Maschinen- und Anlagenhersteller senden unzählige technische Dokumente wie Zeichnungen und Pläne, Prüfberichte sowie Montage-, Betriebs-, oder Wartungsanleitungen an ihre Kunden. Diese sind allesamt mit speziellen Herstellerinformationen zu versehen, die an die jeweiligen Nutzer:innen zu übergeben sind. Für viele Unternehmen stellt dies eine große Herausforderung dar, da sie große Datenmengen in einer sinnvollen und nutzerfreundlichen Struktur bereitstellen müssen. In der Praxis werden jedoch oft unterschiedliche Formate verwendet, was die Einheitlichkeit beeinträchtigt und einen entsprechend hohen Aufwand für Unternehmen bedeutet.
Definition und Ziele der Richtlinie VDI 2770
Die Richtlinie VDI 2770 [1] ermöglicht eine strukturierte und einheitliche Bereitstellung von digitalen Herstellerinformationen im Zuge der Technischen Dokumentation. Ausgearbeitet wurde sie vom Verein Deutscher Ingenieure (VDI) als Grundlage für eine digitale Dokumentation in der Prozessindustrie.
Die VDI 2770 beschreibt ein digitales Format, welches den effizienten Austausch zwischen unterschiedlichen Quellen erlaubt. Sämtliche relevanten Informationen sind in einem sogenannten Dokumentencontainer zusammengefasst, darunter PDF/A-Dokumente mit den eigentlichen Inhalten (z. B. Montageanleitung) sowie dazugehörigen Metadaten im XML-Format. Durch diese Standardisierung sind Einzelinformationen eindeutig identifizierbar und von allen IT-Systemen abrufbar. Das erleichtert die Bereitstellung von Unterlagen und erhöht die Effizienz und Transparenz für alle Beteiligten.
Abbildung: Abstimmungsbedarf mit und ohne dem VDI 2770 Informationsaustausch-Standard
Die VDI 2770 definiert dabei folgende Mindestanforderungen an Herstellerinformationen:
- Klassifizierung anhand der Dokumentenart und des Verwendungszwecks
- Festgelegte Metadaten für jedes Dokument
- Aufbau bzw. Struktur des digitalen Dokumentenpakets
- Zu verwendende Dateiformate
Relevanz für die Technische Dokumentation in der Industrie
Seit ihrer Veröffentlichung im Jahr 2020 hat sich die VDI 2770 zu einem wichtigen Werkzeug für die Digitalisierung in der Industrie entwickelt. Wird die Richtlinie effektiv umgesetzt, hilft sie Unternehmen dabei, die Qualität ihrer Technischen Dokumentation zu verbessern sowie die Sicherheit und Effektivität von Produkten zu erhöhen.
Obwohl die Richtlinie VDI 2770 für die speziellen Gegebenheiten der Prozessindustrie entwickelt wurde, ist es auch möglich, sie in anderen Bereichen einzusetzen. Insbesondere bei äußerst vielschichtigen Gesamtsystemen, die aus unzähligen Komponenten bestehen, verspricht die Richtlinie eine deutliche Verbesserung im Zuge der Technischen Dokumentation.
Wie ein DMS die Umsetzung der VDI 2770-Richtlinie erleichtert
Im Maschinen- und Anlagenbau gilt es, umfangreiche Dokumentationsanforderungen zu erfüllen, die je nach Projektumfang teils mehrere tausend einzelne Dokumente umfassen. Ein speziell auf die Industrie zugeschnittenes Daten- und Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Approve on Fabasoft PROCECO unterstützt Unternehmen, indem es Standards wie die VDI 2770 nahtlos in den Arbeitsablauf integriert.
Ein modernes DMS bietet folgende Funktionen zur effizienten Bereitstellung von digitalen Herstellerinformationen:
Digitaler Informationsaustausch
Mit einem Daten- und Dokumentenmanagementsystem werden Informationen entsprechend der Richtline VDI 2770 ausgetauscht mit dem Ziel, dass sowohl die Sender- als auch die Empfängerperson diese verstehen. In einem Dokumentencontainer befinden sich beispielsweise eine Betriebsanleitung im PDF/A-Standard, dazugehörige Metadaten im XML-Format sowie ein Originaldokument. Der empfangenden Person ist es nun möglich, diese Informationen auszulesen und in ihr IT-System einzupflegen.
Strukturierung & Versionierung von Dokumenten
Ein DMS ermöglicht, Dokumente in einer hierarchischen Struktur zu organisieren, die jener der VDI 2770 entspricht. Zusätzlich erstellt und verwaltet die Software automatische Versionen von Dokumenten, um sicherzustellen, dass jederzeit die richtige Version zur Verfügung steht.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Statt einzelner Datensilos sind sämtliche Informationen geordnet an einem Ort gespeichert und von überall abrufbar. Alle Beteiligten behalten so den Überblick über den Dokumentationsumfang sowie die zu erledigenden Aufgaben. Änderungen an einzelnen Dokumenten, Metadaten oder ganzen Projekten bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Automatisierung von Workflows
Ein Daten- und Dokumentenmanagementsystem stellt Workflowmanagement-Funktionen bereit, die dabei unterstützen, den Prozess für die Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten zu automatisieren. Kontroll- und Revisionsmechanismen reduzieren den manuellen Aufwand auf ein Minimum.
Zugriffskontrolle
Die VDI 2770 erfordert die sichere Speicherung von Dokumenten. Ein DMS hilft dabei, den Zugriff auf relevante Informationen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen mittels Zwei-Faktor-Authentisierung Zugang haben.
Optimieren Sie Ihre Technische Dokumentation mit einheitlichen Strukturen
Die Richtlinie VDI 2770 ist für die Technische Dokumentation von großer Bedeutung, da sie eine standardisierte Übergabe der dafür notwendigen Herstellerinformationen ermöglicht. Die Festlegung von Dateiformaten, Metadaten sowie Ablagestrukturen mithilfe eines speziell für die Industrie entwickelten technischen Daten- und Dokumentenmanagementsystems erleichtert die Organisation von Dokumenten und minimiert Fehler. Besonders bei vielschichtigen Gesamtsystemen, wie sie beispielsweise im Anlagenbau vorkommen, verspricht VDI 2770 daher eine deutliche Verbesserung in Bezug auf die Technische Dokumentation.
[1] VDI 2770 Blatt 1: Betrieb verfahrenstechnischer Anlagen – Mindestanforderungen an digitale Herstellerinformationen für die Prozessindustrie – Grundlagen
