Unternehmen schließen geschäftsrelevante Verträge mit externen Partnern wie Kunden und Lieferanten. Für reibungslose und sichere Abläufe stellt sich daher nicht die Frage, ob Externe in die Workflows eingebunden sind, sondern wie. Denn um Geschäftsprozesse durchdacht zu digitalisieren, müssen Betriebe alle Beteiligten miteinbeziehen. Die Verwendung eines smarten Vertragsarchivs liefert dafür das Fundament. Darauf aufbauend setzt die Digitalisierung der damit verbundenen Abläufe an.
Die Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts unterstützt Unternehmen, die Workflows rund um ihre Verträge medienbruchfrei zu digitalisieren. Mit dem produkteigenen „Externen Bereich“ lassen sich Rechtsvertretungen, Kunden und Lieferanten einfach in das System integrieren. Der folgende Blogartikel zeigt, wie Unternehmen ihre Abstimmungsprozesse effizient und transparent gestalten und so ihren manuellen Aufwand reduzieren.
Was ist der „Externe Bereich“?
Der „Externe Bereich“ ist ein smarter Datenraum innerhalb einer Akte, der zum Austausch von Informationen mit externen Akteur:innen dient. Die Partner erhalten darauf Zugang und melden sich via Zwei-Faktor-Authentifizierung an. Damit weiterhin nur eine einzige Version eines Dokuments existiert (Stichwort „Single Point of Truth“), verschieben die Verantwortlichen die zu teilenden Unterlagen in jenen Raum. Um den Überblick über die Informationen zu bewahren, bleibt eine Verknüpfung zum Dokument am ursprünglichen Speicherort bestehen, ohne die definierte Ablagestruktur zu durchbrechen.
Je nach erteilter Berechtigung können die Personen die Unterlagen, die sich im Externen Bereich befinden, entweder nur lesen oder selbst bearbeiten inklusive signieren. Durch die Zusammenarbeit an einem digitalen Ort vermeiden die Verantwortlichen zusätzlichen Workload, ebenso wie Risiken, die durch den unsicheren Austausch von E-Mail-Anhängen oder durch den händischen Abgleich unterschiedlicher Dokumentenversionen entstehen.
Die drei häufigsten Use Cases des Externen Bereichs:
1. Inhalte zur Kenntnis nehmen
Hier gleicht die Verwendung des Externen Bereichs einer „Einbahnstraße“, da der Fokus auf dem reinen Teilen von Inhalten liegt. Interne Personen stellen damit Partnern Informationen oder Unterlagen zur Kenntnisnahme zur Verfügung. Über elektronische Workflow-Unterschriften können sich die Verantwortlichen vergewissern, dass alle Beteiligten das betroffene Dokument auch tatsächlich gesehen haben.
Gleichzeitig gibt es die Möglichkeit, dass Externe auch selbst erforderliche Unterlagen, beispielsweise Zertifikate, bereitstellen.
2. Gemeinsam verhandeln
Besteht bei Verträgen Abstimmungs- oder Verhandlungsbedarf, arbeiten die internen Verantwortlichen mit Ihren Partnern medienbruchfrei an einem gemeinsamen Dokument in der Cloud. Alle Akteur:innen mit entsprechender Berechtigung können direkt im Externen Bereich Inhalte bearbeiten, kommentieren und signieren. Durch die Versionierung und die Zeitreise-Funktion lassen sich Änderungen selbst bei großen Vertragswerken rasch und lückenlos identifizieren.
3. Verträge digital unterzeichnen
Der wohl häufigste Use Case ist das digitale Unterschreiben von Verträgen. Die integrierte fortgeschrittene sowie qualifizierte elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung ermöglicht den sicheren und schnellen Vertragsabschluss auf Knopfdruck.
Der Vertragspartner erhält dazu eine Einladung, direkt am Zeichnungsprozess teilzunehmen. Dieser ist individuell definierbar – entweder ad-hoc oder als vorgefertigter Workflow. Der Status des Prozesses ist jederzeit nachvollziehbar. Alle zu erledigenden Aufgaben befinden sich im persönlichen Arbeitsvorrat und gelangen via E-Mail-Benachrichtigung und Push-Notification auch aufs mobile Endgerät.
Diese direkte Einbindung der Partner verschafft Unternehmen enorme Arbeitserleichterungen. Ist ein Betrieb beispielsweise vom Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) betroffen und muss mehrere Tausend Lieferanten auf einmal informieren oder um Zeichnung bitten, geschieht dies dank digitaler Prozesse automatisiert.
Ein Ort – vielfältige Einsatzmöglichkeiten
Der Externe Bereich von Fabasoft Contracts schafft die optimale Umgebung für einen unkomplizierten, medienbruchfreien und sicheren Austausch mit Kunden, Lieferanten und anderen externen Akteur:innen. Damit sparen Unternehmen wertvolle Zeit, minimieren ihr Risiko und maximieren die Transparenz in ihrem Vertragsmanagement.
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