Das Vertragsmanagement erfolgt zunehmend digital. Folglich kommt auch elektronischen Unterschriften eine immer größere Bedeutung zu. Welche Vorteile bringt die Digitalisierung des Zeichnungsprozesses mit sich? Welche Arten der Signatur gibt es? Und wie sicher ist die elektronische Unterschrift?
Vorteile der digitalen Signatur
Hauptgründe für die Einführung einer digitalen Signatur im Unternehmen sind die Beschleunigung des Zeichnungsprozesses sowie die Minimierung des Risikos. Dabei gilt es, sowohl aus Effizienz- als auch aus Sicherheits- und Datenschutzgründen, sogenannte Medienbrüche zu vermeiden. Diese entstehen beispielsweise, wenn die Verantwortlichen den fertigen Vertrag auf Papier ausdrucken, unterschreiben und erneut einscannen – oder wenn sie diesen per E-Mail an den Vertragspartner schicken. Die Folgen sind ein unsicherer Austausch von Daten und ein erheblicher Mehraufwand für alle Beteiligten.
Die Verwendung einer Vertragsmanagement-Software mit integrierter digitaler Signatur eröffnet Unternehmen folgende Vorteile:
- Minimierung des manuellen Aufwands
- Erhöhung der Nachvollziehbarkeit sowie der eigenen Sicherheitsstandards
- Reduzierung der Vertragsabschlussdauer
Welche Arten der digitalen Signatur gibt es?
Zur elektronischen Unterfertigung von Verträgen hat die EU mit der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) europaweit einheitliche Vorschriften für digitale Transaktionen festgelegt. Die Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) regelt, unter welchen Voraussetzungen elektronisch übermittelte und unterzeichnete Dokumente den gleichen Rechtsstatus wie jene auf Papier erlangen. Vereinfacht ausgedrückt: Je mehr Sicherheitskriterien die elektronische Signatur erfüllt, desto höher sind Rechtswirksamkeit und Beweiskraft des unterfertigten Dokuments.
Dazu definiert die EU drei Stufen der elektronischen Unterschrift:
- die einfache elektronische Signatur (EES)
- die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die „einfache elektronische Signatur“
Eingescannt gilt die handschriftliche Unterschrift gemäß eIDAS-Verordnung als „einfache elektronische Signatur“ (EES). Auch eine E-Mail-Signatur oder ein Mausklick auf einer Website (zum Beispiel: „Ich akzeptiere“) zählen dazu. Da bei diesen Vorgehensweisen keine Möglichkeit zur Identifizierung der unterzeichnenden Person besteht, hat die EES nur geringe Erfolgschancen bei Rechtsstreitigkeiten.
Die „fortgeschrittene elektronische Signatur“
Verschlüsselt – und dadurch wesentlich sicherer – entspricht die handschriftliche Unterschrift der „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ (FES). Diese muss eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Die verschlüsselte Übertragung sorgt für die eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Partei und bewahrt das Dokument vor unberechtigten Zugriffen oder Änderungen. Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards eignet sich die FES bestens für das digitale Unterfertigen der meisten geschäftlichen Vereinbarungen, unter Berücksichtigung der aktuell gültigen Formvorschriften.
Die Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts beinhaltet eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung. Dabei kommt die Sicherheitsarchitektur Fabasoft Secomo zum Einsatz. Die echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt sensible Daten durchgängig, vom Arbeitsplatz oder mobilen Endgerät weg. Der geheime Schlüssel verhindert unerwünschten Zugriff. Der Zeichnungsprozess erfolgt medienbruchfrei und geräteunabhängig, ohne Einbindung von Drittanbietern. Das trägt zur besonderen Sicherheit des Verschlüsselungsstandards von Fabasoft Secomo bei.
Die „qualifizierte elektronische Signatur“
Die „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES) ist laut eIDAS-Verordnung die sicherste Form der digitalen Signatur. Sie erfüllt alle Anforderungen der FES, mit dem Unterschied, dass die Unterzeichnenden ihre tatsächliche Identität mit einem qualifizierten Zertifikat (Bürgerkarte, Handysignatur oder Ähnlichem) nachweisen müssen. Damit zeichnet die qualifizierte elektronische Signatur ein besonderer Rechtsstatus aus, und sie gilt laut EU-Verordnung – bis auf wenige Ausnahmen *) – innerhalb der EU-Mitgliedstaaten als gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift.
Fabasoft Contracts bietet neben der systemeigenen fortgeschrittenen elektronischen Signatur auch die vollwertige Integration einer qualifizierten elektronischen Signatur an. Hier arbeitet Fabasoft mit der unabhängigen österreichischen Zertifizierungsstelle primesign zusammen. Anders als bei Beauftragung von Drittanbietern ist die QES direkt in die Vertragsmanagement-Software eingebettet, wodurch die digitalen Dokumente die sichere Cloud zu keinem Zeitpunkt verlassen. So erfolgt der Zeichnungsprozess für alle internen wie externen Partner sicher und medienbruchfrei.
Auf zur digitalen Signatur
Die Verwendung der fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur bringt im Vertragsmanagement viele Vorteile: Unternehmen profitieren neben einem einfachen, schnellen und nahtlosen Zeichnungsprozess besonders von modernsten Verschlüsselungstechnologien. Diese machen digital unterfertigte Verträge nachvollziehbar, fälschungssicher – und heben das Sicherheitsniveau weit über jenes von Papier.
Wie auch Sie die digitale Signatur einfach in Ihr Vertragsmanagement integrieren, sehen Sie in unserem Webinar.
*) Wann eine qualifizierte elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift nicht ersetzen kann, variiert je nach nationalem Recht und ist im Bedarfsfall individuell abzuklären.
