Gängige Tabellenkalkulationsprogramme sind seit Jahren zur Vertragsverwaltung in Unternehmen etabliert. Warum also Bewährtes ändern? Ganz einfach: Moderne Vertragsmanagementlösungen erleichtern den Arbeitsalltag. Sie ersetzen die aufwendige, manuelle Datenwartung in unterschiedlichen Systemen durch weitgehend automatisierte Abläufe in nur einer Anwendung. Fristenmanagement, individuelle Einstellungen, lückenlose Nachvollziehbarkeit sowie automatisierte Zuordnung der Dokumente zu den Vertragsdaten inklusive. Das reduziert Fehlerpotenzial sowie Risiken und bietet einen Komfort, der weit über jenen von Tabellen hinausgeht.
Manuelle vs. digitale Vertragsverwaltung
In vielen Unternehmen erfolgt die Verwaltung von Verträgen mit Tabellenkalkulationsprogrammen. Oft erfassen bzw. warten mehrere Personen, teils bereichs- und standortübergreifend, die relevanten Daten manuell in umfangreichen Listen. Sie fügen Links auf separat abgelegte Dokumente ein, nehmen zusätzlich Kalendereinträge vor und koordinieren Prozesse sowie Fristen via E-Mail oder Telefon. Hierbei den Überblick zu bewahren, stellt eine große Herausforderung dar. Die gewohnte Abwicklung „funktioniert“, daher sehen die Verantwortlichen keinen Änderungsbedarf. Doch diese Vorgehensweise ist aufwendig – und fehleranfällig. Der hohe Automatisierungsgrad samt Fristenmanagement, die individuellen Einstellungsmöglichkeiten und die lückenlose Nachvollziehbarkeit sprechen für den Einsatz einer digitalen „All-in-one“-Lösung zum Handling sensibler Vertragsdaten.
„All-in-one“: Digitales Vertragsmanagement als zentrale Datenbasis
Einmal eingescannt, bündelt eine moderne Vertragsmanagementsoftware alle Daten und Dokumente an einem Ort. Dashboards bieten einen Überblick über sämtliche Kontrakte in den digitalen Akten. Eine künstliche Intelligenz (KI) liest relevante Details wie Vertragspartner, Konditionen oder Laufzeiten automatisiert aus und fügt diese in Listen ein. Benötigte Informationen sowie Unterlagen lassen sich mit der intelligenten Volltextsuche rasch finden. Fehlerpotenzial durch manuelle Eingaben, Systembrüche und zeitintensive Recherchen gehören damit der Vergangenheit an. KI hilft den zuständigen Personen, den Überblick auch bei steigenden Vertragszahlen zu behalten.
Mehr Überblick dank Individualisierung und Fristenkontrolle
Bei der Bearbeitung von Listen sind individuelle Spaltenanordnungen, Filter- und Sortiermöglichkeiten wichtig. Anders als in gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen bleiben in einer digitalen „All-in-one“-Lösung die eigenen Einstellungen bestehen. Selbst dann, wenn andere Benutzer Daten und deren Darstellung ändern. Zudem unterstützen umfangreiche Auswertungsfunktionen dabei, Berichte auf Knopfdruck zu generieren und zu teilen.
Der integrierte Kalender mit automatischer Fristenerinnerung ist ein weiterer Vorteil digitalen Vertragsmanagements. Umständliches Koordinieren von Prozessen und Terminen via E-Mail oder Telefon fallen weg, ebenso wie Risiken und Mehrkosten aus nicht eingehaltenen Vereinbarungen. So gewährleisten Individualisierung und Automatisierung eine effiziente und transparente Vertragsverwaltung.
Volle Transparenz durch Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit
Die automatische Versionierung sorgt in intelligenten Vertragsmanagementprogrammen wie Fabasoft Contracts für volle Transparenz: Berechtigte Personen greifen immer auf die aktuellsten Daten zu und können auf einer Zeitachse lückenlos nachvollziehen, wer welche Inhalte oder Unterlagen wann geändert hat.
Diese revisionssichere Dokumentation erfüllt gleichzeitig sämtliche Compliance-Anforderungen und hebt sich auch hiermit klar von Tabellenkalkulationen ab.
Erfolgreiches Vertragsmanagement braucht mehr als eine Tabelle
Neben digitalen Signaturen, deren Rechtssicherheit ich in einem anderen Blog-Beitrag beleuchte, sind Überblick, Fristenkontrolle und Nachvollziehbarkeit entscheidende Kriterien für ein erfolgreiches Vertragsmanagement. Gängige Tabellenkalkulationsprogramme stoßen dahingehend an ihre Grenzen. Eine intelligente Software setzt auf den Funktionalitäten einer Tabelle auf. Durch weitgehende Automatisierung minimiert sie Fehlerpotenzial sowie Risiken und bietet einen Komfort, der den Arbeitsalltag der Verantwortlichen wesentlich erleichtert. Aus diesen Gründen eignet sich eine digitale „All-in-one“-Lösung besser zur Verwaltung sensibler Vertragsdaten. Viel besser.
Die digitale Signatur. Ein Must-have für intelligentes Vertragsmanagement.
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