Im Interview erklärt Fabasoft 4teamwork-Geschäftsführer Pascal Habegger, warum die neue OneGov GEVER-Generation neue Maßstäbe in der digitalen Geschäftsverwaltung der Schweiz setzt.
Pascal, die 2003 von dir mitgegründete 4teamwork gehört seit 2022 als Fabasoft 4teamwork AG zur Fabasoft Gruppe. Wie kam es dazu, und warum hast du dich für eine strategische Partnerschaft mit Fabasoft entschieden?
Pascal Habegger: Ich suchte nach einem geeigneten strategischen Partner, der mein Unternehmen dabei unterstützte, unsere bestehenden Hauptprodukte technologisch, funktional und auch vertriebsmäßig auf eine neue Stufe zu bringen. Mit der Fabasoft PROCECO Cloud (vormals Fabasoft Cloud), der technologischen Basis des Fabasoft PROCECO Ökosystems, bieten sich uns ganz neue Möglichkeiten, was die Ausgestaltung unserer Produkte betrifft. Fabasoft ist im DACH-Raum seit mehreren Jahrzehnten sehr etabliert im Bereich des prozessgesteuerten Aktenmanagements und kann uns auch fachlich viel weiterbringen.
Welche Synergien ergeben sich durch die Zusammenarbeit von Fabasoft und 4teamwork?
Pascal Habegger: Aus dem in jedem Unternehmen vorhandenen Know-how, gepaart mit der Expertise und der modernsten Technologie von Fabasoft ergibt sich eine Win-win-Situation für alle Partner. 4teamwork profitiert bei der Entwicklung neuer Solutions einerseits von der langjährigen Erfahrung der Fabasoft im Bereich „Cloud-Native-Technologie“, andererseits von den vielen sicheren Basisfunktionalitäten des Fabasoft PROCECO Ökosystems und damit von einer signifikant beschleunigten Time-to-Market. Zudem kommen uns der professionelle Betrieb der Softwareprodukte in den einzelnen Fabasoft Cloud-Lokationen in der Schweiz, Deutschland und Österreich sowie die zahlreichen internationalen Zertifizierungen – speziell hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit – sehr entgegen. Aus der hohen Marktdurchdringung im DACH-Raum und dem hervorragenden Netzwerk von Fabasoft ergeben sich auch große Vorteile beim Absatz und bei der Kundengewinnung für unsere Produkte. So haben wir nach dem Launch von Boards on Fabasoft PROCECO, unserer Software für digitales Sitzungsmanagement, im August 2023 nunmehr auch die neue OneGov GEVER-Generation im Fabasoft PROCECO Ökosystem entwickelt.
Was ist OneGov GEVER und wo kommt es zum Einsatz?
Pascal Habegger: OneGov GEVER ist eine in der Schweiz und für die Schweiz entwickelte GEVER-Anwendung für die effiziente Geschäftsverwaltung in Kantonen, Gemeinden und verwaltungsnahen Organisationen. Dabei steht der Begriff GEVER als Abkürzung für die elektronische Geschäftsverwaltung in der Schweiz; in Deutschland kennt man den Begriff E-Akte, in Österreich spricht man vom ELAK, dem elektronischen Akt. Tausende User verwenden in der Schweiz die in den Amtssprachen Deutsch und Französisch verfügbare Anwendung OneGov GEVER seit mehr als 15 Jahren, darunter in den Kantonen Aargau, St. Gallen und Zug ebenso wie in vielen Gemeinden und Städten. Jetzt sind wir mit der neuen Generation von OneGov GEVER in der Zukunft der digitalen Geschäftsverwaltung angelangt.
Du sprichst immer wieder von der neuen Generation von OneGov GEVER: Was ist neu und wodurch hebt sich die Software von anderen Tools für digitale Geschäftsverwaltung ab?
Pascal Habegger: Erstmals ist OneGov GEVER als Cloud-Native-Anwendung konzipiert, das heißt sie läuft im Fabasoft PROCECO Ökosystem auf Basis der Fabasoft PROCECO Cloud (vormals Fabasoft Cloud). Damit erfüllt sie Anforderungen wie hohe Verfügbarkeit bei gleichzeitig geringem Aufwand für Wartung und Betrieb, einfache Skalierbarkeit und – dank des Datenstandortes Schweiz – maximale IT-Sicherheitsstandards. Das bestätigen zahlreiche international anerkannte Zertifizierungen, beispielsweise das C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik und insbesondere der EU Cloud Code of Conduct nach Level 3. Darüber hinaus vereint OneGov GEVER bewährte Stärken und innovative Features wie Prozesse, Automatisierungen und KI-gestützte Funktionen und setzt damit neue Maßstäbe in der digitalen Geschäftsverwaltung.
Wie trägt die Software zur Optimierung von Geschäftsprozessen bei, und welche Vorteile ergeben sich durch OneGov GEVER für die öffentliche Verwaltung einerseits und für Unternehmen und die Bevölkerung andererseits?
Pascal Habegger: Die neue Produktgeneration von OneGov GEVER erleichtert durch die bereits erwähnten KI-gestützten Prozessautomatisierungen die tägliche Arbeit der Verwaltungsangestellten und verkürzt die Bearbeitungszeit von Dossiers. Vor allem die automatische Zuordnung von Eingangsdokumenten und die Generierung von Prozessvorschlägen stellen wesentliche Voraussetzungen für die Bewältigung der wachsenden Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung dar. Diese intelligenten Automatisierungen entlasten die Beschäftigten von repetitiven Tätigkeiten. Zudem lassen sich individuelle Prozesse mit dem grafischen BPMN-Editor auch ohne Programmierkenntnisse effizient gestalten. Low-Code-/No-Code-Funktionalitäten ermöglichen die einfache Erstellung von Formularen und das selbstständige Hinzufügen von Metadatenfeldern. Insgesamt tragen beschleunigte Verwaltungsprozesse, die maximale Qualitäts- und Sicherheitsstandards erfüllen, zu mehr Bürgernähe bei und erhöhen damit auch die Kundenzufriedenheit.
„OneGov GEVER neu“ ist Teil des Fabasoft PROCECO Ökosystems, das viele weitere Softwareprodukte umfasst. Lassen sich diese Produkte kombinieren?
Pascal Habegger: Ja, selbstverständlich. Die neue Generation von OneGov GEVER und alle weiteren Solutions setzen auf der Infrastruktur des Fabasoft PROCECO Ökosystems auf, das eine gemeinsame Benutzeroberfläche und die bereits erwähnten zahlreichen Basisfunktionalitäten bietet. Dazu gehören neben dem sicheren, nachvollziehbaren Datenaustausch über Organisations- und Ländergrenzen hinweg auch automatisierte Prüf- bzw. Freigabeprozesse inklusive der elektronischen Signatur. Alle To-dos sind übersichtlich im Arbeitsvorrat dargestellt und die Verantwortlichen erhalten Erinnerungen an offene Aufgaben und Fristen. Wie die einzelnen PROCECO-Solutions dabei zusammenspielen, zeigt beispielsweise die Vereinbarung einer strategischen Partnerschaft. Fabasoft Boards, die Software für digitales Sitzungsmanagement, kommt bei der Entscheidung der Führungsebene zum Einsatz, für die nötigen Verträge braucht es dann Fabasoft Contracts. In der Folge verhilft die digitale Personalakte Fabasoft Talents zu schnelleren HR-Prozessen und Fabasoft Xpublisher zu verbesserter Kommunikation. Das zeigt, alle im Fabasoft PROCECO Ökosystem vereinten Solutions sind perfekt aufeinander abgestimmt und nahtlos integrierbar.
Welche Trends zeichnen sich in der Schweiz im Bereich der digitalen Geschäftsverwaltung in den nächsten Jahren ab?
Pascal Habegger: Immer mehr öffentliche Verwaltungen werden auf Cloud-Produkte setzen und ihre bestehenden On-premises-Installationen ablösen. Ich bin überzeugt, dass sich dieser Trend in den nächsten Monaten und Jahren noch verstärken wird – mit OneGov GEVER haben wir hierzu die ideale Antwort für den sicheren Betrieb einer GEVER-Anwendung aus der zertifizierten Schweizer Cloud. Um dem sich verschärfenden Fachkräftemangel entgegenwirken zu können, wird der Einsatz von Prozessen, Automatisierungen und vor allem auch der Einsatz von angewandter künstlicher Intelligenz eine zunehmend wichtige Rolle in GEVER-Systemen einnehmen. Bei diesen Themen profitiert OneGov GEVER enorm vom Fabasoft PROCECO Ökosystem, weshalb wir hier sehr rasch unterstützende Funktionen im Produkt integrieren werden.
Wie geht es mit OneGov GEVER weiter, wie sehen die Zukunftspläne der Fabasoft 4teamwork aus?
Pascal Habegger: Die neue OneGov GEVER-Generation ist ein Meilenstein für unsere Kunden. Wir haben die Chancen aus der strategischen Partnerschaft mit Fabasoft genutzt und aus unserem Know-how, der langjährigen Erfahrung und den profunden Marktkenntnissen diese leistungsfähige Software für digitale Geschäftsverwaltung hervorgebracht. Unseren Kunden steht damit ein smartes Tool für eine erfolgreiche digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung, die wir auch weiterhin gemeinsam vorantreiben werden.
