Sieben Neujahrsvorsätze für das Vertragsmanagement. Nachhaltig. Versprochen.

Das neue Jahr beginnt voller Motivation und Vorsätze, vieles zum Besseren zu verändern – aber die Umsetzung ist meist nicht von Dauer. Das kommt Ihnen bekannt vor? Deshalb an Gewohnheiten festzuhalten und sich keine Ziele zu setzen, bringt niemanden weiter. Die gute Nachricht gleich vorweg: Im Vertragsmanagement können Sie diese Komfortzone dank moderner Softwareprodukte ohne Bedenken verlassen und Ihre Neujahrsvorsätze durch den Umstieg von analogen auf digitale Methoden nicht nur schnell, sondern auch nachhaltig realisieren.

Mit digitalem Vertragsmanagement alte Gewohnheiten einfach ändern

Maxwell Maltz stellte schon Mitte des vergangenen Jahrhunderts fest, dass es mindestens 21 Tage braucht, um eine Gewohnheit zu entwickeln. Sie wieder loszuwerden, dauert unverhältnismäßig länger oder klappt gar nicht. Warum? Für eine erfolgreiche Veränderung fehlen neben Geduld oft ein klarer Grund, eine bewusste Entscheidung – und die passenden Werkzeuge.

Insbesondere im Vertragsmanagement tragen Gewohnheiten dazu bei, dass die Verwaltung in zahlreichen Betrieben seit Jahren analog erfolgt und weitreichende Verbesserungspotenziale ungenutzt bleiben. Digitale Tools zur Ablöse dieser aufwendigen und fehleranfälligen Routinen sind längst vorhanden. Dass die Zeit für den Umstieg reif ist, erläutere ich Ihnen anhand meiner sieben Neujahrsvorsätze, die sich durch moderne, cloudbasierte Standardprodukte und den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) sofort und nachhaltig umsetzen lassen. Und nicht nur das: Sie führen außerdem zu mehr Effizienz im Vertragslebenszyklus. Sie werden sehen, meine Vorsätze eignen sich auch für Sie.

1. Ich werde Verträge in gesicherten Datenräumen anstatt per E-Mail verhandeln.

E-Mails sind praktische und schnelle Kommunikationswege, aber nicht zu 100 Prozent (revisions-)sicher. So kann es passieren, dass Verträge verloren gehen, im Spam- bzw. Werbeordner landen oder sich unterschiedliche Versionen in Umlauf befinden. Diese Szenarien kosten viel Zeit und Geld.

Eine moderne Vertragsmanagement-Software bietet Ihnen die Möglichkeit, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud zu erstellen und dort sämtliche Unterlagen für die Verhandlungen zentral abzulegen. Alle berechtigten Personen im Unternehmen, ebenso wie externe Partner, greifen darauf zu und arbeiten gemeinsam oder sogar gleichzeitig daran. Die automatische Versionierung macht jedwede Abänderung nachvollziehbar und das aktuellste Dokument stets ersichtlich. Über die Zeitreise-Funktion gelingt es Ihnen, ältere Versionen rasch zu finden und bei Bedarf wiederherzustellen. Das beweist: Vertragsverhandlungen via E-Mail entsprechen nicht mehr dem Stand der Technik.

2. Ich werde wichtige Klauseln und Unterschriftsbereiche über die Annotations-Funktion anstatt mit Post-its markieren.

Verträge in Papierform, vollgeklebt mit bunten Haftnotizzetteln zur Kennzeichnung der Zuständigkeiten, lockern den Arbeitsalltag auf. Bei inkorrekter Zuordnung oder Verlust verursachen sie jedoch ein Chaos und massiven Aufwand.

Wie wäre es, Schlüsselpassagen und Unterschriftsbereiche direkt in den digitalisierten Dokumenten hervorzuheben, zu kommentieren und diese automatisiert an die Verantwortlichen weiterzuleiten? Die Annotationsfunktion in digitalem Vertragsmanagement erfüllt genau diesen Zweck, jederzeitige Nachvollziehbarkeit inklusive. Zudem helfen Ihnen automatisierte Workflows bei einer geregelten Abarbeitung. Vergessen Sie handschriftliche Anmerkungen oder Post-its und das Herumreichen papierhafter Unterlagen zwischen den Beteiligten.

3. Ich werde Verträge zukünftig auch mobil, außerhalb meiner Büroräumlichkeiten, prüfen.

Jeden Tag im Büro einen Stapel Akten auf dem Schreibtisch zu bearbeiten oder gefühlt Hunderte E-Mail-Anhänge zu prüfen, gehört häufig zur Routine der Teammitglieder in Rechtsabteilungen. Was, wenn sich die Zeit vor oder zwischen externen Terminen nutzen ließe, um dringende Angelegenheiten zu erledigen?

Mit einer cloudbasierten Anwendung wickeln Sie die Ihnen zugeteilten Prozessschritte unter höchsten Sicherheitsstandards zeit- und ortsunabhängig ab – selbst von mobilen Endgeräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones. Das zeigt, dass das Handling sensibler Vertragsdaten auch außerhalb der Büroräumlichkeiten unkompliziert und sicher funktioniert.

4. Ich werde ein und denselben Vertrag nur mehr einmal genehmigen.

Vereinbarungen sind verschieden und dennoch ähnlich. Zu ähnlich, um sie bei analoger Verwaltung des Vertragsbestandes auseinanderzuhalten oder Änderungen herauszufinden.

Digitale Tools punkten durch integrierte Prüf-, Genehmigungs- und Freigabeprozesse, die selbstständig starten. Für Recherchen erweisen sich auch hier die erwähnte automatisierte Versionierung und die Zeitreise als hilfreich. Wo Handlungsbedarf besteht, fasst Ihr Arbeitsvorrat übersichtlich zusammen und zusätzlich erinnert Sie ein E-Mail an jedes To-do. Streichen Sie getrost auf Ihrer Agenda, sich mehrfach mit einer Vereinbarung zu beschäftigen.

5. Ich werde Verträge digital unterschreiben anstatt die Unterzeichnung auf dem Postweg zu veranlassen oder dafür in der Welt herumzufliegen.

Die Verhandlungen waren erfolgreich, der Vertrag steht zur Unterzeichnung bereit. Vielfach tauschen die Verantwortlichen die mit bunten Post-its versehenen Unterlagen noch per Post aus, oder sie setzen sich in ein Flugzeug, um die Unterschriften einzuholen. Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Jede moderne Vertragsmanagement-Software verfügt über eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU, die den Ablauf signifikant beschleunigt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Nach dem Start des Zeichnungsprozesses navigieren die Entscheidungsträger einfach und ohne Systemwechsel zum Unterschriftsfeld und schon erlangt der Vertrag Rechtsgültigkeit. Für manche mögen Briefe und Reisen eine willkommene Abwechslung sein, in unserer schnelllebigen Zeit braucht es jedoch effiziente Methoden, Vereinbarungen zu finalisieren.

6. Ich werde NICHT mehr manuell an Vertragsfristen erinnern.

Oft erfassen mehrere Personen, teils bereichs- und standortübergreifend, die relevanten Vertragsfristen und Termine manuell in umfangreichen Listen, setzen Kalendereinträge und koordinieren diese via E-Mail oder Telefon. Doch diese Vorgehensweise ist ressourcenintensiv und vor allem fehleranfällig.

In digitalen Werkzeugen erkennt und klassifiziert die Künstliche Intelligenz (KI) die wichtigsten Daten wie Vertragsart, -partner oder Fristen und bereitet diese strukturiert in individuell gestaltbaren Listen auf. Eine weitere bedeutende Komponente stellt ein integriertes Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications dar, das ebenfalls auf KI-Technologie basiert. So behalten Sie nicht nur den Überblick über den Vertragsbestand, sondern übersehen auch keine Termine mehr. Der Umstieg von analoger auf digitale Verwaltung reduziert die manuellen Tätigkeiten und nimmt Ihnen die Sorge vor den Konsequenzen versäumter Fristen.

7. Ich werde meine Verträge NICHT mehr in Aktenschränken über verschiedene Büros und Standorte hinweg aufbewahren.

Standortgebundene Fileablagesysteme, Teamlaufwerke oder gar Papierakten in Büroschränken einzelner Abteilungen erschweren Handling und Übersicht enorm. Hoher Zeitbedarf und Risiken sind die Folge dieses über Jahre gewachsenen Systems.

Cloudbasiertes Vertragsmanagement vereint alle Dokumente und Informationen revisionssicher an einem Ort – Stichwort Single Source of Truth. Ein smartes Rollen- und Berechtigungskonzept samt Stellvertreter- bzw. Nachfolgeregelung sorgt dafür, dass nur definierte Personen auf die Daten zugreifen – 24/7 und von überall. Zusätzliche interne wie externe Beteiligte lassen sich unkompliziert und schnell integrieren. So erfolgt die Zusammenarbeit effizient und sicher. Lösen Sie dezentrale Ablagestrukturen sowie umständliche Kommunikationswege auf, und nutzen Sie die Vorteile einer Cloud.

Prosit Neujahr: Mit digitalem Vertragsmanagement Vorsätze rasch und nachhaltig umsetzen

Die Ära der analogen Verwaltung von Vereinbarungen auf Papier, via Telefon, E-Mail und mit gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen sowie zusätzlichen Kalendereinträgen ist endgültig vorbei. Die Features einer modernen Vertragsmanagement-Software liefern Ihnen gute Gründe, „alte“ Gewohnheiten abzulegen und sich bewusst für ein intelligentes Standardprodukt wie Fabasoft Contracts zu entscheiden. Die sofortige Einsetzbarkeit und die Verwendung von KI-Technologien reduzieren Aufwand, Fehlerpotenzial und Risiken signifikant und tragen zu Wettbewerbsvorteilen bei. Damit gelingt die dauerhafte Umsetzung Ihrer Ziele – Ihre Neujahrsvorsätze bleiben keine leeren Versprechen. Versprochen.