Erfolgreiches Vertragsmanagement erfordert von den involvierten internen wie externen Akteuren ein hohes Maß an Engagement, Know-how und Genauigkeit – vor allem aber viel Zeit. Zur Verwaltung haben sich analoge Methoden etabliert, manuelle Tätigkeiten sowie Systembrüche machen diese jedoch aufwendig und fehleranfällig. Um die steigende Anzahl und die zunehmende Komplexität der Vereinbarungen zu meistern, braucht es digitale Werkzeuge, die durch weitestgehende Prozessautomatisierung für ein nachhaltig ressourcenschonendes Vertragsmanagement sorgen.
Mehr Effizienz durch Automatisierung im gesamten Vertragslebenszyklus
1. Einfache Digitalisierung sämtlicher Vereinbarungen
Firmenverschmelzungen, geänderte Zuständigkeiten, Gewohnheit – es gibt einige Gründe für die oft dezentrale Verteilung des unternehmensweiten Vertragsbestandes in standortgebundenen Fileablagesystemen, Teamlaufwerken oder Papierakten in Büroschränken einzelner Abteilungen. Doch sämtliche Informationen müssen an einem Ort verfügbar sein, um dringende Fragen zu bestimmten Vereinbarungen oder zum Portfolio umgehend zu beantworten.
Eine moderne Software ermöglicht das einfache Digitalisieren der eingescannten Verträge mittels Drag-and-drop. Im Anschluss liest sie dank KI-basierter Contract Analytics relevante Details wie Vertragsart, -partner oder -fristen automatisiert aus und bereitet diese strukturiert in Listen auf. Alle Berechtigten haben Zugriff auf die in digitalen Akten abgelegten Daten und Unterlagen, die sich bereits durch Eingabe von Schlagwörtern rasch wiederfinden und bearbeiten lassen. Das erweist sich auch bei Neuabschlüssen oder Adaptierungen als überaus hilfreich.
2. Freigegebene Vorlagen und Textbausteine zur Vertragserstellung bzw. -änderung
Vereinbarungen zu generieren oder zu ändern sind häufig wiederkehrende Aufgaben. Dabei stehen die Verantwortlichen mehrerer Bereiche vor der Herausforderung, auf eine korrekte, der gültigen Rechts(grund)lage entsprechende Vertragsgestaltung in der jeweils aktuellsten Dokumentenversion zu achten. Manuell ausgeführt verursacht das großen Aufwand und birgt Fehlerpotenzial.
In einer smarten Vertragsmanagement-Software greifen die Zuständigen schon bei der Vertragserstellung auf von der Rechtsabteilung geprüfte sowie freigegebene Vorlagensammlungen und Templates zu. Die zentral hinterlegten Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klauselbibliotheken in die Dokumentenvorlagen. Die Verwendung der stets an die Rechtslage angepassten Templates trägt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung bei. Von diesen Vorteilen profitieren die Beteiligten auch bei den Vertragsabschlussverhandlungen.
3. Systemeigene Prüf-, Genehmigungs- und Zeichnungsworkflows mit digitaler Signatur
Neue und adaptierte Vereinbarungen bedürfen der Zustimmung der Partner. Statt unsicherem Datenaustausch in unzähligen Abstimmungsrunden startet digitales Vertragsmanagement die integrierten Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozesse selbstständig. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Ad-hoc-Workflows anzustoßen oder mehrere Kontrakte aus der Vertragsliste auszuwählen bzw. über Regeln zu definieren und diese gleichzeitig abzuarbeiten. Die Verantwortlichen sehen ihre To-dos im Arbeitsvorrat zusammengefasst und erhalten zusätzlich je nach Einstellung eine E-Mail- oder Push-Benachrichtigung. Das sorgt nicht nur in der Verhandlungsphase, sondern im gesamten Vertragslebenszyklus für Schnelligkeit, Revisionssicherheit sowie maximale Transparenz bezüglich Version und Status.
Zudem gehört die systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU mittlerweile zu den Grundfunktionen moderner Anwendungen. Der ebenfalls automatisiert initiierte Zeichnungsprozess erfolgt medienbruchfrei, ohne Einbindung von Drittanbietern, und beschleunigt den Ablauf signifikant. Die Entscheidungsträger befüllen das Unterschriftsfeld und die Vereinbarungen erlangen Rechtsgültigkeit. Dieses Tempo setzt sich in der Vertragsabwicklung fort.
4. Integriertes Fristenmanagement
Termine und Fristen gelten als wesentliche Vertragsbestandteile und deren Einhaltung als Voraussetzungen für mehr Wettbewerbsvorteile. Oft erfassen mehrere Personen, teils bereichs- und standortübergreifend, diese Daten manuell in über Jahre gewachsenen Listen, nehmen Kalendereinträge vor und koordinieren sie via E-Mail oder Telefon.
Der Umstieg von analogen auf digitale Werkzeuge macht diese ressourcenintensiven und vor allem fehleranfälligen Tätigkeiten obsolet. Einerseits unterstützen die nach Vertragsende sortierten Listen maßgeblich bei der Einhaltung von Terminen. Andererseits stellt der integrierte, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender samt Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications eine bedeutende Komponente dar. Durch das automatisierte Fristenmanagement gehören versäumte Deadlines und folglich Mehrkosten aus nicht eingehaltenen Vereinbarungen der Vergangenheit an.
5. Dynamisches Reporting auf Knopfdruck
Um Chancen und Schwachstellen im Vertragsmanagement, etwa veraltete oder riskante Klauseln, zu identifizieren und künftige Handlungsoptionen abzuleiten, ist ein umfassender Überblick über die bestehenden Vereinbarungen unerlässlich. Intelligente Systeme bieten diesen.
Die Vertragsdetails finden sich in den automatisiert erstellten Dashboards. Deren individuelle Gestaltung, kombiniert mit umfangreichen Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen erlauben es, Anfragen ad hoc zu beantworten und dynamische Berichte in wenigen Sekunden zu generieren. So gelingt es, Parameter wie Summen, Adressen oder Kennzahlen auf Knopfdruck in einer Vielzahl von unterschiedlichen Diagrammtypen und in Tabellen zu visualisieren sowie diese mit Vorgesetzten, Teammitgliedern und Geschäftspartnern zu teilen. Das hilft, Soll-Ist-Abweichungen zu erkennen, Risiken zu identifizieren und Workflows zuverlässig zu steuern.
Erfolgreiches Vertragsmanagement braucht automatisierte Prozesse – ein Vertragsleben lang
Verträge wirken sich – unabhängig von Branche, Unternehmensgröße und Anzahl – unmittelbar auf den wirtschaftlichen Erfolg aus. Dementsprechend erfordert die Verwaltung neben Sorgfalt und Qualität insbesondere Effizienz und Flexibilität. Herkömmliche Methoden stoßen hier an ihre Grenzen.
Ein smartes, digitales Standardprodukt wie Fabasoft Contracts vereint diese widersprüchlich erscheinenden Eigenschaften durch die schnelle Implementierung und den hohen Automatisierungsgrad. Sämtliche Beteiligten aus unterschiedlichen Abteilungen und Organisationen sind dadurch selbst bei steigender Anzahl und Komplexität der Vereinbarungen in der Lage, den Überblick zu bewahren, bei Bedarf rasch zu handeln sowie die Weichen für ein nachhaltig erfolgreiches Vertragsmanagement zu stellen. Das spart Zeit, die in andere wichtige, gewinnbringende Aktivitäten fließen kann. Viel Zeit.
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