Pressetext-Quelle: https://www.bundesjustizamt.de/DE/Presse/Archiv/2019/20190111.html
Im Bundesamt für Justiz (BfJ) ist der Startschuss für den ersten produktiven Einsatz der E-Akte Bund gefallen. Im Rahmen eines Pilotbetriebs werden die IT-Beschaffungsvorgänge der Bonner Bundesoberbehörde jetzt ausschließlich elektronisch geführt.
In Anwesenheit von Vertretern der an dem Projekt beteiligten Behörden und des Softwareherstellers zeichnete der Präsident des BfJ, Heinz-Josef Friehe, am Ende des durchlaufenen elektronischen Workflows den ersten Vorgang im Praxisbetrieb, auf dessen Grundlage nunmehr eine IT-Beschaffung für das Bundesamt erfolgt.
Die E-Akte Bund gilt als Rückgrat der Digitalisierung in der Bundesverwaltung: Elektronische Akten haben direkte Berührungspunkte, sowohl zu behördenspezifischen Fachverfahren als auch zu anderen zentral bereitgestellten Basis- und Querschnittsdiensten. Darum hat diese Maßnahme auch eine herausragende Bedeutung für die IT-Konsolidierung des Bundes. Das BfJ hat sich von Beginn an in die Entwicklung des zentralen E-Akte-Dienstes eingebracht und sich überdies als Pilotbehörde zur Verfügung gestellt. Verantwortlich für das E-Akte-Engagement ist die Stabsstelle "Elektronische Verwaltungsarbeit", die unmittelbar bei der Hausleitung des BfJ angesiedelt ist. Dort laufen auch alle Fäden der Abstimmung und Kooperation mit den entscheidenden E-Akte Akteuren zusammen – dazu zählen die Arbeitsgruppe Dienstekonsolidierung im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, das Bundesverwaltungsamt, das Informationstechnikzentrum Bund, das Bundesarchiv sowie der Softwarehersteller Fabasoft.
Bei den Vorbereitungen zur Pilotierung der E-Akte Bund analysierte das BfJ unter anderem die Schriftgutverwaltung, den Postverkehr und auch die Ablauforganisation in seinen Fachbereichen. Die Ergebnisse dieser Untersuchungen flossen in einem sogenannten Bebauungsplan für die elektronische Verwaltungsarbeit zusammen, aus dem insbesondere zu ersehen ist, wann welche Arbeitseinheit auf die elektronische Verwaltungsarbeit mit der E-Akte Bund umstellt. Auch nach dem erfolgreichen Pilotstart wird sich das BfJ an der Weiterentwicklung der elektronischen Akte des Bundes beteiligen. So sind die Integrationsmuster zur Anbindung des Digitalen Zwischenarchivs und des Formular-Management-Systems des Bundes auszuarbeiten. Bereits in den nächsten Monaten kommen die Pilotierungserfahrungen des BfJvier weiteren Pilotbehörden zugute, darunter mit dem Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz auch das "Mutterhaus des BfJ". Im anschließenden Breiten-Rollout werden dann auch alle weiteren Nutzerbehörden davon profitieren.
