Oft liegt das Hauptaugenmerk bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements einerseits auf der zentralen Datenhaltung, andererseits auf der Einbindung aller betroffenen Abteilungen im eigenen Unternehmen. Übersichtliche Listen, rollenspezifische Berechtigungen und vordefinierte Workflows sorgen für effiziente interne Abläufe im Vertragslebenszyklus und helfen, den Überblick zu bewahren. Doch dieser Fokus greift nicht weit genug: Tatsächlich regelt der Großteil der Verträge die Beziehungen mit externen Akteuren. Wer diese Partner im Zuge der Digitalisierung der Vertragsverwaltung mit einbezieht, schöpft enorme Potenziale aus und eliminiert erhebliche Risiken.
Die Vorteile der digitalisierten Zusammenarbeit
Sicherer Austausch sensibler Informationen
Geschäftsbeziehungen basieren auf Verträgen. Schon bei der Erstellung bzw. in der Verhandlungsphase tauschen die Verantwortlichen Dokumente und Informationen meist via E-Mail aus. Doch diese Form der Übermittlung sensibler Daten birgt verschiedene Risiken: So dürfen Anwender nicht davon ausgehen, dass die Inhalte bei der Übertragung vom internen zu einem Mail-Server außerhalb der eigenen Organisation vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus kann es passieren, irrtümlich einen falschen E-Mail-Empfänger auszuwählen.
Der durch entsprechende Berechtigungen geregelte Austausch von Unterlagen in einer digitalen Vertragsmanagement-Software verhindert das. Gelangt eine E-Mail mit einem Link zu einem Dokument in diesem vertraulichen Bereich in falsche Hände, entsteht dennoch kein Datenleck. Das ausgeklügelte Rollen- und Berechtigungskonzept eines modernen Tools zur Vertragsverwaltung bietet – gestützt durch weitere Sicherheitsmechanismen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung – den Rahmen für eine sichere Zusammenarbeit, auch mit externen Mitgliedern.
Umfassender Überblick im gesamten Prozess
Was ist der aktuellste Stand des Vertragsdokuments? Wer hat wann welche Änderungen vorgenommen? Wo bestehen Abweichungen zu den Standardklauseln des Unternehmens? Um diese Fragen rasch zu beantworten, bearbeiten und verwalten alle Beteiligten die vollständigen Unterlagen medienbruchfrei, zeit- sowie ortsunabhängig in der Software. Individuelle Ablagen und Versionschaos gehören damit der Vergangenheit an. Ein revisionssicheres Vertragsarchiv dokumentiert jedwede Änderungen und ermöglicht die einfache Identifikation jeglicher Abweichungen von Unternehmensvorlagen. Durch die logischen Verknüpfungen zwischen Rahmen- und Unterverträgen gelingt es, Doppelgleisigkeiten in Vereinbarungen zu vermeiden.
Digitale Signatur – auch für externe Vertragspartner
Den wichtigsten Prozessschritt stellt die Unterfertigung des Vertrags dar. Erschwerte Erreichbarkeit der handelnden Personen macht diesen oft zu einem zeitintensiven Unterfangen. Die „Abkürzung“ in Form einer eingescannten handschriftlichen Unterschrift gilt gemäß eIDAS-Verordnung zwar als „einfache elektronische Signatur“, jedoch mit geringen Erfolgschancen bei Rechtsstreitigkeiten. Ein Vertragsmanagementtool mit einer systemeigenen „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ erlaubt sämtlichen Parteien, Verträge schnell und rechtswirksam zu unterzeichnen – sogar auf mobilen Endgeräten. Bei umfassenden Vertragswerken vereinfachen digitale Unterschriftenmappen diesen Vorgang zusätzlich.
Einfaches „Onboarding“ und Handling für unternehmensfremde Akteure
Ein Schlüsselfaktor für die reibungslose Zusammenarbeit liegt neben der einfachen Einbindung externer Nutzer auch in der intuitiven Bedienbarkeit der Vertragsmanagement-Software. Zu erledigende Aufgaben sind für alle Verantwortlichen in automatisierten E-Mails und übersichtlichen To-do-Listen ersichtlich. Das erhöht die Akzeptanz und hinterlässt bei neuen Geschäftspartnern zudem einen hochprofessionellen Eindruck. Im vertrieblichen Kontext übrigens ein Aspekt, der zu einem positiven Gesamtbild beiträgt.
Digitales Vertragsmanagement verbindet Unternehmen
Modernes digitales Vertragsmanagement erleichtert die Kooperation zwischen Unternehmen und punktet mit zahlreichen Vorteilen für die Akteure. Technologisch braucht es dazu cloudbasierte Produkte, da sich diese ideal für die Einbindung externer Partner eignen. Hohe Sicherheitsstandards, nachgewiesen durch Zertifizierungen und Testate, sprechen dabei für Verlässlichkeit und ein solides Fundament. Damit vertrauliche Bereiche auch vertraulich bleiben und sämtliche involvierten Parteien unmittelbar sowie medienbruchfrei partizipieren. Für effiziente Prozesse, maximale Transparenz und zum Schutz sensibler Daten, ein Vertragsleben lang.
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