Studien belegen, dass Betriebe mit höherem Digitalisierungsgrad resilienter in Krisensituationen* agieren und ein bis zu dreifaches Umsatzwachstum** erzielen. Immer mehr Entscheidungsträger:innen sehen es daher als notwendig an, ihre Firma nachhaltig auszurichten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei nimmt die Digitalisierung des Vertragsmanagements einen hohen Stellenwert ein.
Manuelle Vertragsverwaltung und ihre Grenzen
Herkömmliche Verwaltungsmethoden wie Papierarchive oder elektronische Ablagestrukturen zählen zu den analogen Methoden des Vertragsmanagements. Diese Werkzeuge führen oft zu wiederkehrenden, zeitintensiven Tätigkeiten aller involvierten Akteure. Auch kommt es bei manuellen Tools häufig zu Medienbrüchen, welche die Fehleranfälligkeit und somit das Risiko verstärken.
Gleichzeitig erhöhen sich vonseiten des Gesetzgebers laufend die Vorgaben in Bezug auf Sicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Beispiele, darunter das deutsche LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz), die neue EU-Verordnung DORA (Digital Operational Resilience Act) im Finanzsektor oder die bereits bekannte DSGVO, machen die Notwendigkeit der Prozessdigitalisierung deutlich.
Eine smarte Vertragsverwaltungssoftware bietet nicht nur maximale Unterstützung bei der Bewältigung der gegenwärtigen Anforderungen, sondern auch zahlreiche weitere Vorteile.
1. Smarte Vertragsverwaltung an einem Ort
Eine digitale Vertragsverwaltungssoftware wie Fabasoft Contracts unterstützt den Umstieg auf ein effizientes, revisionssicheres Managementsystem in vielerlei Hinsicht. Neben der einfachen Digitalisierung des Vertragsbestandes verschafft das smarte Tool dank des „Single Point of Truth“-Prinzips einen umfassenden Überblick über sämtliche Vereinbarungen. Mithilfe des rollenbasierten Berechtigungskonzepts erhalten nur autorisierte Personen Zugang zu den betreffenden Dokumenten.
Ein zusätzlicher Vorteil des cloudbasierten Produkts liegt in der simplen Integration externer Akteure in die Freigabe-, Genehmigungs- und Signaturprozesse, ohne die geltenden Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen zu verletzen. Da Contracts die Unterlagen in geschützten Datenräumen an einem Ort abspeichert, können die Berechtigten jederzeit und von überall Anpassungen vornehmen, die sich lückenlos nachverfolgen lassen.
2. Maximaler Datenschutz dank höchster Sicherheitsstandards
Das schnelle und einfache Wiederfinden der Vertragsakten sowie die revisionssichere Archivierung sprechen ebenso für die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements. Fabasoft Contracts sorgt mit einem durchdachten Rollen- und Rechtekonzept sowie zahlreichen Zertifizierungen und Testaten für die Einhaltung höchster internationaler Datensicherheitsstandards. So weist etwa die Prüfung nach „IDW PS880“ des Instituts der Wirtschaftsprüfer die GoB-konforme Aufbewahrung der Dokumente in der Vertragsverwaltungssoftware nach.
3. Signifikante Risikoreduktion durch automatisches Fristenmanagement
Die aktive Steuerung von Terminen trägt wesentlich dazu bei, Potenziale zu identifizieren und zu nutzen. Vertragsänderungen, darunter Verlängerungen oder Nachverhandlungen, benötigen bei Verwendung analoger Tools oft manuelle Reminder und Abgleichstätigkeiten, die wiederum Fehlerpotenzial bergen. Contracts dagegen bietet eine nahtlose Verbindung zwischen Kalender und Vertragsakte. Das integrierte Fristenmanagement berücksichtigt alle Terminvereinbarungen und versendet automatisch Erinnerungen per E-Mail oder Push-Notification an die Verantwortlichen, selbst am mobilen Endgerät.
4. Effiziente Suche und Erstellung von Verträgen mit künstlicher Intelligenz
Bei der Suche nach digitalen Dokumenten unterstützt die künstliche Intelligenz. Die semantische Volltextsuche zeigt in wenigen Sekunden die benötigten Informationen an, individuell anpassbare Listen geben einen Überblick über sämtliche Vereinbarungen. Diese gliedern sich auf in Metadaten wie Lieferant, Vertragsart oder -ende und beschleunigen somit die Beantwortung von Fragestellungen. Dies spart im Vergleich zur manuellen Recherche viele Arbeitsstunden ein.
Zusätzlich helfen automatisierte Vorlagen bei der raschen und unkomplizierten Vertragsgenerierung. Fachabteilungen greifen auf von der Rechtsabteilung geprüfte sowie freigegebene Vorlagensammlungen zu. Im Anschluss an die Erstellung des Dokuments sorgen digitale Prozesse für schnelle und transparente Abläufe. Damit gehören Rückfragen zu den einzelnen Versionen, dem aktuellen Status oder den definierten Zuständigkeiten der Vergangenheit an.
Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen und testen Sie die Vertragsverwaltungssoftware Fabasoft Contracts 28 Tage unverbindlich und kostenlos.
Quellen:
* Industriellenvereinigung 2020
** Die digitale Dividende – Studie 2021 | Accentur
