Florian Kirschner, Managing Director bei Fabasoft Xpublisher, ist ein erfahrener Experte für digitale Publikationssoftware im Bereich Scholarly Publishing. Durch seine langjährige Tätigkeit in der Branche hat er umfassendes Know-how zu den Herausforderungen und Chancen moderner Arbeitsprozesse gewonnen.
In diesem Interview haben wir ihn gefragt, warum es für Unternehmen immer wichtiger wird, ihre Arbeitsabläufe in einem DAM zu organisieren. Florian Kirschner erläutert, wie ein solcher Ansatz nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Qualität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht. Seine Perspektiven bieten wertvolle Anregungen für Unternehmen, die vor dem Schritt in eine digitalisierte Zukunft stehen.
Ein Thema beschäftigt derzeit viele Unternehmen: der Wandel von einer traditionellen, E-Mail-zentrierten Arbeitsweise hin zu einer modernen, zentralisierten und workflow-gesteuerten Arbeitsmethode. Können Sie uns einen Einblick darüber geben, was diese beiden Ansätze auszeichnet?
FK: Sehr gerne. Der traditionelle, E-Mail-zentrierte Arbeitsansatz basiert auf der Verwendung von E-Mail als Hauptkommunikationsmittel und der Verteilung von Aufgaben über verschiedene Systeme und Tools hinweg. Dies führt häufig zu Medienbrüchen, doppelter Arbeit und einem erhöhten Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen. In solchen dezentralisierten Umgebungen ist es oft schwierig, den Überblick über den aktuellen Stand eines Projekts zu behalten, da Aufgaben und Informationen in verschiedenen Systemen verstreut und dadurch fehleranfällig sind.
Demgegenüber steht der moderne, zentralisierte Arbeitsansatz, der auf einer workflow-gesteuerten Plattform basiert. Hierbei werden alle Aufgaben, Kommunikationen und digitalen Assets in einer cloud-basierten Umgebung organisiert. Eine Workflow-Engine automatisiert und steuert die Abläufe, sodass Informationen und Aufgaben stets am richtigen Ort und zur richtigen Zeit verfügbar sind. Das reduziert nicht nur die Fehlerquote, sondern erhöht auch die Effizienz erheblich.
Welche konkreten Vorteile bringt dieser zentrale, workflow-gesteuerte Ansatz für Unternehmen, die bisher auf den traditionellen Ansatz gesetzt haben?
FK: Der große Vorteil liegt in der erwähnten Effizienzsteigerung. Durch die Zentralisierung und Automatisierung der Workflows arbeiten Unternehmen deutlich schneller und präziser. Aufgaben lassen sich den zuständigen Personen zuweisen und alle Beteiligten haben stets Zugriff auf die neuesten Informationen. Dies reduziert nicht nur die E-Mail-Flut, sondern eliminiert auch viele der zeitaufwendigen Koordinationsprozesse, die in einem dezentralen System notwendig sind.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Transparenz. In einer sogenannten Single Source of Truth sind alle Prozessschritte nachvollziehbar - es ist jederzeit ersichtlich, wer für welche Aufgabe die Verantwortung hat und in welchem Stadium sich ein Projekt befindet. Das erleichtert die Zusammenarbeit erheblich.
Inwiefern beeinflusst der Wechsel zu einem solchen modernen Arbeitsansatz die Qualität der Arbeit und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden?
FK: Durch die Automatisierung und die Vermeidung von Medienbrüchen lässt sich das Fehlerrisiko minimieren und die Arbeitsergebnisse werden konsistenter. Zudem ermöglicht der Zugriff auf eine einzelne, für Berechtigte zugängliche Datenquelle eine bessere Informationsgrundlage, was zu fundierteren Entscheidungen führt.
Hinsichtlich der Zufriedenheit der Beschäftigten sehe ich zwei wesentliche Punkte: Zum einen reduziert die Automatisierung von Routineaufgaben den Stress und schafft Raum für andere wertschöpfende Tätigkeiten. Zum anderen fördert die klare Struktur und Transparenz der Arbeitsprozesse das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, indem sie jederzeit wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie zum Erfolg eines Projekts beitragen können.
Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung den kreativen Mitarbeitenden, sich wieder auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, anstatt ihre Zeit mit administrativen Aufgaben wie Koordination, Nachverfolgung und Erinnerungen zu verbringen.
Gibt es Herausforderungen bei der Umstellung von einem traditionellen auf einen modernen, zentralisierten Arbeitsansatz? Und wie können Unternehmen diese bewältigen?
FK: Natürlich bringt jede Veränderung auch Herausforderungen mit sich. Eine der größten Hürden ist die Anpassung der Unternehmenskultur. Mitarbeitende müssen sich an neue Arbeitsweisen gewöhnen, und es bedarf einer entsprechenden Schulung, um die Vorteile eines neuen Systems voll auszuschöpfen.
Eine klare Kommunikation ist hier entscheidend. Unternehmen müssen den Nutzen des neuen Ansatzes deutlich machen und die Belegschaft aktiv in den Veränderungsprozess einbinden. Allerdings ist hier auch zu erwähnen, dass ein modernes DAM intuitiv genug sein sollte, dass die Mitarbeitenden schnell mit der Handhabung vertraut sind.
Wie sehen Sie die Zukunft der Arbeitsorganisation? Werden wir in den nächsten Jahren weitere Entwicklungen in Richtung Zentralisierung und Workflow-Automatisierung sehen?
FK: Absolut. Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran, und Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe nicht an diese neuen Gegebenheiten anpassen, riskieren, den Anschluss zu verlieren.
Ich erwarte, dass wir in den kommenden Jahren eine weitere Konsolidierung der Arbeitsprozesse sehen werden, wobei auch die Integration von künstlicher Intelligenz eine zunehmend wichtige Rolle spielen wird. KI-gestützte Systeme werden in der Lage sein, noch mehr Aufgaben zu automatisieren und Entscheidungsprozesse zu unterstützen, was die Effizienz und Flexibilität der Arbeitsorganisation weiter erhöhen wird.
Technologie entwickelt sich fortlaufend weiter, optimiert sich kontinuierlich. Dennoch arbeiten viele Unternehmen seit der Etablierung der E-Mail unverändert mit dieser veralteten Kommunikationsmethode. Diese Herangehensweise bringt viele Herausforderungen mit sich, wie etwa volle Postfächer, versteckte Schlüsselinformationen in umfangreichen E-Mail-Verläufen, lange Suchzeiten und Versionschaos.
Es ist daher essenziell, dass Unternehmen ihre Arbeitsorganisation modernisieren, um diesen Problemen entgegenzuwirken und von den Vorteilen der aktuellen Technologien zu profitieren.
