Swiss Medical Weekly ist eine medizinische Fachzeitschrift aus der Schweiz. Das SMW ist ein Pionier des sogenannten "Diamond Open Access"-Modells. Die Zeitschrift wird von der Non-Profit-Organisation "Trägerverein Swiss Medical Weekly" herausgegeben, deren Ziel es ist, die Publikation nach dem Diamond-Modell zu ermöglichen und weiterzuentwickeln.
Xpublisher ist das neue Publishing-System für SMW, mit dessen Hilfe das Magazin wissenschaftliche Artikel basierend auf JATS-XML rasch und zuverlässig online publiziert. Wir haben mit Natalie Marty, Geschäftsführerin des Trägervereins Swiss Medical Weekly, über ihre Arbeit mit Xpublisher gesprochen.
Was waren für Sie ausschlaggebende Argumente, sich für Xpublisher zu entscheiden?
Natalie Marty: Wir haben verschiedene Möglichkeiten evaluiert, um einen XML-First-Workflow basierend auf Word-Dokumenten zu implementieren. Die Anpassungsmöglichkeiten des verwendeten XML-Formats und des Exports in andere Formate waren ausschlaggebend für unsere Entscheidung, Xpublisher zu nutzen, da bei anderen geprüften Tools jeweils eine dieser Funktionen fehlte.
Dazu kam der Vorteil, mit einem Team in der gleichen Zeitzone zusammenzuarbeiten. Das ist zum einen für die vielen Online-Sitzungen sehr hilfreich, zum anderen sind auch persönliche Treffen in der DACH-Region möglich.
Wie sah die Arbeit von Swiss Medical Weekly vor der Nutzung von Xpublisher aus?
Wir haben eine jeweils lokal bei den Anwender:innen installierte Software verwendet, welche JATS-XML aus Word exportiert hat. Die Exporte waren langsam, blockierten während der Speicherung die Arbeit am Computer, und Fehler im XML wurden erst danach erkennbar, sodass wir die Exporte manchmal nach Korrektur der Daten in Word mehrmals durchführen mussten. Eine automatisierte Umwandlung von JATS zu HTML hatten wir damals bereits implementiert, allerdings ohne die Möglichkeit, direkt auf die Dokumente im HTML-Format zugreifen zu können.
Produzieren Sie bereits aktiv mit Xpublisher? Wenn ja, gibt es schon konkrete Zahlen, die Sie kommunizieren können, etwa zur Anzahl der Publikationen, zur Zeiteinsparung etc.?
Wir haben rund 3.500 Artikel aus Xpublisher in unsere Online-Plattform „Open Journal Systems“ importiert und produzieren bzw. publizieren seit Ende 2022 alle neuen Fachbeiträge mit Xpublisher.
Welche Vorteile sehen Sie in der Nutzung von Xpublisher (auch gegenüber anderen Content Management Systemen)?
Im Vergleich zu einer anderen Software, die wir früher für die Umwandlung von doc/docx-Formaten in XML verwendet haben, ist Xpublisher bedienungsfreundlicher. Da der Workflow auf XML-First basiert, entfällt der früher zeitraubende Export.
Ein großer Vorteil ist, dass es in Xeditor nur möglich ist, valides XML abzuspeichern. Dies vermeidet unangenehme Überraschungen bei der Weiterverwendung der Daten, beispielsweise fehlerhafte XML-Daten oder verlorengegangene Sonderzeichen, die früher an der Tagesordnung waren.
Welche Produkte nutzen Sie von uns und in welchen Unternehmensbereichen setzen Sie diese wofür ein?
Wir importieren Word-Dokumente in den Xeditor, wo wir die in JATS-XML formatieren und bearbeiten. Für Textkorrekturen, die Verknüpfung von Abbildungen sowie für den Import von Referent:innen nutzen wir das integrierte Third-Party-Tool Edifix. Die Abbildungen speichern und archivieren wir dann in Xpublisher. Fertige Artikel exportieren wir mit dem Transpect-Modul in den Formaten XML und HTML. Die PDF-Automatisierung ist bereits vorhanden, die Anpassung des Layouts ist aktuell noch in Arbeit.
Seit einigen Wochen verwenden wir die Fabasoft Cloud auch außerhalb des eigentlichen Publikationsprozesses als Speicherort für alle unsere Daten und für die Zusammenarbeit in unserem dezentralen Team.
Wie sieht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit Xpublisher aus?
Bei uns gibt es keine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, da wir ein sehr kleines Team sind. Die Fabasoft Cloud nutzen wir inzwischen aber auch als online zugängliche Dokumentenablage für die Zusammenarbeit mit externen Partnern.
Apropos externe Partner: Was macht die Zusammenarbeit zwischen Swiss Medical Weekly und Xpublisher für Sie besonders?
Wir schätzen den guten persönlichen Kontakt mit den für uns zuständigen Projektleitern Fabian Warta und Stefan Hackl und ihr stets lösungsorientiertes Vorgehen sehr. Die Verwendung einer Software, die viele andere Kund:innen mit unterschiedlichen Ansprüchen nutzen, ergibt spannende Möglichkeiten, mit der fortlaufend stattfindenden Weiterentwicklung der Plattform auch die eigenen Workflows zu überprüfen und zu optimieren.
Welche Pläne haben Sie für die Zukunft im Hinblick auf die Publikation mittels Xpublisher? / Wie wollen Sie sich mit Xpublisher weiterentwickeln?
Wir haben verschiedene Projektideen bereits vorbesprochen. Aktuell sind wir aber noch dabei, unser Startprojekt abzuschließen und letzte User Stories zu implementieren.
