Was ist eine Softwaredokumentation?
Bei der Softwaredokumentation handelt es sich um eine Gebrauchsanleitung für eine Software. Für ihre Erstellung sind Entwickler:innen, qualifizierte Fachanwender:innen, vor allem aber technische Redakteur:innen zuständig. Diese müssen die verschiedenen Usergruppen berücksichtigen und Informationen entsprechend verständlich formulieren. Die Dokumentation enthält unterschiedliche Formate wie Texte, Bilder, Videos und Grafiken, um die Software und ihre Verwendung anschaulich zu erklären. Der Inhalt hängt von der Art der Software sowie von den Bedürfnissen der User ab. Eine gute Dokumentation deckt jedoch immer bestimmte Grundlagen ab, beispielsweise eine Einführung, die wichtigsten Funktionen und Eigenschaften sowie Hinweise zur Fehlerbehebung.
Unterschiedliche Arten der Softwaredokumentation
Je nach Funktion, Anwendungsbereich und Zielgruppe gibt es verschiedene Arten der Softwaredokumentation:
| Methodendokumentation | beinhaltet die Grundlagen der Software ohne Bezug auf die technischen Details. Sie richtet sich an Endanwender:innen. |
| Programmierdokumentation | beschreibt Schnittstellen und den Quellcode und richtet sich an Enwickler:innen. |
| Installationsdokumentation | erläutert die Installation und Updates. Zielgruppe sind Administrator:innen, die die Software nicht unbedingt selbst nutzen. |
| Benutzerdokumentation | enthält, ähnlich wie die Methodendokumentation, Informationsmaterial für Endanwender:innen. |
| Entwicklungsdokumentation | umfasst die einzelnen Versionen im Laufe der Veränderungen und richtet sich an Entwickler:innen. |
Inhalt einer Softwaredokumentation
Eine Softwaredokumentation beinhaltet eine Beschreibung und Anleitung zur Verwendung einer Software. Meist bezieht sich der Inhalt auf den Produktlebenszyklus und enthält damit folgende Bereiche:
- Installation: Wie genau verläuft die Installation und welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein?
- Anpassungsmöglichkeiten: Wie funktioniert die Einstellung der Software, damit Entwickler:innen und Enduser erfolgreich an und mit ihr arbeiten?
- Benutzung: Wie lässt sich die Software verwenden und welche Funktionen hat sie?
- Fehlerbehebung: Wenn Fehler auftreten, wie funktioniert eine schnelle Behebung?
- Updates: Ist mit Aktualisierungen zu rechnen und in welchen Zyklen finden diese statt?
- Deinstallation: Wie wird das Programm sicher vom System entfernt?
Warum eine gute Softwaredokumentation für Unternehmen unverzichtbar ist
Eine gut strukturierte und verständliche Softwaredokumentation bietet nicht nur gezielte Hilfe bei der Lösung von Aufgaben, sondern reduziert auch den Aufwand für Schulungen. Somit sind User sowie Entwickler:innen in der Lage, die Software rasch produktiv einzusetzen und umfangreiche Aufgaben zu bewältigen.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Effiziente Einführung: Mitarbeitende lernen schnell, wie die Software funktioniert, was den Schulungsaufwand reduziert.
- Einfachere Implementierung: Software verändert sich, und es kommen laufend Neuerungen hinzu. Eine verständliche Anleitung hilft dabei, alle Mitarbeitenden in diesen Prozess einzubinden.
- Rasches Onboarding von Software-Developern: Eine präzise Softwaredokumentation gibt neuen Kollegen ein Werkzeug an die Hand, damit sie erfolgreich mit und an der Software arbeiten.
- Reduzierte Supportkosten: Softwaredokumentationen entlasten die Service-Abteilung und sorgen für einen effizienten Support.
- Erfolgreicherer Verkauf der Software: Eine verständliche Dokumentation veranschaulicht potenziellen Kunden die Vorteile der Software dar und überzeugt sie bei der Kaufentscheidung.
Best Practices: Empfehlungen und Methoden
Dokumentation heißt auch immer Kommunikation. Technische Redakteur:innen beachten für eine anforderungsgerechte Softwaredokumentation daher verschiedene Aspekte für ihre Optimierung:
- Präzise Sprache: Die Softwaredokumentation beantwortet alle Fragen direkt, verständlich und kurz, sodass Rezipienten sollten die Dokumentationen ohne Rückfragen verstehen.
- Durchgängige Einheitlichkeit: Eine gleichbleibende Struktur, Terminologie, Formatierung und Stil sind ausschlaggebend für eine konsistente Dokumentation.
- Visuelle Elemente: Screenshots und Videos tragen zu einer besseren Verständlichkeit der Inhalte bei.
- Intuitive Nutzung: Die Softwaredokumentation richtet sich nach den Bedürfnissen und Aufgaben der Anwender:innen und befähigt sie zur Nutzung des Produkts.
- Sofortige Auslieferung: Die Ausgabe der Dokumentation erfolgt zusammen mit der Software, sodass User sofort mit der Nutzung starten können.
- Regelmäßige Aktualisierung: Der Softwarebereich ist schnelllebig, weshalb technische Redakteure die Dokumentationen stetig aktualisieren, um sie auf dem neusten Stand zu halten.
- Einhaltung rechtlicher Anforderungen: Es gibt Normen und Standards, die für Softwaredokumentationen als Richtlinien und Hilfestellungen genutzt werden und deren Einhaltung ein Qualitätsmerkmal ist.
Verschiedene Zielgruppen und Kanäle von Softwaredokumentationen
Zielgruppenspezifische Ansprache
Die Erstellung einer Softwaredokumentation erfolgt je nach Zielgruppe unterschiedlich. Es macht einen großen Unterschied, ob Redakteur:innen die Dokumentation für Software-Developer oder Enduser erstellen. Dabei geht es nicht nur um die Inhalte per se, sondern auch um die Wortwahl und den Erklärungsstil.
Für Developer sind detaillierte technische Informationen und Anleitungen zur Integration der Software in andere Systeme wichtig. Die Redakteur:innen setzen gewisse Grundkenntnisse voraus und verwenden für diesen Bereich bekannte Fachbegriffe. Für Endanwender:innen dagegen ermitteln technische Redakteur:innen zuerst, welches Wissen die Rezipienten bereits haben und welche Kenntnisse sie noch benötigen, um die Software zu benutzen. Meist brauchen Endkund:innen eine vereinfachte Erklärung. Administrator:innen sind für die Einstellungen der Software verantwortlich, arbeiten aber nicht zwingend selbst damit. Auch bei dieser Zielgruppe setzen technische Redakteur:innen entsprechendes Know-how voraus.
Medienneutrale Erstellung für erfolgreiches Multichannel-Publishing
Unternehmen veröffentlichen Softwaredokumentationen abhängig von Zielgruppe und Verwendungszweck auf verschiedenen Kanälen. Früher waren Softwaredokumentationen oft gedruckte Handbücher, heute sind sie fast ausschließlich online als PDF, Website und Online-Hilfe verfügbar. Eine medienneutrale Generierung ist daher wichtig.
Technische Redakteur:innen nutzen dafür Multichannel-Publishing Software wie Xpublisher. Sie ermöglicht es, Inhalte in mehrere Formate zu exportieren, um sie auf unterschiedlichen Kanälen und Geräten zu veröffentlichen. Mit einem solchen System schreiben technische Redakteur:innen eine Softwaredokumentation in einem einzigen Format und konvertieren diese dann automatisch in verschiedene Formate wie PDF, HTML, E-Books oder auch mobile Apps.
Tool-Auswahl: Was es zu beachten gilt
Bei der Suche nach Tools zur Erstellung von Softwaredokumentationen achten technische Redakteur:innen auf verschiedene Kriterien:
- Wiederverwertbarkeit von Inhalten: Technische Redakteur:innen erstellen einzelne Inhalte granular und verwenden diese dann in mehreren Dokumentationen. So müssen sie eine Anpassung nur einmal ändern.
- Kollaboratives Arbeiten: Meist arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, weshalb eine Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Vorteil ist.
- Workflow-Management: Um erfolgreich an dem Dokument zu arbeiten, müssen Workflows automatisiert und klar zuordenbar sein. Das damit einhergehende Vieraugenprinzip stellt zudem eine qualitätssichernde Maßnahme dar.
- Datensicherheit: In einer Softwaredokumentation arbeiten Redakteur:innen mit sensiblen Daten wie Codes für die Software, welche nicht an Dritte gelangen dürfen.
- Versionierung und Revisionssicherheit: Da die technischen Redakteure stetig an der Softwaredokumentation abreiten, braucht es eine stetige Einsehbarkeit in den Änderungsverlauf. So sorgen sie für eine konsistente Aktualisierung, ohne Vorgängerversionen zu verlieren.
- Cloud-basiert: Indem die Dokumente jederzeit online verfügbar sind, greifen technische Redakteur:innen von überall und mit jedem Gerät darauf zu.
- Intelligente Suche: Durch ein effizientes Metadatenmanagement sind benötigte Assets rasch auffindbar.
Das Multichannel-Publishing-System Xpublisher mit dem integrierten XML-Editor vereint all diese Kriterien innerhalb einer Software. Das erspart die Nutzung mehrerer Tools. Die in Xpublisher integrierte Workflow-Engine bildet die Workflows digital ab, automatisiert Arbeitsschritte und macht den gesamten Prozess erheblich effizienter. Zudem ermöglicht die granulare Inhaltserstellung eine konsistente Verwendung der Inhalte auf allen Kanälen, was für eine Einheitlichkeit der Softwaredokumentation und eine bessere User Experience sorgt.
Fazit
Im Bereich der Softwareentwicklung spielt eine zielgruppengerechte Softwaredokumentation also eine wichtige Rolle. Mit dem richtigen Tool lässt sich deren Erstellung erheblich vereinfachen. Eine gute Softwaredokumentation unterstützt nicht nur bei der Verbesserung der Arbeitsprozesse im Unternehmen, sondern sorgt auch für zufriedene Kunden und trägt damit maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.
