Proaktives Handeln und das Einbeziehen unternehmensinterner Prozesse sind Voraussetzungen für den Erfolg der Digitalisierung. Das gilt auch für die Arbeit mit Verträgen. Der einfache Umgang mit diesen im operativen Tagesgeschäft spielt dabei eine wesentliche Rolle für den Unternehmenserfolg.
Wie eine moderne, sichere Vertragsmanagement-Software dabei die Rechtsabteilung entlastet und beim Handling sensibler Dokumente unterstützt, ist Gegenstand dieses Beitrages.
Die Herausforderungen der Rechtsabteilung im Vertragsmanagement
Bei vielen Unternehmen steht die Abwicklung von komplexen Kunden- und Lieferantenbeziehungen an der Tagesordnung. Dabei regeln umfassende vertragliche Vereinbarungen Rechte, Pflichten und Zeitpläne zwischen den Akteuren. Inhaltliche und terminliche Versäumnisse führen nicht selten zu kritischen Vertragsstrafen. Somit lastet eine große Verantwortung auf den Rechtsabteilungen, die als zentrale Instanz für die Aufbewahrung, Verwaltung und Kontrolle sämtlicher bestehender Verträge im Unternehmen verantwortlich sind.
Eine in der Praxis noch oft übliche dezentrale Vertragsverwaltung erschwert die Erfüllung dieser Anforderungen erheblich. Überblick herzustellen, Informationen aufzufinden und ein effektives Fristenmanagement vorzuhalten, resultieren in hohem Zeitaufwand. Aufgrund der Vielzahl manueller Arbeitsschritte sowie der fehlenden Möglichkeiten für die Automatisierung von Prozessen bleibt die Gefahr, entscheidende Informationen zu übersehen oder zu spät auf die Tagesordnung zu setzen. Eine standardisierte Lösung für die zentrale Verwaltung des Vertragsbestands eliminiert diese Risiken und reduziert dabei den manuellen Aufwand erheblich.
Diese Kriterien muss digitales Vertragsmanagement erfüllen
Durchblick im Vertragsarchiv
Features einer digitalen Vertragsmanagement-Software wie die semantische Volltextsuche, lückenlose Nachverfolgung jeglicher Änderungen und ein integrierter Kalender für das Fristenmanagement bringen enorme Vorteile für die Rechtsabteilungen:
Eine intelligente semantische Volltextsuche mit umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten durchblickt das gesamte Vertragsarchiv und erfasst dabei auch die Inhalte aller Dokumente. Mitarbeiter in Rechtsabteilungen finden dadurch jegliche Details, beispielsweise spezielle Vertragsklauseln, auf Knopfdruck. Herausforderungen durch Ad-hoc-Fragestellungen gehören damit der Vergangenheit an. Ermittelte Informationen mit Kollegen zu teilen, gelingt in einer cloudbasierten Vertragsmanagement-Software ohne umständliche Umwege, auch auf mobilen Endgeräten.
Alle Änderungen im Fokus
Jegliche Änderungen systemgestützt lückenlos nachzuvollziehen erleichtert die tägliche Arbeit erheblich. Das Risiko, kleine Anpassungen mit großer Wirkung zu übersehen und aufwendige manuelle Versionsvergleiche von Verträgen gehören mit einer digitalen Vertragsmanagement-Software der Vergangenheit an. Bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten spielt das eine umso bedeutendere Rolle. Die Speicherung der Verträge in zertifizierten, revisionssicheren Archiven sichert zudem die Erfüllung von kritischen Compliance-Richtlinien.
Termine im Griff
Ein automatisiertes Fristenmanagement ohne Medienbruch zwischen der Vertragsakte, der Klammer um alle Dokumente und Informationen, und dem Kalender eliminiert das Risiko von Inkonsistenzen. Bei der Ersterstellung eines Vertrags sowie bei nachträglichen Änderungen von Terminen wirken sich diese unmittelbar im Fristenkalender aus. Ein intelligenter Kalender erlaubt zudem den direkten Absprung aus einem Termineintrag in jegliches Vertragsdetail. Auch auf mobilen Endgeräten, wenn eine Push-Notification oder E-Mail auf anstehende Fristen hinweisen.
Ihre Daten besser auf europäischem Boden
Bei der Entscheidung für cloudbasierte Lösungen spielt für viele Unternehmen die Datenverwaltung und -speicherung in einem europäischen Rechenzentrum eine zentrale Rolle. Als Hüter rechtlicher Standards und Sicherheitsvorgaben ist das vor allem für die Rechtsabteilungen ein äußerst kritischer Aspekt. Es geht darum, die Vorteile einer Vertragsmanagement-Software in der Cloud zu nutzen ohne Risiken bei der Datenhaltung einzugehen. Unabhängige Testate und Zertifikate bringen hier Klarheit. Unternehmen profitieren von umfassenden Vorteilen hinsichtlich der Funktionalität cloudbasierter Anwendungen, vor allem auch bei der sicheren Zusammenarbeit mit externen Partnern. Die Infrastrukturkosten reduzieren sich und die Wartung durch die IT Abteilungen fällt weg, bei gleichzeitig hoher Skalierbarkeit.
Ein Standardprodukt für Vertragsmanagement braucht kein Projekt
Die Anforderungen an ein Vertragsmanagement gestalten sich im Kern sehr homogen und lassen sich gut standardisieren. Übersichtliche User-Interfaces und eine intuitive Menügestaltung beschleunigen die Einführung und Einbindung neuer Anwender. Schulungsaufwand und Implementierungsleistungen beschränken sich dadurch auf ein Minimum oder fallen gänzlich weg. Kostenlose Trial-Angebote bieten dabei die Möglichkeit, sich einen authentischen Eindruck über Look and Feel als auch Funktionalität zu verschaffen.
Mit digitaler Vertragsverwaltung alles unter Kontrolle
In der täglichen Arbeit mit Verträgen Zeit sparen und Risiken ausschalten. Den Fokus auf inhaltliche Herausforderungen lenken und als interne Beratungs- und Kontrollinstanz agieren. Das gelingt durch Automatisierung manueller, repetitiver und aufwendiger Erfassungs- und Recherchetätigkeiten in der Rechtsabteilung. Ein modernes digitales Vertragsmanagement bietet diese Vorteile und mehr. Die Nutzung künstlicher Intelligenz beschleunigt die Digitalisierung und stiftet Mehrwert im Tagesgeschäft. Wie? Darüber berichten wir in einem weiteren Blogbeitrag.
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