Strukturierte Inhalte gewinnen immer mehr an Bedeutung und zahlreiche Analyst:innen und Expert:innen sehen in ihnen die Basis für die Dokumentenerstellung der Zukunft. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, und worin liegen die Vorteile gegenüber unstrukturierten Inhalten? In diesem Artikel befassen wir uns mit diesem Thema und veranschaulichen dieses in einem Video am Beispiel eines Kochrezeptes.
1. Was sind strukturierte Inhalte?
Strukturierte Inhalte sind Texte bzw. Textbausteine, welche Autor:innen oder Redakteur:innen auf Basis einer feststehender Struktur erstellen und somit semantisch mit Metadaten anreichern. Damit sind sie medienneutral, d.h. unabhängig von ihrem späteren Ausgabekanal, und bilden die Grundlage für effizientes Multichannel-Publishing.
Der weltweite Standard hierfür ist XML (Extensible Markup Language), eine Auszeichnungssprache zur Abbildung hierarchisch strukturierter Daten. Diese ist für Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar. Zur Erstellung der Inhalte nutzen Unternehmen und Autor:innen professionelle XML-Editoren.
2. Strukturierte vs. Unstrukturierte Inhalte
In Microsoft Word arbeiten Autor:innen weitestgehend ohne feste Struktur und formatieren Inhalte nach eigenem Ermessen. Sie heben Überschriften optisch durch eine größere Schrift oder andere Formatierungsoptionen hervor und trennen Absätze durch Zeilenumbrüche. Es entstehen unstrukturierte bzw. nicht standardisierte Dokumente, die für Maschinen nicht interpretierbar sind. Dieser unstrukturierte Content führt zu Herausforderungen beim Publizieren in unterschiedliche Kanäle. Autor:innen müssen die Inhalte jedes Mal neu an den jeweiligen Kanal anpassen. Das ist nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Im Gegensatz dazu geben strukturierte Inhalte dem Content nicht nur oberflächlich, sondern auch semantisch im Hintergrund eine Struktur und machen sie dadurch maschinenlesbar. Ein zugrundeliegendes Regelwerk (bspw. ein XML-Schema wie DITA, S1000D, JATS oder LegalDoc) gibt die Struktur des Dokuments vor und definiert eindeutig, was eine Überschrift, ein Absatz, eine Tabelle oder eine Grafik ist und wie diese formatiert werden. Autor:innen konzentrieren sich ausschließlich auf die Erstellung ihrer Texte ohne Berücksichtigung des späteren Layouts oder Zielkanals.
3. Die Vorteile strukturierter Inhalte auf einen Blick
Neben der effizienten Mehrfachverwendung der Inhalte in beliebigen Kanälen gibt es folgende weitere Vorteile:
- Hohe Konsistenz und Standardisierung: Das hinterlegte Regelwerk (XML-Schema oder Document Type Definition) stellt sicher, dass Autor:innen ihre Inhalte nach denselben Vorgaben erstellen.
- Effizientes Multichannel-Publishing: Aufgrund der medienneutralen Erstellung gelingt es, den Content schnell und einfach auf verschiedenen Kanälen zu veröffentlichen.
- Maximale Wiederverwertbarkeit: Strukturierte Inhalte lassen sich in einzelne Fragmente oder Bausteine zerlegen und in mehrere oder neue Produkte und Publikationen integrieren.
- Zeitersparnis bei Content-Updates: Autor:innen bearbeiten Texte und Textbausteine an einer einzigen Stelle und aktualisieren damit automatisch alle Produkte und Publikationen, die diese Bausteine verwenden.
- Auffindbarkeit von Inhalten: Die semantische Auszeichnung des Inhalts mit Metadaten erleichtert seine Wiederauffindbarkeit. Informationen sind für die Beteiligten schneller zugänglich.
4. Wie lassen sich strukturierte Inhalte erstellen?
Nutzerfreundliche XML-Editoren wie Xeditor ermöglichen Autor:innen, strukturierte Inhalte zu erstellen. Spezielle IT-Kenntnisse sind dazu nicht erforderlich. Während bislang die Erstellung strukturierter Inhalte vor allem technischen Redakteur:innen vorbehalten war, verfügen moderne, webbasierte XML-Editoren über eine Word-ähnliche Benutzeroberfläche.
Gemäß dem Prinzip des „Guided Authorings“ führt der XML-Editor die Autor:innen intuitiv durch die Contenterstellung und prüft Eingaben in Echtzeit gegen das hinterlegte XML-Schema. Eine Änderungsnachverfolgung und Kommentarfunktion fördern eine ortsunabhängige Teamarbeit. Der nachfolgende Screenshot gibt einen Einblick in die Benutzeroberfläche von Xeditor:
5. Ein anschauliches Beispiel: Das Kochrezept
Kochrezepte sind für uns Menschen in der Regel einfach verständlich. Es gibt eine Zutatenliste und eine Step-by-Step-Anleitung zur Zubereitung. Die einzelnen Bestandteile des Rezepts, z.B. Mengenangaben wie Gramm oder Liter sind für uns problemlos interpretierbar. Maschinen bzw. Ausgabekanäle (z.B. Website, Web-Portal, Adobe InDesign) verstehen diese Inhalte jedoch nur, wenn Autor:innen sie bei ihrer Erstellung mittels XML semantisch auszeichnen (bspw. als „Mengenangabe“ markieren).
Liegen diese Rezepte in strukturierter Form vor, ergeben sich neben der Wiederverwendung in verschiedenen Kanälen weitere Vorteile. So lässt sich beispielsweise die Zutatenliste je nach gewünschter Portionsanzahl auf Knopfdruck einfach aktualisieren bzw. neu berechnen.
Im nachfolgenden Video erklärt Matthias Kraus, Geschäftsführer von Xpublisher und Experte für strukturierte Inhalte, am Beispiel eines Rezepts für Spaghetti Carbonara anschaulich die Funktionsweise strukturierter Inhalte.
6. Einblicke in die Praxis: Lufthansa Technik und Wolters Kluwer
Das Einsatzgebiet strukturierter Inhalte ist vielfältig. Strukturierte Inhalte kommen in Verlagen, Verbänden, Behörden, Industrieunternehmen und vielen weiteren Organisationen in Form redaktioneller Texte oder technischer Dokumentationen zum Einsatz. Im Folgenden beschreiben wir, wie Lufthansa Technik, Airbus und Wolters Kluwer in der Praxis von standardisiertem Content profitieren.
6.1 Lufthansa Technik: Digitale Jobcards
Jobcards bilden in der Luftfahrtindustrie die Basis für alle Tätigkeiten in der Produktion. Sie dienen der Vorgabe und Dokumentation von Arbeiten an Flugzeugen, Komponenten, Trieb-, und Fahrwerken und unterliegen höchsten Anforderungen hinsichtlich Genauigkeit und Nachweisbarkeit. Um dem gerecht zu werden, setzt Lufthansa Technik den webbasierten XML-Editor Xeditor heute großflächig im Unternehmen ein.
Zur Success Story mit Lufthansa Technik
6.2 Wolters Kluwer: Globale Leistungssteigerung im operativen Bereich
Weltweit agierende Informationsdienstleiter wie Wolters Kluwer haben den Anspruch, qualitativ hochwertige Inhalte in kürzester Zeit zu erstellen und zu publizieren. Dies gelingt nur durch den konsequenten Einsatz strukturierter Inhalte, der Anreicherung mit Metadaten und effizienter Zusammenarbeit aller Beteiligten auf globaler Ebene. Die ursprünglich eingesetzten desktop-basierten Anwendungen stießen dabei an ihre Grenzen. Welche Vorteile ein webbasierter XML-Editor mit sich bringt und wie das Unternehmen die Umstellung von einem desktopbasierten XML-Editor erfolgreich umgesetzt hat, erfahren Sie in unserer Success Story.
