Die Verlagsbranche befindet sich in einem ständigen Wandel, angetrieben von neuen Technologien und digitalen Trends. Diese Veränderungen beeinflussen nicht nur unsere Lesegewohnheiten, sondern auch die Art und Weise, wie Verlage ihre Inhalte produzieren und veröffentlichen. In diesem dynamischen Umfeld spielen Standards eine entscheidende Rolle, um Effizienz, Qualität und Interoperabilität sicherzustellen.
Die Taskforce IT-Standards des Deutschen Börsenvereins ist eine Initiative, die sich der Entwicklung und Förderung einheitlicher Standards für die Verlagsbranche verschrieben hat. Ihre Arbeit zielt darauf ab, die Implementierung neuer Software für Verlage zu standardisieren und zu optimieren. Durch die Zusammenarbeit mit Expert:innen aus der Branche entwickelt die Taskforce praxisnahe Lösungen, die den spezifischen Anforderungen der Verlagsbranche gerecht werden.
Herausforderungen für die Verlagsbranche
Wie auch in jeder anderen Branche gibt es in der Verlagsbranche Herausforderungen, denen sich die Unternehmen stellen müssen. Diese beziehen sich hier vor allem auf die Verwaltung von Dokumenten sowie auf Arbeitsprozesse.
Es gibt zahlreiche immer wiederkehrende Fragen, wie etwa:
- Wie können wir sicherstellen, dass alle relevanten Kommunikations- und Änderungsprotokolle für jedes Projekt zentral gespeichert und leicht zugänglich sind?
- Welche Strategien können wir implementieren, um die Versionskontrolle bei Dokumenten besser zu verwalten und Unklarheiten zu vermeiden?
- Wie lässt sich die Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen verbessern, um zeitnahe und konsistente Änderungen und Aktualisierungen sicherzustellen?
- Welche Technologien oder Systeme können uns helfen, den Prozess der Inhaltsfreigabe und -genehmigung effizienter zu gestalten?
- Welche Maßnahmen sind notwendig, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch mit externen Autor:innen und Partner:innen zu verbessern?
- Wie lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, um mehr Zeit für kreative und strategische Tätigkeiten zu gewinnen?
- Wie viel Schulungsaufwand ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden mit den neusten technologischen Entwicklungen vertraut sind?
In vielen Verlagen Medien- und Systembrüche bei dezentralen Arbeitsprozessen an der Tagesordnung. Der Versuch, diese Arbeitsabläufe zu standardisieren und effizienter zu gestalten, mündet häufig in langwierigen Softwarebewertungen, deren Ergebnisse entweder nie umgesetzt werden oder auf halbem Weg stagnieren.
Dies liegt an einer Vielzahl von Faktoren: Es gibt keine etablierten Standards, die Zeit zur Umsetzung fehlt, und technologische Entwicklungen überholen oft das bestehende Know-how. Zudem schrecken Unternehmen häufig vor der Tragweite solcher Projekte zurück, da die daraus resultierenden Entscheidungen weitreichende Konsequenzen haben und erhebliche wirtschaftliche Herausforderungen mit sich bringen.
Lösungen durch standardisierte Prozesse
Die Taskforce IT-Standards setzt genau hier an: Indem sie Unterstützung bei der Einführung neuer Software bietet, macht sie vor allem kleinere und mittelständische Verlage wieder handlungsfähig. Auch größere Verlage profitieren von der Optimierung kleiner Teilprozesse innerhalb des gesamten Workflows.
Über 50 Verlagsvertreter:innen, Softwareunternehmen und Berater:innen arbeiten in der Taskforce zusammen, um standardisierte Prozesse zu entwickeln, die die Implementierung und Nutzung von Software vereinfachen. Basierend auf umfassendem Erfahrungswissen formulieren die Expert:innen Anforderungen an IT-Systeme, die von einer Vielzahl unterschiedlicher Verlage geteilt werden. Sie etablieren eine einheitliche Methodik und Sprache, die die Kommunikation zwischen Verlagen und Softwareentwickler:innen erleichert.
Zentraler Bestandteil dieser standardisierten Prozesse ist der Business Process Model and Notation (BPMN) Workflow, der Prozesse grafisch abbildet, indem er für Ereignisse standardisierte Symbole bereitstellt und somit leicht verständlich ist. Die Anwendung dieser Prozesse verkürzt die Einarbeitungszeit in neue Software erheblich, was eine frühzeitigere produktive Nutzung der Software ermöglicht.
Abbildung der IT-Standards in Xpublisher
Zusammen mit der Taskforce hat Fabasoft Xpublisher als eines der ersten Unternehmen eine Publishing-Software auf Basis der Standards auf den Markt gebracht. Damit und durch die Unterstützung des XML-Standards parsX für Fachbuchverlage lässt sich innerhalb kürzester Zeit eine „XML-First“-Produktionsumgebung in Betrieb nehmen, die den Bedürfnissen der Verlagsbranche gerecht wird.
Die Abbildung zeigt eine beispielhafte parsX Produktion in Xpublisher.
Xpublisher integriert die Standards nahtlos in das System, was eine sofortige Produktivität ab Tag 1 ermöglicht. Von der Installation über die individuellen Anpassungen bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden bietet Xpublisher vordefinierte Workflows, die einen reibungslosen Arbeitsablauf ermöglichen.
Die Abbildung zeigt einen beispielhaften BPMN Workflow
Der Einsatz von Standards wird auch in Zukunft eine zentrale Rolle in der Verlagsbranche spielen. Durch die Standardisierung von Prozessen und die Zusammenarbeit mit Expert:innen aus der Branche werden Verlage in der der Lage sein, ihre Produktionsprozesse weiter zu optimieren und sich erfolgreich de Herausforderungen des digitalen Wandels zu stellen.
