten und der Nichteinhaltung von Fristen reichen. Diese Fehler im Vertragslebenszyklus sind teuer. Mitunter sogar sehr teuer, denn laut einer Publikation im Harvard Business Review können diese zwischen fünf und 40 Prozent des Vertragswertes betragen.
Für den Weg aus dem Vertragsdschungel braucht es eine funktionierende Prozessorganisation über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg und die dazu notwendigen Tools.
„Must have“: Smartes Vertragsmanagement, digital in der Cloud
Cloudbasierte, prozessgesteuerte Vertragsmanagement-Lösungen, sogenannte „Smart Contracts“, sind die sicherste und effizienteste Möglichkeit, Verträge unternehmensübergreifend zu organisieren und zu verwalten. „Smart Contracts“ umfassen den gesamten digitalen Vertragslebenszyklus von der Erstellung, über den Abschluss, die Erfüllung und Kontrolle, bis zur revisionssicheren Archivierung von Verträgen.
Neben den vielen Vorteilen einer Cloud, darunter die zentrale und sichere Ablage sämtlicher Dokumente und Unterlagen, die permanente Zugriffsmöglichkeit aller berechtigten Benutzer von allen Geräten sowie die jederzeitige Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit, bietet eine cloudbasierte Vertragsmanagementsoftware wie Fabasoft Contracts noch weitere Features, die signifikante Effizienzsteigerungen ermöglichen.
Durch automatisierte, digitale Prozesse zum gültigen Vertrag
Die automatisierte Generierung von Verträgen durch umfangreiche, konzernweit verfügbare Vertragsvorlagen, Textbausteine sowie Klauseln ist eine wichtige Funktion smarten Vertragsmanagements. Vorgenommene Änderungen werden automatisch in alle künftigen Verträge übernommen. Dadurch sind auch Mitarbeiter aus Fachabteilungen ohne fundierte juristische Kenntnisse in der Lage, rechtssichere Verträge zu erstellen. Eine Anbindung der Software an bestehende ERP- (SAP) und CRM-Systeme sorgt dafür, dass relevante Informationen zu Kunden, Lieferanten und Partnern fehlerfrei übernommen und aktualisiert werden.
Zudem vereinfachen automatisierte Abstimmungs-, Prüf- und Freigabeprozesse zwischen berechtigten Partnern die Vertragserstellung. Selbst die Vertragsunterzeichnung erfolgt rechtssicher, automatisiert und ohne Medienbrüche mittels elektronischer bzw. digitaler Signaturen. Alle Vertragsparteien greifen durch die automatische Versionierung nicht nur auf die aktuellsten Vertragsunterlagen zu, sondern können auch das Zustandekommen des Vertrags jederzeit lückenlos nachvollziehen. Durch diese revisionssichere Dokumentation und Archivierung in der Cloud werden sämtliche Compliance-Anforderungen erfüllt.
Mehr Transparenz dank Reminderfunktion, Dashboards und automatisierter Reports
Ein weiteres zentrales Feature einer cloudbasierten Vertragsmanagement-Lösung ist die automatisierte Fristenverwaltung mit Reminderfunktion. Pflichten, Laufzeiten, Fristen usw. werden dabei in den Vertragsmetadaten hinterlegt. Fabasoft Contracts verfügt über einen persönlichen Kalender, der in Outlook eingebunden werden kann. Automatisch versendete E-Mail-Benachrichtigungen erinnern die Vertragsparteien an vereinbarte Pflichten. Zusätzlich können auch automatische Wiedervorlagen eingestellt werden, um keine Fristen und Termine zu versäumen.
Individuelle Dashboards, die automatisch aktualisiert werden, bieten allen Berechtigten einen kompakten Überblick über den gesamten unternehmensweiten Vertragsbestand. Ergänzend dazu stehen verschiedene Analysemöglichkeiten zur Verfügung: Neben Standard-Auswertungen können durch umfangreiche Filter-, Sortier-, Gruppier- und Auswertungsmöglichkeiten von Vertragsdaten schnell weitere Reports erstellt werden.
Diese wichtigen Funktionalitäten einer cloudbasierten Vertragsmanagementsoftware sind nicht nur einfach anzuwenden, sondern erhöhen auch die Effizienz und Transparenz.
Digitales Vertragsmanagement als Wettbewerbsvorteil
Verträge haben einen unmittelbaren Einfluss auf den unternehmerischen Erfolg. Der Einsatz einer cloudbasierten, prozessgesteuerten Vertragsmanagement-Lösung kombiniert die Vorteile einer Cloud mit jenen einer modernen und intelligenten Vertragsmanagementsoftware. Automatisierte Prozesse und die integrierte Reminderfunktion beschleunigen und vereinfachen nicht nur alle Phasen des digitalen Vertragslebenszyklus, sondern helfen auch, Risiken zu reduzieren und dadurch Kosten zu senken. Die Einführung von Fabasoft Contracts ist jederzeit einfach möglich und bedarf keiner großen Vorbereitung – nur der klaren Entscheidung für ein modernes, digitales Vertragsmanagement. Smart Contracts führen auf direktem Weg aus dem Vertragsdschungel, hin zu erhöhter Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Wir müssen diesem Weg nur folgen.
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