86 % der Rechtsabteilungen planen Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Immer mehr Unternehmen stehen vor der Aufgabe, die steigenden regulatorischen und compliance-relevanten Anforderungen im Vertragswesen mit bestehenden Ressourcen zu bewältigen. Kaum verwunderlich, dass 53 % der Rechtsabteilungen hier eine der größten Herausforderungen im Vertragsmanagement erkennen. Zu diesem Ergebnis kommt das Legal Tech Barometer 2023, eine Umfrage unter österreichischen Jurist:innen aus Betrieben, Anwaltskanzleien und dem öffentlichen Bereich, durchgeführt von Future-Law in Kooperation mit Fabasoft Contracts. Gleichzeitig sehen zwei Drittel den Mangel an Fachpersonal als besonders heikel, denn sowohl die Geschwindigkeit im Geschäftsalltag als auch das Arbeitspensum nehmen weiter zu.

Diese Anforderungen mit manuellen Methoden zu meistern, gelingt nur noch den wenigsten Firmen. So verbringt mehr als die Hälfte der befragten Mitarbeiter:innen in Rechtsabteilungen 20 bis 30 % der Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben. Auch die Suche und Recherche beanspruchen viele Ressourcen. Jede:r Dritte wendet vier bis acht Stunden (sprich einen halben bis ganzen Arbeitstag) pro Woche dafür auf, rund ein Fünftel sogar neun bis 15 Stunden. Das Reporting kostet 79 % der Befragten monatlich ebenfalls mindestens einen Arbeitstag.

Innovative Arbeitsmethoden zu schaffen, ist daher wichtiger denn je, was knapp drei Viertel der Betriebe bestätigen. Der Einsatz einer smarten Vertragsmanagement-Software unterstützt mit zahlreichen Features wie einer intelligenten Volltextsuche, Reporting-Funktionen oder Vertragsvorlagen dabei, zeitintensive Tätigkeiten zu automatisieren und damit wertvolle Ressourcen zu sparen.

Status quo im Vertragsmanagement

Viele Unternehmen haben bereits – wenn auch sehr unterschiedliche – Methoden zur digitalen Verwaltung ihrer Verträge im Einsatz. So geben rund 60 % an, ein Vertragsmanagement-Tool zu verwenden oder aktuell zu implementieren (39 % on-prem, 23 % cloudbasiert). Gleichzeitig liegen bei etwa zwei Dritteln die Dokumente in Netzwerk- und Ordnerstrukturen vor. Ein Drittel setzt weiterhin auf Papier.

Zwar nimmt die digitale Nutzung zu, dennoch ist die Hälfte der Rechtsabteilungen nicht mit ihrer derzeitigen Vertragsverwaltung und dem Automatisierungsgrad der Arbeitsabläufe zufrieden. Dies legt die Vermutung nahe, dass die eingesetzte Art des Vertragsmanagements häufig nicht alle notwendigen Anforderungen abdeckt, um eine vollständige Digitalisierung zu schaffen. Ein wichtiger Punkt ist in diesem Zusammenhang die automatisierte Vertragsgenerierung inklusive der damit verbundenen Prüf- und Genehmigungsprozesse.

Potenzial bei automatisierter Vertragserstellung

Die Verwendung von Vorlagen, Textbausteinen und Klauselbibliotheken reduziert Fehler und Risiken, spart wertvolle Zeit und verbessert die transparente Zusammenarbeit aller Beteiligten. Dennoch nutzt erst ein Fünftel eine Software zur automatisierten Vertragserzeugung. Der Großteil gestaltet Vereinbarungen manuell (86 % mit Mustervorlagen, 55 % ziehen bestehende Verträge heran). Hier lässt sich noch großes Potenzial erkennen, speziell im Hinblick auf die Arbeitserleichterungen bei Einbeziehung externer Partner in den Vertragserstellungs-Prozess.

Wunsch nach besseren Kooperationsmöglichkeiten

85 % aller Befragten ist es wichtig, dass digitale Tools ohne Medienbruch funktionieren und – unter anderem mit Schnittstellen – miteinander verbunden sind. So erachtet die Hälfte der Rechtsabteilungen die digitale Signatur als wesentliches Feature für eine verbesserte Kooperation. Vollumfänglich in eine Vertragsmanagement-Software integriert, sorgt sie für nahtlose Zeichnungsprozesse inklusive revisionssicherer Archivierung. Grundsätzlich planen knapp 40 %, in Zukunft mehr über Workflow-Tools mit den Partnern zusammenzuarbeiten und zusätzlich den Selfservice-Gedanken zu stärken. Dazu stellen Kanzleien zum Beispiel dynamische Vertragsvorlagen zur Verfügung, die die Mitarbeiter:innen im Unternehmen selbstständig bearbeiten.

Integriertes Legal Matter Management

Für medienbruchfreies Arbeiten ist auch die Integration von Legal Matter Management im Vertragsmanagement essenziell. Für 53 % der Rechtsabteilungen ist dies besonders wichtig. Die digitale Aktenführung geht dabei mit einer übersichtlichen Aufbewahrung der zusammengehörenden Informationen an einem Ort einher. Das macht juristische Abläufe nachvollziehbar und vermeidet unterschiedliche Wissensstände sowie langwierige Such- und Recherchevorgänge. Aktuell haben bereits 32 % ein Legal Matter Management-Tool in Verwendung, 23 % befinden sich in der Umsetzungsphase.

Neues Must-have: künstliche Intelligenz?

Künstliche Intelligenz und insbesondere ChatGPT sind die aktuell meistdiskutierten Themen in Branchenmedien. Trotz Unklarheiten bezüglich der Rechtsgrundlage sowie des Datenschutzes zeichnet sich hier ein Trend zur vermehrten Nutzung in Unternehmen ab. Dies spiegelt sich in der Umfrage allerdings nicht wider: nur 9 % haben KI oder ChatGPT im Einsatz. Der Großteil sieht von der Verwendung von KI (58 %) oder ChatGPT (71 %) in der Zukunft ab.

Zukunftsausblick und Erwartungen

Um die anfangs thematisierten Herausforderungen zu bewältigen, möchten zwei Drittel der Unternehmen in Zukunft digitale Werkzeuge stärker nutzen. Insbesondere der Automatisierung von Geschäftsprozessen haben die meisten Rechtsabteilungen noch wenig bis keine Aufmerksamkeit geschenkt, weshalb 86 % planen, diese im kommenden Jahr zu strukturieren oder neu zu gestalten.

Die Erwartungen an ein digitales Vertragsmanagement betreffen hauptsächlich die Schaffung strukturierter Abläufe für die Verwaltung rechtlicher Anfragen (72 %), den Zeitgewinn für das Team, um mehr strategische Unternehmensberatung zu leisten (62 %) und die Befähigung anderer Geschäftsbereiche, rechtliche Themen zu erledigen, Stichwort Selfservice (59 %).

Die Ergebnisse aus dem Legal Tech Barometer 2023 finden Sie hier kostenlos zum Download.